信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

文/云南森林自然中心 楊文蘭

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對(duì)于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進(jìn)了檔案的管理工作。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

信息化技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形態(tài)中的必然產(chǎn)物，在我國(guó)各行各業(yè)的工作中，都開(kāi)始應(yīng)用這種技術(shù)做輔助，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)體現(xiàn)出了其優(yōu)越性，為工作方式的改革帶來(lái)了極大沖擊。

（一）提升檔案儲(chǔ)存的安全性。在新時(shí)期的社會(huì)形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理工作的要求也開(kāi)始隨之增加，單位中對(duì)于檔案的儲(chǔ)存是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。因此，檔案儲(chǔ)存的安全性和儲(chǔ)存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于檔案的管理和安全性來(lái)說(shuō)，無(wú)法有效保障，由于儲(chǔ)存的時(shí)間長(zhǎng)，并且需要進(jìn)行隨時(shí)查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過(guò)程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，能夠大大解決以上問(wèn)題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時(shí)候只需通過(guò)電腦就能進(jìn)行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

（二）滿足社會(huì)發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標(biāo)志著一個(gè)單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來(lái)說(shuō)，反映了單位的發(fā)展實(shí)力，以及國(guó)家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時(shí)期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是人類(lèi)文明進(jìn)步的前提。利用信息化技術(shù)來(lái)執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是滿足國(guó)家和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機(jī)制，從而達(dá)到透明的狀態(tài)，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

二、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題

盡管在當(dāng)下社會(huì)發(fā)展中，為了跟上信息化進(jìn)程，大多單位已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，但仍然有部分單位在檔案管理中存在一些問(wèn)題，以下對(duì)傳統(tǒng)行政檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)。

（一）缺乏相應(yīng)的檔案管理制度。針對(duì)一部分單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作大多流于形式，沒(méi)有形成一套完整的體系和制度，導(dǎo)致檔案的存放管理沒(méi)有得到及時(shí)的更新，并未發(fā)揮出檔案管理的真正價(jià)值。在實(shí)際的檔案管理工作中，單位往往缺乏相應(yīng)的科學(xué)策略，對(duì)于檔案管理沒(méi)有明確的目標(biāo)和方向，部分年限已久的檔案在管理中沒(méi)有得到有效的整理，從而導(dǎo)致檔案管理工作的難度增加，降低了工作效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理工作沒(méi)有受到重視。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人都缺乏對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解，檔案管理工作沒(méi)有得到有效的重視，從而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作沒(méi)有發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用。工作人員對(duì)于檔案管理往往是在第一次存檔之后，沒(méi)有再次更新和查閱，行政檔案只是得到了保存，而并未進(jìn)行真正的管理，過(guò)問(wèn)次數(shù)也相對(duì)較少。這樣會(huì)間接導(dǎo)致工作人員的積極性降低，檔案管理工作無(wú)法得到重視，檔案管理水平自然也會(huì)下降。

（三）檔案管理的設(shè)施落后。信息化時(shí)代背景下，單位若是沒(méi)有好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境，則更容易顯出其設(shè)施的落后和陳舊，一般來(lái)說(shuō)，檔案儲(chǔ)存需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，但是在個(gè)別單位中，檔案的存放就在辦公室內(nèi)，甚至存放于工作人員的辦公桌上，這點(diǎn)完全不利于檔案的管理。同時(shí)，也影響了正常的辦公秩序。對(duì)于檔案的存放管理來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有一個(gè)合理的儲(chǔ)存環(huán)境，則很容易導(dǎo)致檔案丟失、損壞，或是被人為破壞，從而影響檔案的質(zhì)量，加大工作的難度。除此之外，檔案管理工作人員也存在不熟練的問(wèn)題，由于不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，在執(zhí)行工作時(shí)也會(huì)影響管理的質(zhì)量和效率，影響整體工作的開(kāi)展。

（四）工作理念有待提升。對(duì)于大多數(shù)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的服務(wù)理念沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)單位的信息化建設(shè)，脫離傳統(tǒng)的工作理念，從高質(zhì)量的發(fā)展中，加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)施。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理所面對(duì)的對(duì)象也隨之拓展，對(duì)于不同的單位，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的發(fā)展，進(jìn)行技術(shù)和理念的革新，避免以傳統(tǒng)的服務(wù)理念開(kāi)展工作，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)揮充分的作用，從而提升單位的檔案管理綜合水平。

三、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案管理方式大多依賴(lài)于紙質(zhì)文件的存放和管理，在工作中幾乎是人工操作，在一定程度上加大了工作量，加上檔案管理需要專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，占據(jù)空間的同時(shí)也不利于查找，而信息化技術(shù)的運(yùn)用則突破了這種模式，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，將檔案信息進(jìn)行記錄歸類(lèi)，節(jié)約人力的同時(shí)，提升了工作的效率，優(yōu)勢(shì)是相當(dāng)明顯的，除了表現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)，信息化技術(shù)在檔案管理中還具有以下價(jià)值。

（一）提升檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當(dāng)檔案文件累積到一定數(shù)量之后，查找起來(lái)相當(dāng)困難。另外，檔案存放場(chǎng)所不斷被占據(jù)，在實(shí)際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進(jìn)無(wú)限的網(wǎng)絡(luò)空間，并且在智能化技術(shù)的幫助下，檔案的管理會(huì)形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題，提升檔案管理的安全性和儲(chǔ)存量。

（二）提升檔案管理工作效率。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的方式會(huì)利用到大量的人力進(jìn)行收集和整理，在增加了人力的同時(shí)，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間成本，形成效率低下的狀態(tài)，還降低了工作人員的積極性。而在信息化發(fā)展的當(dāng)下，將檔案數(shù)據(jù)存放進(jìn)電腦中，無(wú)須人工進(jìn)行具體的分類(lèi)和保存操作，在電腦上工作，極大節(jié)約了人力成本，也提升了檔案管理的工作效率。

（三）提高檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位，并沒(méi)有具體的工作職責(zé)和要求。單位各部門(mén)人員，往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的指派或是推薦，并沒(méi)有就工作人員的能力進(jìn)行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實(shí)并沒(méi)有發(fā)揮真正的效能，其職位也沒(méi)有得到有效的利用。在社會(huì)的不斷發(fā)展中，對(duì)于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來(lái)越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時(shí)代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作，只需一臺(tái)電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi)，除了工作上便捷外，在對(duì)信息進(jìn)行查閱和調(diào)取時(shí)也更加方便，檔案被做成一個(gè)統(tǒng)一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價(jià)值得到最大化利用。

（四）做到檔案管理資源共享。信息化技術(shù)極大滿足了當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實(shí)現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)將檔案上傳到專(zhuān)門(mén)的平臺(tái)和媒介上，這些平臺(tái)多是單位自己的系統(tǒng)平臺(tái)，能夠在上面與他人進(jìn)行互動(dòng)和信息共享，如有需要對(duì)外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，讓檔案管理更加透明。同時(shí)，單位可以通過(guò)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)行政信息的公開(kāi)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進(jìn)行互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)透明，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時(shí)代發(fā)展中，要想達(dá)到單位和檔案管理共同進(jìn)步，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須要進(jìn)行系統(tǒng)且專(zhuān)業(yè)的知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握網(wǎng)絡(luò)信息化的相關(guān)技術(shù)，更好地開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，單位也需要注重人員的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，以專(zhuān)業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理人員，加強(qiáng)其整體素質(zhì)和能力的提升，為管理工作提供保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，行政檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，結(jié)合多功能的信息技術(shù)，提升單位的檔案管理水平，借助信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，提升檔案的綜合管理能力。