“互聯網+”時代事業單位檔案信息化管理策略研究

文/安徽省經濟信息中心 胡麗麗

事業單位在我國公共事業管理和服務中起著舉足輕重的作用，檔案管理是事業單位發展管理的重要組成，為各項公共事務的開展和服務奠定了有效基礎。信息化時代，依托互聯網技術進行檔案管理已經成為事業單位檔案管理的內在要求。自黨的十八大以來，我國相繼頒布了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》《檔案信息系統運行維護規范》等諸多文件，這為各單位檔案的信息化管理指明了方向。然而從當前管理現狀來看，事業單位在“互聯網+檔案管理”應用方面存在一定問題，需進行管理方法的進一步優化。

一、事業單位檔案信息化建設的價值

新經濟形態下，事業單位在公共服務和管理方面的作用逐漸凸顯，在公共服務與管理中，事業單位內部形成了較多的檔案資料，這些資料形式較為復雜。信息化時代，通過互聯網技術進行檔案管理已經成為事業單位檔案管理的一種全新趨勢。從管理過程來看，事業單位檔案信息化建設具有以下價值：

其一，檔案信息化管理通過計算機系統進行信息管理，其在檔案管理中構建了“互聯網+檔案管理”的信息管理機制，這在一定程度上實現了人力、物力的有效節約，并且整個管理過程具有效率高、錯誤率低的特點。其二，檔案信息化管理體系的建設使得事業單位檔案自動化、網絡化管理的趨勢加強，這為檔案管理和查閱提供了便利，滿足了事業單位的管理與發展需要。其三，相比于傳統檔案管理模式，借助“互聯網+”進行檔案信息管理，讓企業檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，職能部門工作效率得到顯著提升；并且，檔案信息的高精度、高效率管理為事業單位整體職能發揮創造了有利條件，有助于事業單位在社會管理和服務中的價值體現。

二、事業單位檔案信息化建設問題

（一）對檔案信息化管理缺乏認知。信息化管理是事業單位進行檔案管理的一種全新途徑，其在現代互聯網等信息技術的支撐下，實現了傳統紙質檔案管理模式的全面創新。現階段，仍有較多事業單位未能認識到檔案信息化管理的優越性，在社會服務管理中，其對于檔案信息化建設重視程度不夠，這使得事業單位用于檔案信息化管理系統的支出有限，企業檔案信息化系統基礎建設較為滯后。另外，檔案信息化管理需要建立一套全新的檔案管理系統，該系統需要全面的管理制度作為保證。然而，當前事業單位未能設置與之匹配的管理制度，致使檔案信息化管理漏洞較多，管理效果有限。

（二）檔案信息化管理基礎較薄弱。管理基礎較薄弱是我國事業單位檔案信息化管理的關鍵問題。其主要表現在以下層面：其一，相比于發達國家，我國進入信息化時代后，在事業單位內部，用于檔案信息化管理的基礎設施較為滯后，而事業單位用戶計算機、網絡等基礎載體建設中的投入有限，制約了檔案信息化建設的大范圍推廣。其二，在“互聯網+檔案管理”模式建構中，對于檔案信息管理軟件系統的建設相對不足，事業單位檔案信息管理軟件系統建設未能充分考慮本企業發展實際，這使得基于當前軟件系統實施的檔案信息管理功能不全，難以滿足事業單位服務及管理需要。其三，事業單位檔案信息化管理人才較為匱乏，管理人員缺乏必要的信息化管理理念和技能，影響了實際管理質量。

（三）聲像檔案收集困難，資料缺乏。檔案信息化管理系統應用的主要優勢表現在其能以聲像形式進行檔案信息的傳達。現階段，聲像資料已經成為信息化檔案不可或缺的組成部分；相比于傳統的文本檔案，聲像資料檔案直觀、清晰地顯示檔案信息，在各類糾紛問題解決中發揮著關鍵作用，這能有效提升事業單位社會服務及管理的效率。然而在檔案信息管理中，聲像資料的收集需要較為專業的設備，事業單位在檔案信息化管理中的投入較少，這使得聲像資料基本的收集設備不夠完善，其在聲像檔案資料的獲取方面難度較大，聲像檔案資料總體較少。另一方面，聲像信息收集具有收集難度較高，收集過程緩慢的特征，這在一定程度上縮小了事業單位聲像資料的整理范圍，新時期，還需進行聲像檔案收集模式和方法的優化創新。

（四）檔案信息化管理安全問題突出。作為提升檔案信息化系統建設質量的關鍵，檔案信息的安全管理至關重要。對于事業單位而言，其在檔案信息化建設中的安全問題主要包括如下幾個方面：首先，“互聯網+檔案管理”是一種新興的檔案管理模式，其以互聯網為載體，進行檔案信息的數字存儲，然而管理人員對于數字檔案信息存儲載體的溫度、濕度、磁場環境認知較少，容易因環境因素導致存儲載體損壞，影響檔案管理的安全性。其次，檔案信息化管理還受到網絡環境的影響，即網絡環境本身具有一定的開放性，事業單位在檔案管理中，相關資料數據容易受網絡病毒惡意攻擊而受損。最后，在事業單位內部，數字檔案信息在生成、歸檔、保存、利用過程中較為混亂，尤其是違規訪問使得檔案信息管理威脅增大，嚴重影響檔案管理的安全性。

三、基于“互聯網+”的檔案信息化管理策略

（一）轉變對檔案信息化管理的認知。作為傳統紙質檔案管理的進一步延伸和創新，事業單位檔案信息化管理具有無與倫比的優勢，其能為事業單位的信息決策、管理規劃和服務實施提供有效支撐。在實際管理中，事業單位檔案管理人員首先應認識到檔案信息化建設的必要性，然后借助于互聯網技術，構建檔案管理全新模式，并以此來優化自身服務和管理模式，提升事業單位工作效率和競爭能力。此外，為進一步提升檔案信息化管理的效率和質量，還需建立一套符合本單位發展實際的檔案信息管理制度，該制度既要考慮事業單位業務開展及服務管理需要，同時又要考慮檔案管理特征，這樣才能實現檔案信息生成、歸檔、保存、利用過程的全面監管，不斷提升檔案管理質量。

（二）夯實檔案信息化管理基礎條件。相比于紙質檔案管理，事業單位檔案信息化管理的專業性更強，其需要事業單位進行管理載體、管控人員的系統管理。就管理載體而言，應注重硬件管理和軟件管理的全面優化。在硬件管理中，事業單位應加大計算機、網絡交換機、打印設備等辦公自動化設備的有效引入，并以此搭建檔案信息化網絡平臺，為檔案信息化管理創建有效基礎。而在“互聯網+檔案管理”軟件模式開發中，應對企業業務生產、管理服務的基本情況進行分析，然后在考慮檔案管理需要的同時，綜合運用大數據技術等全新科技，進行檔案管理系統軟件開發，從功能上滿足事業單位檔案信息化管理需要。電子檔案管理具有特殊性，針對當前管理人員在檔案信息化管理中專業素養不足的問題，應從宏觀層面進行檔案管理部門重構，不斷優化信息檔案管理組織，確保檔案管理工作的有序開展。同時，應注重檔案管理人員的培訓，確保其具有較高的檔案信息化管理認知和管理技能。此外，應建立完善的監管機制和績效考核制度，從檔案生成、歸檔、保存、利用過程對檔案管理人員的職能發揮效果進行考核，不斷提升檔案信息管理人才工作的積極性、主動性，提升檔案信息化管理質量。

（三）加大聲像檔案收集及管理。聲像檔案資料在事業單位社會服務及管理中發揮著重要作用。照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等都是聲像檔案的基本載體。針對這些不同載體的檔案資料，在其收集、存儲、管理應用中應注重以下要點：其一，相對于紙質載體檔案而言，聲像檔案有著自身的特性，其能直觀形象，活靈活現地展示信息，給人強烈的時空感和真實客觀的感受。在聲像檔案收集中，應采用多種設備進行信息管理，同時還應注重信息重點的有效把控，實現檔案本身內容的準確記錄。其二，針對聲像檔案的管理應建設專用的庫房和用具。譬如，在聲像檔案庫房內部，應有適當的溫度和濕度，同時配置防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全設備。其三，在聲像檔案應用中，應注重檔案載體的有效保護，完成使用后，還應按照規定的順序，對其進行復位，確保聲像檔案管理符合《檔案信息系統運行維護規范》的基本要求。

（四）注重檔案信息的安全管理。檔案信息安全管理是高質量應用的前提。首先，在實際管理中，應注重檔案信息數據存儲形式的管理。現階段，基于虛擬現實技術進行檔案數據備份、基于Hadoop進行海量檔案數據存儲是檔案信息化存儲管理的兩種基本形式。在管理中，應注重其性狀、體積、規格的系統把控，不斷提升檔案數據的實用價值。其次，為降低病毒及黑客的影響，應加強局域網建設，對于事業單位而言，應注重固定IP范圍的有效限制。進而實現檔案信息的有效保護。同時，防火墻技術在檔案信息管理中發揮著重要作用，檔案管理人員應注重防火墻技術的有效應用，繼而通過入侵檢測、信息加密來實現外部風險的有效預防。此外，還應注重檔案信息的訪問管理，在實際管理中，通過信息加密技術，實現系統角色的劃分。該模式下，管理員、錄入角色、查詢角色是檔案信息系統用戶的幾個基本分類，應就不同用戶的權限進行限制，確保檔案安全管理的有效性。

四、結論

檔案管理信息化對于事業單位現代化管理和服務的發展具有重要作用。在實際管理中，事業單位檔案管理人員只有充分認識到檔案信息化管理的必要性，然后在分析檔案信息管理問題的基礎上，進行檔案管理方式優化創新，這樣才能實現“互聯網+檔案管理”模式的高效構建，進而推動事業單位檔案管理工作的自動化、信息化、網絡化發展。