關于企業開展全面預算管理信息化建設的思考

伍燕銘 工業互聯網創新中心（上海）有限公司

引言

隨著經濟社會的發展，企業種類及數量越來越多，企業無時無刻都面臨著來自各方的壓力和風險。有效降低企業的運營風險，保障企業的長遠發展，成為各類企業發展的共識，而全面預算管理作為風險管控的有效抓手，在各行各業被廣泛使用并取得一定成效。

一、全面預算管理的內涵

全面預算管理是指通過預算的手段對企業的內部資源進行合理分配，經過一系列的管理措施，實現企業的管理目標。全面預算管理通過對各預算項目的過程管控，實現對企業生產經營的全程把控，進而達成年度預算目標，最終落實企業的戰略發展目標。

相關預算管理工作人員需要對于接下來一段時間某一環節或者企業整體運轉所需要耗費的成本、人力、資金、時間等進行綜合考量，通過對接下來一段時間內企業所需要支出的成本預算來分析企業應當如何開展接下來的項目或者活動，并且制定相應的考核制度、控制制度和員工制度等，有效地將項目落實到實踐操作當中，保障最終實際成本控制在預期成本范圍內，達成預期收益。

二、企業在全面預算管理中的問題

（一）缺乏對預算核心價值的認識

全面預算管理是企業戰略管理不可或缺的組成部分，是實現企業現代化的一種管理模式。在預算工作的開展過程中，企業往往把自己孤立于預算工作的核心價值之外，即預算編制游離于戰略管理之外，忽視預算管理的價值。企業全面預算管理過于形式化；預算的有效性和策略性與財務管理缺乏統一性；預算管理與全面預算管理的同化，使全面預算管理失去了真正的價值。同時，全面預算管理過于單薄，造成財務部門單打獨斗的局面，導致預算內容不全面。全面預算的全面性是指預算指標體系的結構，體系的結構需要以多部門、多機構、科學完整的全面預算為基礎。

（二）缺乏實質的戰略指向

全面預算管理在企業發展戰略中具有導向性，對企業戰略目標的實現具有保障作用。全面預算管理的戰略導向體現在預算的編制和執行上，特別是全面預算管理的實施，是優化產能結構和管理機制的重要方面。企業忽視全面預算管理的戰略導向，相當于缺乏對企業戰略發展的支撐。預算編制具有長期性，但目前企業的預算管理是基于短期目標，缺乏長期的戰略導向。全面預算管理為企業戰略實施服務，其實施的空洞性直接導致了企業管理體制與生產能力結構的脫節。

（三）缺失全面預算管理的有效性，尤其是預算的精準性

全面預算管理是企業內部管理的重要組成部分，其管理項目涉及企業生產經營、市場規劃等方方面面，沒有統一的量化標準，管理項目本身的不確定性較大，這給全面預算管理帶來了很大的阻力，比如，全面預算管理缺乏有效的市場調研，就會導致預算數據缺乏動態分析。因此，目前企業全面預算管理的短期效果明顯，但在規模大或周期長的情況下，其有效性就會受到質疑。

三、全面預算管理信息化建設的必要性

具備一定規模的企業，生產經營復雜，財務數據眾多，給預算管理帶來了挑戰。通過信息化手段，解決預算問題，實現財務數據與業務數據的高效融合，成為未來財務管理的大趨勢。

（一）多渠道獲取數據

現今時代是信息化時代，信息時代的優勢和特長就是方便人們溝通和交流以提高信息獲取的能力。全面預算管理信息化建設符合時代的特征，通過信息化建設可以更好地將時代的優勢發揮出來，相關工作人員可以通過多種渠道來獲取信息。

在全面預算編制的過程當中所需要的資料是相對較多的，物質資料、人力資源的相關資料都需要充分地考慮在內，尤其是物質資料數據往往會因為形勢的發展而發生一定程度的變化，這時信息系統的作用就可以較好地體現出來。相關的預算管理工作人員可以通過信息系統及時地了解市場當中的數據，實時地更新數據信息。同時也可以通過企業的內部信息系統，及時地了解現階段企業的內部資源使用情況和企業內部的人力變動情況，對企業有更加深入的了解，對于市場有更加深刻的認知，這樣在全面預算以及分析控制的過程當中也可以更加精準更加高效，獲取的信息也更加全面。

（二）實現部門聯動

全面預算管理并非各部門各自為戰，而是要對企業各個部門的資源進行整合，實現部門聯動管理。相關工作人員需要調查、了解、分析各個部門的資源應用情況，采取措施進行有效的管理。操作過程中涉及專業領域的問題，需要及時地與各個部門的領導人員進行溝通，這樣才可以保證全面預算管理的預算更具可行性，信息化建設可以使相關工作人員與企業各個部門之間的溝通和交流變得更加方便，提高溝通效率和溝通質量，在預算分析、預算控制的過程當中充分采納各個部門人員的意見和想法，以更加綜合、更加全面、更加科學的角度對企業進行全面預算管理。除了全面預算管理的相關工作人員與各個部門之間的領導人員加強聯系以外，各個部門之間的領導人員相互之間也可以通過內部系統加強聯系，及時地了解項目開展過程當中遇到的問題和解決的方案，綜合更多人的智慧和想法，這樣可以較好地促進部門與部門之間的聯動，發揮人力資源和物力資源的最大效益。

（三）提高工作效率

全面預算管理對于企業的平穩運營會產生至關重要的影響，有效合理的全面預算管理可以更好地降低企業的運營風險，提高企業的利潤獲取空間，同時讓企業更好地實現資本積累和規模擴張。但是全面預算管理所涉及的內容相對較多，所需參考的資料也相對較多，這樣全面預算管理的工作量相對較大，相關工作人員在預算管理、預算分析的過程當中需要獲取數據、分析數據并將數據有效地整合，提出相對應的意見和風險降低方法，這也就使得全面預算管理對于人力的依賴相對較大，也給相關工作人員帶來較大的工作負擔。通過信息化建設無論是在資料獲取還是在資料分析上都可以為相關工作人員提供更大的便利，相關工作人員可以用最短的時間達成最高的工作效率和工作質量，既減輕了相關工作人員的工作負擔又提高了相關工作人員的工作效率。

四、預算管理信息化對于企業的影響

（一）對預算編制的影響

預算編制在企業預算管理的過程當中占據著十分重要的地位，是預算控制、預算分析的基礎。大多數企業在預算編制過程中采用的是自上而下或自下而上抑或是上下結合的方法，這樣能更好地論證預算數據的合理性，但是卻耗時較長且過程相對繁瑣，而信息化系統的建立為便捷地編制預算提供了有力支撐。通過信息系統，企業的各部門之間可以高效地完成信息溝通和交流，各類表格數據的勾稽關系更加清晰。

（二）對預算控制的影響

預算控制是全面預算管理過程中的核心環節，是推動企業業績提升的關鍵抓手。但是傳統的預算管理方法在預算控制上存在著一定的局限性，僅通過Excle預算表格控制，不僅數據更新有延遲，而且管控過程比較僵化，使得傳統的預算管理方法難以有效把控企業生產經營全過程，從而導致預算管理流于形式。通過預算管理信息化，可提高數據傳輸的實時性，將企業內部審批流程與預算管控流程融合，形成有效的預算管控體系，將預算過程管理貫穿于生產經營的全過程。

（三）對預算分析的影響

傳統的預算分析方法在時效性和靈活性上較為欠缺，相關工作人員在數據管理的過程當中難以有效地掌握更加全面的數據資料，同時也難以第一時間有效地更新數據資料，這就會導致在數據分析的過程當中所參考的數據不夠全面且針對性不足，并不能將預算分析的最大效應發揮出來，而信息系統可以有效地改善這一困境，通過信息系統的建設，企業的相關工作人員可以及時地通過網絡平臺來了解各方面的數據，并進行有效的分析，同時也可以將執行數據與預算數據進行對比，如果出現差距則可以通過進一步的分析找出存在差距的主要原因，在信息系統的支撐下，全面預算管理的信息分析更加靈活且高效。

五、如何實現全面預算管理的信息化建設

（一）提升企業對于全面預算信息化管理的了解和重視

想要更好的落實全面預算管理的信息化建設，需要提高對于全面預算管理信息化建設的重視和了解，認識到全面預算信息化建設的影響、優勢和必要性。現階段仍有不少企業對全面預算管理的重視程度不高，導致對于全面預算管理信息化建設給予的重視程度也相對較低，這就致使企業全面預算管理工作出現走形式的現象，為此就需要對企業的領導層以及相關的全面預算管理工作人員強化意識，通過調查走訪、參觀學習或案例培訓等手段使相關工作人員以及企業的領導層體會到全面預算管理的優勢，對于企業而言，可以更好地降低企業的運營成本以提高企業的利潤空間。讓企業的領導者和相關工作人員重視全面預算管理信息化的落實，同時在工作開展的過程當中約束自己的工作方法和工作技術，更加規范科學的展開全面預算管理。

（二）選擇合適的信息管理軟件全員參與預算

全面預算管理信息化建設首先就需要選定相對應的信息管理軟件，只有以軟件為依托才可以更好地傳遞信息、溝通信息，并且對業務的開展進行有效的運作和控制，通過合理的信息化管理軟件應用讓每一個員工都可以參與到全面預算管理的過程當中。

戰略目標的實現不是僅憑企業的一個或者幾個中高層人員的努力就可以實現的，企業的運營和發展與基層員工的工作效率和工作質量息息相關，而基層員工對于企業了解得不夠，也會導致面對判斷和決策的時候難以做出正確的選擇。為此，企業在制定預算的過程中應當實現全員參與的方式，從戰略視角出發，根據企業本身的運營狀況，讓各個部門分析在接下來一段時間內的發展目標，然后再根據各個部門所提出的發展目標進行綜合得出整個企業未來的發展方向，通過信息管理軟件進行信息的溝通和數據的傳達，這樣企業的全體員工都參與到企業的預算管理和戰略管理的過程當中，對企業的發展方向和發展規劃有更加深刻的理解。在日常工作中也可以更好地做出判斷，有效地推動戰略目標的實現。

為了有效地推動全員參與的全面預算管理工作落實進而推動企業戰略目標的實現，企業可以根據自身的市場定位、相關員工的工作特點選擇具備較高針對性和實用性的信息化軟件，加強企業各層員工之間的相互交流和溝通，上到企業中高層領導，下到企業的基層員工，對企業的成本控制和成本預算都熟稔于心，促進全面預算管理工作的有效落實。

（三）利用信息系統細化預算分析

預算分析的準確性、科學性是指導預算提升措施、提升企業業績的重中之重。企業管理人員可以根據預算分析掌握企業收入、成本的達成情況，掌握哪些預算科目實際執行數與年度預算編制數存在較大差異，進而抽絲剝繭找到問題癥結所在，對癥下藥，提出解決問題的舉措并通過推動舉措落地，逐步改善企業業績表現。

在細化預算分析的過程當中，為了保證信息更加明確、計算更加精準，企業的系統平臺可以根據各個部門的主要工作職能設定不同的工作系統，然后由全面預算管理相關工作人員進行整體的分析整合和數據計算，當各部門的工作人員遇到新的問題或成本價位發生變化的時候，也可以及時地通過數據系統更新信息，而全面預算管理分析的相關工作人員也可以通過信息數據的變更及時地調整全面預算管理的手段和方法，提高全面預算管理的實效性和針對性。

（四）完善指標體系

在上文中也有所提及企業的戰略目標實現以及企業的預期目標實現從很大程度上依賴于員工的工作效率和工作質量，而員工的工作效率和工作質量從很大程度上受到員工的主觀因素影響，為了更好地保障預算目標的有效落實，進而推動戰略目標的實現，企業就需要充分地調動員工的主觀能動性，讓員工主動地參與到預算工作當中，提高自身的工作效率和工作質量，同時也不斷地優化自己的技術和方法，進而推動預算目標的有效落實。為此企業經營者應當制定相應的考核指標體系，通過考核指標體系的確立來明確所有員工的工作內容和工作范疇，超額完成任務的員工將會獲得企業的獎勵，可以是資源傾斜也可以是晉升空間的提高，通過獎勵機制的設立充分調動員工工作積極性，而對于未完成預算任務的員工要給予一定的懲罰，可以是獎金的扣除也可以是休息日的減少等，通過懲罰機制的設立來為相關員工設立底線，使相關員工明確自身的基本任務，并且有效地開展，這樣就可以有效地落實企業的預算目標，甚至有余力可以進一步地提升，獲取更多的利潤空間。

考核指標的確定也可以有效的發揮信息系統的優勢，在企業內部信息系統當中公布考核的相關標準，同時在選拔、評價員工的過程當中進行有效的信息披露，這樣一方面可以保證員工評價考核更加公平公正，提高員工對于企業的歸屬感和認同感，另一方面也可以為相關工作人員提供更多的工作優化方向，明確企業對于員工的訴求，轉變工作方法、工作技術和工作態度。

結語

全面預算管理對于企業的長遠發展會產生至關重要的影響，通過全面預算管理這一財務管理工具并配以信息化手段，提升企業內部財務管理深度，進而推動企業業績提升及風險管控，為企業的規范化管理夯實基礎。