電子政務系統中的檔案管理：問題與思考

張朝暉

摘要：本文分析了機關檔案室在構建電子政務系統過程中面臨的檔案管理問題，并對其進行了深度的思考和反思，梳理了機關檔案室的本職工作和基本職責。

關鍵詞：電子政務；檔案問題；反思

一、對前端控制和全程管理理論的反思

（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾

在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。

首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。

其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。

（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位

不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。

首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。

其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。

二、電子檔案的真實性問題反思

在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：

第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。

第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在

在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。

參考文獻：

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[2]黃新榮，劉穎.從ISO32000看電子文件長期保存格式標準的發展[J].檔案學研究，2013