信息化背景下高校內部控制體系建設研究

徐 穎

(南京財經大學財務處，江蘇 南京 210023)

一、引言

為了進一步加強行政事業單位內部控制權責以及風險意識，促進內部控制信息化水平的提高，規范行政事業單位各項經濟業務活動，2012年11月，財政部出臺了《行政事業單位內部控制規范(試行)》(財會〔2012〕21號)，明確指出各行政事業單位應當充分運用現代科學技術手段加強內部控制，將單位經濟活動及其內部控制流程嵌入信息系統中，通過減少或避免人為操縱因素，規避風險并保護信息安全。并于2015年12月發布了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》(財會〔2015〕24號)，要求各行政事業單位應當按照內部控制規范要求，通過建立內部風險評估機制和完善內部控制制度、提升內部控制信息化的建設，強化對單位層面和業務層面的內部控制，實現對行政事業單位內部控制內容的高質和高效規劃、實施、評價與監督。2016年，教育部制定了《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南(試行)》，明確了高校需要規范內部控制體系的制定和執行。財政部、教育部先后印發了相關通知，要求高校要加快內部控制體系建設，在2020年達到工作制度化、制度流程化、流程信息化的目標。

根據調研，部屬、省屬高校的內控建設工作已于2016年啟動，目前大多已經完成了內控體系的建設工作，進入全面實施階段。但是，隨著高校教學科研層次的不斷提高和經濟體量的不斷擴大，對高校內部控制信息化水平的要求也相應提高。傳統思路下出現的問題如何通過信息化手段來解決，以及如何提高信息化管理效率和監督質量，從而建立一套全面的內部控制體系已成為當前高校內部控制研究的主要方向。在當今信息化、智能化背景下，內部控制信息系統已成為加強高校內部控制的重要支撐和手段，在強化預算控制、固化業務流程、加強標準控制、規范內部權力運行等方面具有重要意義。

二、高校內部控制信息化建設概述

高校內部控制信息系統建設的目的是減少人為操作，保護信息安全，從而將高校的內部控制理論和觀念、相關業務流程、內部控制方法通過科學技術手段形成固定模式嵌入信息系統中。高校的信息化系統既要能夠滿足校內各部門履行職能和相關人員履行崗位職責的需要，又要滿足高校上級部門及校外其他相關單位的需要。建立內部控制信息系統，第一步是要將高校層面、業務層面的各項業務活動的相關流程進行梳理，然后確定好各個關鍵業務環節，將決策、實施、監督反饋機制融入各個相關環節中，最后是要明確并細化各崗位職責及分工，并將業務流程嵌入并固化進各信息系統中，同時要使流程上的各個信息系統打通并共享數據，實現數據傳遞順暢、溝通更加有效的目的。

三、高校內部控制信息化建設的重要性

(一)提高高校內部控制管理的效率

通過內部控制信息化建設使高校各項業務活動的辦理流程更加規范、明晰，師生辦理業務更加便捷，同時，信息化建設可完善相關制度，對薄弱環節強化管理，提高了高校內部管理的質量，降低和規避管理風險，也能有效減少腐敗和舞弊行為，積極做到從根本上遏制違紀違法現象。

(二)提升高校內部控制管理的實效性

通常在實際業務中，如果內部控制制度及相關工作流程缺失信息化技術支持，就很難保證制度得到有效的執行，不利于內部控制相關制度的具體實施。而通過信息化技術對執行的全流程進行掌控，即可實現執行標準的統一、流程的固化，有效降低內部控制執行難度與風險，使高校內部控制持續、穩定運行，減少了因執行力較差、人為因素等主觀原因造成的不確定風險，強化內部控制實施的可操作性。通過信息化建設可以加強校內相關部門的聯系，同時相關部門的數據可以很好地整合并做到數據共享，有利于高校決策者根據數據做出正確的決策和判斷，管控更加到位和全面。

四、高校內部控制信息化建設的現狀

筆者在工作中發現，高校內部控制普遍存在“多頭管理”的現象，信息化建設不成體系，很多部門都有各自的業務管理系統，如財務系統、學生管理系統、資產管理系統等。這些業務管理系統相對獨立，管理權分屬于相關的業務部門，缺乏統一的管理模式，且各業務管理系統之間的兼容程度不高，這無疑增加了內部控制系統統一建設的難度，也降低了高校內部控制實施的有效性。筆者對高校內部控制相關模塊的信息化現狀做了分析，總體來說，目前高校內部控制信息化系統不夠健全，具體分為以下幾種情況。

(一)已有信息化管理系統的模塊存在分散化乃至碎片化問題，無法有效統一和實現管理的系統性與規范化

1.“預算管理系統”基本用于預算申報時數據的填報，未能實現與財務系統模塊接入，導致不能實時分析預算的執行情況。

2.收支管理系統存在的問題是功能相對單一、獨立，未與相關經濟活動對接或預留數據接口。

3.資產管理系統存在的問題是僅實現資產管理登記功能，未與人事管理系統對接或者預留數據接口，無法在資產管理信息系統中獲得高校人員資產配置標準，無法保證人員資產配置情況合規性；未與財務管理系統對接或者預留數據接口，兩者之間無法實現信息的互通互享，資產折舊信息無法及時更新，資產購置是否符合預算標準無法得到核對等，內部控制不規范，加大了國有資產審計風險。

4.科研管理系統與財務管理系統兩者之間相對獨立，科研經費使用情況相關數據人為導出導入財務管理系統，科研項目經費管理和財務經費支出管理脫節，科研信息與財務信息未實現信息共享，可能導致審核不到位，科研經費使用不合規，超標準或超范圍列支，項目間調賬頻繁，與實際業務不符，歸口管理部門對科研項目全過程管控力度不夠，加大了審計風險。

(二)部分經濟活動缺少信息化管理系統的模塊

目前仍有部分高校經濟活動尚未實現信息化管理，常見的有工程項目管理和合同管理。

1.部分高校工程項目未實施信息化管理，未實現項目基本信息、初始設計與立項招標等流程的信息化管理，無法為參建各方提供完整、準確的歷史信息；在施工過程中涉及的進度、質量、費用控制方面尚未實現信息化管理，即工程項目施工管理仍主要依靠工程管理人員的經驗和處理能力，受人為因素影響較大，無法有效保證項目實施質量；未實現工程項目信息的及時采集，無法滿足項目管理信息量需求的急劇增長，無法實時獲取相關人員項目管理活動信息，不能及時對各管理環節進行督促與檢查，無法實現對項目管理工作質量的促進和提高；未實現項目信息共享與協同工作，無法保障項目參建各方間信息溝通效率等。

2.部分高校合同管理尚未實施信息化管理。合同的統一歸口管理、分類管理、預審流程、編號管理、臺賬管理尚處于人工處理狀態，未實現“部門協同、業務協同”的合同全生命周期管控模式，即未實現合同管理與合同前端的預算、采購以及合同后端的履約、支付、過程管理等經濟業務的協同，部門間合同信息無法有效公開與共享，合同監管效果差，影響合同執行質量。

(三)支出事前審批線下進行，未實現線上流程的控制和跟蹤

支出事前審批線下進行，審批通過后并不占用預算指標，可能出現實際報銷時預算額度不夠；線上表單不能完全替代線下表單，申請人既要做線上申請，又需要填寫線下表單，操作步驟煩瑣；未實現線上流程控制、標準控制。整體層面上未實現線上流程的控制和跟蹤，業務流程審核審批環節尚未完全在系統中實現，若有未固化流程的事項，可能出現流程銜接不到位，出現管控漏洞。

(四)高校部門間存在信息孤島現象

高校部門間數據共享積極性不高，數據維護不及時、不到位，部分重要數據信息(如人事、學生管理、財務、資產等)未實時或及時共享，部分系統數據不完整，導致無法完全滿足重要業務模塊數據使用與交換的需要。由于校內各信息系統間業務協同程度低，數據共享不充分，數據分析的準確性無法保證，相關管理措施難以充分依賴信息系統實現，存在信息孤島的情況。

五、健全和完善高校內部控制信息化系統的建議

信息化背景下的高校內部控制信息化體系建設是一項系統工程，需要結合學校現狀制定方案穩步推進。首先，要結合內部控制和信息化建設現狀，根據實際制定最適合的建設方案，編制實施細則，盡可能地避免重復建設和減少資源浪費。各高校可以從學校以及業務兩個層面，結合內部控制的現狀，從學校管理和業務管理兩個層面開展信息化建設，具體應遵循“分業務、分階段、整體規劃”原則，認真分析現有的各業務系統。目前，高校能夠實現信息化管理的業務主要包括預算管理、財務管理、采購管理、人事管理、工程項目管理、合同管理、科研項目管理、學生管理、資產管理等。可在此基礎上有效整合各業務系統的“碎片化信息模塊”，打造一條互為關聯的“數據鏈”，進而實現學校層面的內部控制信息化。

根據高校內部控制信息化的現狀和存在的問題，要進一步健全和完善高校內部控制信息化系統，可以有兩種方式供選擇。第一種方式是不考慮高校現有的信息化管理系統模塊，重新建立一套包括所有模塊的內部控制信息化管理系統。這是最理想的方式，理論上可以解決之前存在的所有問題，但這需要比較大的投入，而且廢掉現在用的系統是嚴重的浪費行為。第二種方式是在現有的信息化系統基礎上進行升級改造，完善現有系統，使其達到內部控制信息化管理的要求。本研究支持第二種方式。下面就第二種方式提出初步的實施方案建議。

根據對相關政策法規的研究以及試點高校的經驗，結合高校的現實和實際管理需要，建議采用“整體規劃、分步實施”的方式，在整體規劃的基礎上分三階段實施。

1.第一階段:對尚未實現信息化管理的業務進行系統建設

按照內部控制信息化管理的要求和統一規劃，對尚未實現信息化管理的業務進行系統建設，這主要包括工程管理和合同管理模塊；同時對已有的系統模塊自身存在的功能不全面、不完善的問題進行有針對性的修改和完善，使其達到單一模塊自身的管理需要。

2.第二階段:實現各業務系統間的互聯互通

在所有模塊都有了單獨的信息化管理系統后，對所有業務系統的功能進行評估，如預算管理、財務管理、合同管理、科研項目管理、采購管理、工程項目管理、資產管理等，理清各業務系統的關聯關系，協調相關部門開展系統對接工作，實現各業務系統的互融互通。

通過這一階段的信息化建設，打通預算系統、會計核算系統、學生管理系統、采購管理系統、人事管理系統、工程項目管理系統、合同管理系統、科研管理系統、資產管理系統等，減少重復工作、降低工作量、提高工作效率；實現各業務系統數據同步，確保統計數據、預算控制、監管預警等管理信息的實時性和一致性，為管理層的決策提供支撐。

3.第三階段:建立全校經濟業務大數據庫

在上述兩個階段完成后，建立全校數據共享平臺，通過大數據挖掘，提供管理視圖和各種統計分析報表，實現數據的整合和管理應用，為管理決策提供支持，實現資源的優化配置，為實現高校的整體目標發揮好內部控制系統的作用。

六、結束語

信息時代背景下，信息化早已成為各行各業轉型升級的最強抓手。通過科學合理的信息化手段，能使高校內部控制和信息系統有機緊密結合，形成一個高效運轉的有機整體。這既可以提升高校內部控制的水平和效率，促進高校高質量發展，也可以提升高校內部控制管理的質量和有效性。未來，希望高校在實踐業務中，將內部控制和各項信息化建設更加全面地融合，打造更加科學高效的內部控制信息化管理體系。