計算機技術在檔案數字化管理中的應用研究

張 玲

（新疆畜牧科學院，新疆 烏魯木齊 830011）

0 引言

隨著時代的進步，科學技術水平的提高，計算機技術日益成熟和完善，在多個領域得到了應用，并取得了較為理想的應用成果。在檔案數字化管理方面亦是如此，其具有諸多優點，可改變以往單一的管理方法，提升管理水平。因此，在檔案管理工作任務繁重的當下，積極探索計算機技術在檔案數字化管理中的應用具有重要的理論意義和現實意義，值得深思。

1 計算機技術在檔案數字化管理中的應用意義分析

計算機技術具有獨特的優勢，在檔案數字化管理中得到了較為廣泛的應用，其應用意義主要表現在以下幾個方面。

1.1 節約成本

傳統檔案管理屬于一項系統性工程，不僅需要花費大量的人力物力，而且耗時長，總體管理成本是比較高的。同時，在人工管理下，還會不可避免地受到人為因素的影響，容易造成不必要的損失。而計算機技術的合理應用，可創新檔案數字管理方法，在解放人力的同時，還有助于提升管理效率，增強管理質量，有效避免了人為失誤等不良現象的發生[1]。

1.2 方便檔案歸檔

計算機在檔案數字管理中的應用，給檔案歸檔提供了較大的便利性。主要是因為該技術具有時效性強的特點，能夠保證各類檔案的及時歸檔。將相關檔案統一收集到檔案管理數據庫當中，有效降低了信息遺漏等問題的發生。

1.3 促進信息共享

信息共享也是計算機在檔案數字化管理工作中優勢的體現。基于計算機網絡技術的特征，有利于為檔案管理提供充足的空間，進行信息資源共享。

2 計算機技術在檔案數字化管理中的應用探究

2.1 信息儲存的相關基礎工作

檔案數字化管理是時代發展的必然趨勢。在此過程中，檔案信息儲存和記錄屬于重要環節，關系著整體管理效果[2]。通過不斷提高檔案信息的正確性，優化檔案數字化管理成果。為實現該目標，應該積極引入計算機技術，以提高檔案數字化管理水平，高效進行檔案信息的儲存工作，既可降低相關人員的工作強度，又有助于提高信息儲存效率和質量。在計算機技術具體應用的過程中，應結合檔案信息管理的工作需求，針對性地配備計算機硬件設備，充分考慮其性能，以此為基礎，在數字管理、系統升級方面進行科學合理的調整。在必要的情況下，還需要做好并落實計算機軟件更新工作，以將計算機技術作用最大化，滿足高速發展的社會新形勢，為檔案數字化管理工作開展提供助力，進而實現檔案信息數字化的綜合管理，增強管理質量。在依托計算機技術進行信息儲存時，相關管理部門還需要主動承擔起自身的職責，積極落實相應的監督檢查工作，以便減少不必要的問題發生，確保數據錄入的準確無誤，優化檔案數字化管理成果。

2.2 檔案管理的計算機網絡系統建設工作

在科技環境下，高新技術不斷發展，始終處于高速發展狀態。計算機技術亦是如此，也處于不斷更新中[3]。為了增強其在檔案數字化管理的應用成果，應注重對計算機技術和設備的更新，與時俱進，開展計算機網絡系統的建設工作，對于老舊的，或者阻礙檔案數字化管理的設備與技術進行更新，促使系統升級。為了提高檔案數字化管理效率和質量，還應該注重網絡信息系統的建立健全，以便借助網絡通信技術、計算機技術，實現對檔案信息的查詢與傳輸，為檔案的利用提供便捷性，進一步增強服務功能，促進檔案信息化管理工作順利進行。

2.3 完善檔案管理制度

計算機技術的進步和發展，為檔案數字化管理提供了新思路。為了實現預期的管理成果，在進行計算機融入的同時，還需要緊跟時代發展步伐，進行檔案管理制度的更新和完善。主要是因為傳統檔案管理制度在信息環境下呈現了不適應現象，制約了管理水平的提高[4]。為此，在應用計算機技術的過程中，需做好檔案管理制度的建立和完善工作，以實現對檔案信息數據的監督。這就需要通過運用計算機技術，建立完整的信息數據管理系統，定期進行信息數據資料的更新，彌補傳統管理的不足，避免出現以往檔案管理中信息落后現象的發生，對檔案數字化管理效果的強化具有重要意義。另外，還應以計算機技術為支撐，建立與現代社會發展相適應的檔案信息分類數據庫，以針對多種類型信息數據進行合理的歸類，為檔案數字化管理工作的開展提供有利條件。

2.4 檔案信息管理人才隊伍的建設

在我國社會經濟高速發展的新時期，檔案信息量與日俱增，信息數據類型多種多樣，致使當今的檔案數字化管理工作呈現了系統性、復雜性特征，管理難度加大，使用和更新科學技術管理手段成為緊迫的任務。而人作為檔案管理和計算機技術應用的主體，其綜合素質與能力對檔案數字化管理成效的影響是不可忽視的。從當前來看，很多檔案管理人員，未及時更新檔案管理知識，對先進科學技術的把握度不夠，阻礙了檔案數字化管理水平的提升，難以對計算機技術進行有效的使用[5]。為此，要想提高檔案管理信息化水平，實現對信息技術的充分運用，需要不斷壯大檔案信息化管理工作隊伍，充分發揮人才優勢，為檔案數字化管理做出更大的貢獻。要切實落實對相關人員的培訓教育工作，在豐富相關管理人員專業知識的同時，還應增強其管理技能，督促其強化對計算機知識的學習和應用，以推動檔案數字化管理模式的更新，以良好的信息化管理能力，促進檔案數字化管理工作順利開展。

2.5 提升檔案計算機數字化安全管理水平

由于網絡具有較強的開放性，因此計算機技術應用中，應對檔案數字化管理安全問題加以重視，不斷提高安全管理水平。在樹立安全管理意識的同時，還應該加強防火墻設置，以便及時將不良隱患排除在外，減少被病毒侵犯的風險，加強對檔案的保護，促使檔案能夠長久且安全的保存。在檔案數字化管理中，計算機技術的應用，呈現了簡潔性與智能化的特征。另外，計算機還具有自動篩選功能，可對不同檔案進行分類，以針對性進行管理。應用計算機技術開展檔案管理，既能夠節約紙張，滿足環保需求，又可以提高儲存的安全性，降低了檔案被破壞等現象發生的概率。主要是因為紙張檔案存在一定的缺陷，需要防蛀、防火等，若是某個環節出現問題，如發生火災，將會導致整個檔案化為灰燼，造成不可挽回的損失。而計算機技術的應用，會有效防止該問題發生，有助于確保檔案儲存的安全性。雖然具有紙質檔案管理不可比擬的優勢，但在計算機技術實際應用過程中，還存在缺陷和一些不確定的因素，容易引發突發事件，對檔案的安全性造成威脅[6]。尤其是在網絡病毒的侵襲下，若是防范意識不強，防護工作不到位，很可能會出現檔案消失等問題。基于此，在將計算機技術應用到檔案數字化管理的過程中，應提高安全意識，做好相關防范工作，建立堅實的防火墻，針對重要的資料需要進行備份，以便最大限度地降低不利影響，提高計算機數字化的安全性，早日實現預期的檔案數字化管理目標。

3 結語

總而言之，在檔案數字化管理中，為實現對計算機技術的良好應用，應該全面學習此技術，提高管理隊伍水平，并加強和優化網絡系統建設，加快檔案管理信息化建設步伐，并提高安全管理水平，以實現對檔案信息的綜合全面管理。