大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策分析

劉偉

摘 要：隨著社會的發(fā)展與時代的變革，在當前社會發(fā)展的趨勢下，社會各界對于職業(yè)院校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)目標提出了更高要求，當前職業(yè)院校教師一定要強化對教育質(zhì)量的重視程度，不能再以傳統(tǒng)的觀念和方法去面對當前的教學(xué)和管理，不僅要做好文化教學(xué)工作，更要做好日常管理工作，保證職業(yè)院校綜合質(zhì)量的提升。檔案管理是每一所院校都需要重點考慮的問題，做好檔案管理才能全面的了解學(xué)生，給學(xué)生提供更好的服務(wù)。基于此，本文針對大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策進行分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;技工院校;學(xué)生檔案管理;挑戰(zhàn)與對策

在當前大數(shù)據(jù)時代的背景下，社會各界對于信息技術(shù)的重視程度也在逐漸提升，在技工院校的學(xué)生管理體系中，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)且重要的內(nèi)容，檔案管理的效率直接影響到后續(xù)很多工作流程，一定程度上決定著技工院校整體工作能否高效率地完成。因此在大數(shù)據(jù)時代下，技工院校學(xué)生檔案管理工作必須實現(xiàn)改革與創(chuàng)新，將信息技術(shù)應(yīng)用于實際工作中，推動檔案管理工作效率的進步。與此同時，技工院校教師一定要認識到傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法保證當前的工作要求和學(xué)生的成長需要，為此必須做出改變。

一、大數(shù)據(jù)時代概述及檔案管理概述

1.大數(shù)據(jù)時代

想要針對大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理工作展開研究，先要明確大數(shù)據(jù)時代的內(nèi)涵和優(yōu)勢，以此為基礎(chǔ)挖掘出符合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢的對策，推進技工院校學(xué)生檔案管理工作效率的提升。大數(shù)據(jù)時代是相對于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)方式而言的，大數(shù)據(jù)是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展下衍生出的產(chǎn)物。在當前大數(shù)據(jù)時代下，很多時候都能夠讓研究和管理的內(nèi)容更加科學(xué)化與合理化。不同領(lǐng)域的人對于大數(shù)據(jù)的理解會有些不同，但是本質(zhì)內(nèi)涵上并不會發(fā)生改變，從字面上理解就是龐大的數(shù)據(jù)信息，通過大數(shù)據(jù)的信息整理可以全面掌握相關(guān)情況，從而進行相關(guān)數(shù)據(jù)的捕捉、管理和處理。在大數(shù)據(jù)時代下，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息應(yīng)用于技工院校學(xué)生檔案管理工作中，能夠提高工作效率，增加信息準確性。

2.檔案管理概述

首先，在技工院校工作體系中，學(xué)生檔案管理是一種最為基礎(chǔ)的工作模式，檔案管理是一個技工院校一切工作的基礎(chǔ)前提，只有保證學(xué)生檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能夠促進接下來一系列工作的穩(wěn)定運行。在以往的工作體系中，院校領(lǐng)導(dǎo)大多重視一些業(yè)務(wù)性的工作，對于檔案管理這一枯燥且單一的工作，人們并不是十分重視，這也導(dǎo)致技工院校學(xué)生檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。在大數(shù)據(jù)時代下對學(xué)生檔案管理工作提出了新的要求，要求技工院校必須要重視學(xué)生檔案管理工作的效率，并且能夠在大數(shù)據(jù)的科學(xué)應(yīng)用下加強學(xué)生檔案管理工作的效率。其次，在大數(shù)據(jù)時代下，對于學(xué)生檔案管理工作的運行，技工院校管理人員必須要提高自身對于大數(shù)據(jù)的理解水平，運用先進的方式加強工作質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

首先，在大數(shù)據(jù)時代，對于技工院校學(xué)生檔案管理工作來說不管是思想、內(nèi)容和方法上都應(yīng)該進行深入的研究，促使其能夠全面創(chuàng)新，改變原本傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，真正應(yīng)用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢來推動工作質(zhì)量的進步。縱觀當前技工院校學(xué)生檔案管理工作，只有少部分人員認識到了大數(shù)據(jù)時代下的全新要求，也因此進行了改革與創(chuàng)新，但是大多數(shù)院校領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對于這一工作仍舊缺乏重視，在工作的過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些小問題，這些小問題的積累就會影響最終的工作效果，很可能會給檔案管理造成一些漏洞。其次，技工院校檔案管理工作人員的綜合能力有待提升，在大數(shù)據(jù)時代下專業(yè)的操作技術(shù)是人們必須具備的基礎(chǔ)能力，也是當前社會對于人才培養(yǎng)的基本要求。

三、大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的必要性

首先，在大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于促進其檔案管理工作水平的提升，在以往的檔案管理工作中，通常是以人工管理為主，每當要尋找某一位學(xué)生的檔案時，都需要從紙質(zhì)檔案中依次查找，這樣會浪費很多時間，影響接下來的工作環(huán)節(jié)，但是通過大數(shù)據(jù)的幫助，只需要提前建立好一個數(shù)據(jù)庫，花一些時間將學(xué)生檔案信息正確錄入，之后在查找和管理檔案的過程中都可以省去很多麻煩，節(jié)省很多時間，從而提高工作效率，基本可以實現(xiàn)“一勞永逸”的效果。

其次，在大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于減少工作失誤，提高工作質(zhì)量。學(xué)生的檔案會隨著年頭而增加數(shù)量，在大數(shù)據(jù)的幫助下工作人員可以通過定時對檔案進行檢查、篩選、更新等來保證檔案的實時性與準確性，這樣可以有效減少信息丟失的現(xiàn)象。電子版的檔案較好保存，而紙質(zhì)版的檔案很容易因為一些外界原因而丟失，從而給檔案管理工作增加困難。

四、大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)

1.檔案存儲方面面臨挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，技工院校學(xué)生檔案管理工作首先遇到的挑戰(zhàn)就是存儲方面的挑戰(zhàn)，檔案管理保證所有學(xué)生信息的安全存儲是最基本的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式中多采取紙質(zhì)的方式存儲檔案，但是在大數(shù)據(jù)時代，紙質(zhì)存儲的方式已經(jīng)不能滿足當前工作的需要，不能跟上現(xiàn)代化的需求。在學(xué)生檔案管理工作中，檔案中涉及的主要內(nèi)容包括學(xué)生基本信息、獎懲情況、信用檔案、心理情況等，由此可見學(xué)生檔案中包括很多內(nèi)容，這就給工作人員造成了較大的工作壓力。并且隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，給檔案管理工作人員的存儲工作帶來了較大的工作強度，并且紙質(zhì)檔案容易丟失，一旦丟失再想將學(xué)生信息補全就需要大量的工作，從而影響對學(xué)生的管理效果。

2.檔案信息預(yù)測前瞻方面面臨挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作體系中，管理人員對于學(xué)生信息的掌握較少，因此檔案管理工作人員的工作難度并不是十分大，主要包括存放和歸檔兩大方面的內(nèi)容，這也是學(xué)生檔案管理工作效率一直難以有效提升的關(guān)鍵原因，進而導(dǎo)致學(xué)生檔案信息難以發(fā)揮自身的價值。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息預(yù)測前瞻方面面臨一定的挑戰(zhàn)，最主要的問題在于檔案信息越來越多，但是相關(guān)的儲存技術(shù)和處理技術(shù)卻無法跟上，因此在大數(shù)據(jù)時代下，必須要讓先進的技術(shù)合理融入于學(xué)生檔案管理工作中，達到合理的配比，從而促進檔案實用性的提升。但是當前階段大多數(shù)的技工院校并沒有深刻認識到學(xué)生檔案管理工作中大數(shù)據(jù)應(yīng)用的重要性，因此在對檔案信息預(yù)測前瞻方面容易出現(xiàn)問題。

3.檔案管理技術(shù)方面面臨挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因為不需要利用過多的技術(shù)，因此對于檔案管理工作人員的綜合能力要求也不是非常高，但是在大數(shù)據(jù)時代，工作人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，提升能力和素質(zhì)，才能夠真正應(yīng)用大數(shù)據(jù)來開展檔案管理工作，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值。但是縱觀當前技工院校學(xué)生檔案管理工作人員的整體素質(zhì)有待提升，以前的思想高度和真實能力都無法滿足大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的要求。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作需要運用電子形式進行儲存、查詢等工作，這無疑降低了工作難度，提高了工作效率，但是如果檔案管理人員的能力無法匹配，反而會出現(xiàn)相反的效果，不僅無法提升工作質(zhì)量反而會降低工作效率。

4.學(xué)生檔案管理人員面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代給技工院校學(xué)生檔案管理工作帶來了一個比較重要的問題，就是人員問題，通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多時候技工院校的檔案管理人員都不是專業(yè)出身，而是一些閑雜人員和退休教師等，他們對于檔案管理工作的內(nèi)涵和工作流程等都不是非常熟悉，這導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)一些錯誤。這些檔案管理工作人員由于缺少相關(guān)的經(jīng)驗和專業(yè)技術(shù)，對于學(xué)生檔案只能夠完成簡單整理的基本性工作，對其中反映的一些問題，或者是對專業(yè)技術(shù)缺少科學(xué)的認知，導(dǎo)致部分技工院校檔案管理工作規(guī)范性較差。與此同時，有些技工院校為了減少開支，不僅沒有給檔案管理人員足夠的薪資，還沒有對先進的檔案管理設(shè)備投入足夠的資金，從而影響了技工院校檔案管理工作的效率。

5.檔案管理機制上面臨挑戰(zhàn)

在技工院校學(xué)生檔案管理中，可以發(fā)現(xiàn)當前的檔案管理模式存在一些問題，最常見的問題就是管理機制不夠明確，各部門之間缺乏明確的職責(zé)劃分，導(dǎo)致在檔案管理出現(xiàn)失誤時，總是會無人問責(zé)、互相推脫，這些現(xiàn)象嚴重影響了院校整體的工作效率和社會信譽。因為技工院校學(xué)生檔案管理機制不夠明確，導(dǎo)致檔案在分類時容易出現(xiàn)一些重疊現(xiàn)象，經(jīng)過調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)院校的檔案管理中有40%都會出現(xiàn)重疊，這就導(dǎo)致在應(yīng)用到這些檔案時，總會查找出一些無用信息，浪費了時間，而且會導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生錯誤判斷。在這40%重疊的檔案中，還有將近5%的檔案記錄存在數(shù)據(jù)上的錯誤，這些在技工院校學(xué)生檔案管理中是堅決不允許出現(xiàn)的，通過大數(shù)據(jù)的科學(xué)應(yīng)用能夠有效解決這些問題。

五、大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理的對策

1.優(yōu)化管理觀念，實現(xiàn)資源整合

大數(shù)據(jù)時代，技工院校學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化要從改變管理觀念上入手，這是根本且關(guān)鍵的要素，用思想去影響行為，才能夠真正提升技工院校檔案管理工作的效率。相關(guān)工作人員一定要從內(nèi)心深處認識到檔案管理工作的重要性，改變一些錯誤觀念，真正為這項工作的實施貢獻一份力量。首先，工作人員一定要借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢和技術(shù)來實現(xiàn)資源整合，將每一個學(xué)生的信息都整合到一起，這樣當有需要時，可以在最短的時間內(nèi)找到自己需要的信息，并且保證信息的準確性。其次，院校要適當加大投資力度，結(jié)合院校實際辦學(xué)情況建立健全檔案管理體系，保證一切工作都在制度規(guī)則下有序進行，節(jié)省時間、提高效率。最后，院校必須要做好統(tǒng)籌管理工作，定期對檔案管理工作人員進行思想和能力上的培訓(xùn)，保證其能夠運用大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析，針對學(xué)生的信息進行整理和分析，為一些院校的決策提供參考依據(jù)。

2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息共享

大數(shù)據(jù)時代，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，只有先構(gòu)建起大數(shù)據(jù)平臺，才能夠為接下來工作的順利開展提供保障。技工院校對于學(xué)生檔案管理工作要從大數(shù)據(jù)的角度入手，針對實際情況構(gòu)建一個大數(shù)據(jù)平臺，將所有學(xué)生的信息都上傳到這個大數(shù)據(jù)上，保證大數(shù)據(jù)平臺上正確存有學(xué)生們的信息，這不僅能保證信息的安全性和準確性，而且可以實現(xiàn)信息共享，所有有需求的人員都可以在這個大數(shù)據(jù)平臺上搜索和尋找到自己需要的學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息做出一些判斷，從而在教學(xué)和管理中給予學(xué)生最大化的幫助。而且在大數(shù)據(jù)時代下構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，可以利用先進的技術(shù)展開信息收集、分析、分類等工作，為查詢者節(jié)省時間，提高效率。例如，學(xué)校可以將學(xué)生信息上傳到大數(shù)據(jù)平臺上，并且設(shè)置一定的查詢權(quán)限，查詢者需要知道一些關(guān)鍵字信息才能夠登錄此平臺，既能夠保證查詢的速度，又能夠保證學(xué)生檔案信息的安全性。

3.引進先進技術(shù)，優(yōu)化管理模式

大數(shù)據(jù)時代，在轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念之后，還需要改革的一個關(guān)鍵內(nèi)容就是優(yōu)化學(xué)生檔案管理模式和方法，通過引進一些專業(yè)化的設(shè)備和技術(shù)來保證大數(shù)據(jù)的穩(wěn)定運行，讓大數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮最大的價值。在技工院校學(xué)生檔案管理工作中會涉及比較多的內(nèi)容，為了讓這些工作內(nèi)容在時間上能夠合理分配，并且保證每一項具體工作的高效執(zhí)行，必須要引進一些技術(shù)和軟件來推進檔案管理工作的運行。就目前的技工院校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀來看，院校管理人員要在立足于實際情況的前提下重視個性化服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)展開全面預(yù)測，對每一個學(xué)生都進行全方面的分析，從而實現(xiàn)新時代下檔案管理工作的主動服務(wù)技能，提高檔案管理工作效率。

4.建設(shè)人才隊伍，提升管理水平

大數(shù)據(jù)時代，提高技工院校學(xué)生檔案管理人員的管理水平和綜合素養(yǎng)，建設(shè)一支專業(yè)化的人才管理隊伍，是提升院校檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。院校領(lǐng)導(dǎo)必須要努力提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和信息水平，讓其能力能夠與大數(shù)據(jù)時代的要求向匹配，為此加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度是非常重要的一項工作。首先，技工院校要定期組織檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不僅要參加一些培訓(xùn)會，還要與其他院校的人才隊伍進行交流學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、取長補短、共同進步。其次，技工院校要成立監(jiān)督隊伍，定期對檔案管理人員的學(xué)習(xí)質(zhì)量和工作效率進行考核，并設(shè)置一定的獎罰制度，當發(fā)現(xiàn)有不足時及時提出改進建議，保證學(xué)生檔案管理工作的切實性。

5.加強檔案管理信息化、數(shù)字化的改革

首先，大數(shù)據(jù)時代，想要推動技工院校學(xué)生檔案管理的成功改革，院校領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)人要走出傳統(tǒng)管理模式的枷鎖，充分利用網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)，推動檔案資料信息化建設(shè)，有計劃地利用信息化技術(shù)為檔案管理改革服務(wù);其次，在加強檔案管理信息化、數(shù)字化的過程中，也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理方法，一方面要做好紙質(zhì)檔案的存檔工作，另一方面要通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子版檔案的存儲，并做好備份工作。當前是大數(shù)據(jù)的環(huán)境，各行各業(yè)都在應(yīng)用信息化技術(shù)來進行改革，技工院校學(xué)生檔案管理模式的改革也要學(xué)會利用信息技術(shù)來節(jié)省時間與精力，為檔案管理工作創(chuàng)造便利的條件、提高效率。實現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)之后，可以有效促進技工院校學(xué)生檔案管理工作更好、更快、更科學(xué)地改革。

六、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，技工院校在學(xué)生檔案管理工作方面，一定要明確掌握大數(shù)據(jù)時代和檔案管理的內(nèi)涵，并且以正確的態(tài)度看待大數(shù)據(jù)時代下學(xué)生檔案管理工作面臨的各項挑戰(zhàn)，以嚴謹?shù)膽B(tài)度、科學(xué)的方法來尋找有效的對策來實現(xiàn)這一工作目標，提高職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]王新鳳. 大數(shù)據(jù)時代技工院校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策分析[J]. 中文信息， 2020

（作者單位：山東水利技師學(xué)院）