新形勢下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

趙彪

摘 要：新時期，面對檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)，機關(guān)事業(yè)單位必須更加注重改革動力，通過改革的辦法破解發(fā)展中的難題，把改革創(chuàng)新貫穿檔案事業(yè)發(fā)展全過程。當(dāng)前，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新要以充分發(fā)揮檔案資源的基礎(chǔ)性、支撐性作用為著眼點，通過重新審視檔案管理模式、研究檔案信息化建設(shè)方法、開展檔案工作獨立性思考，探索分析新形勢下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，助力機關(guān)事業(yè)單位更快更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;檔案工作創(chuàng)新

機關(guān)事業(yè)單位檔案是其運營保障工作中的重要一環(huán)，伴隨著機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。在新的歷史起點上，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作被賦予了新的要求，只有進一步解放思想，以創(chuàng)新引領(lǐng)檔案工作發(fā)展，才能真正肩負(fù)起新時代檔案管理工作的歷史使命，切實推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

一、樹立科學(xué)發(fā)展理念，堅持推動理念創(chuàng)新

經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的檔案已經(jīng)完成了從“有沒有”到“好不好”的轉(zhuǎn)變，在新時期推動檔案管理工作創(chuàng)新，需要對檔案工作理念、工作思路進行創(chuàng)新，梳理科學(xué)發(fā)展的檔案管理理念，推動檔案管理重點工作積極落實。

1.強化創(chuàng)新理念，形成創(chuàng)新意識

理念創(chuàng)新是持續(xù)推動檔案工作改革創(chuàng)新的先決條件，沒有正確的思想戰(zhàn)略，就無法真正發(fā)揮改革創(chuàng)新的作用。當(dāng)前，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨許多的新情況、新問題，如檔案管理范圍的變化、檔案管理內(nèi)容的調(diào)整、檔案管理重點的轉(zhuǎn)移以及檔案管理手段的更新，上述問題迫切需要檔案管理人員樹立強烈的創(chuàng)新意識，用科學(xué)的立場、觀點、方法，研究和把握檔案管理工作的內(nèi)在規(guī)律，堅持以創(chuàng)新的精神研究新情況、解決新問題。

2.強化全局理念，全面推進管理

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作擔(dān)負(fù)著為各條戰(zhàn)線工作提供檔案資源支持的任務(wù)，為機關(guān)事業(yè)單位的職能發(fā)揮提供保障。作為機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員，要增強政治意識和責(zé)任意識，圍繞機關(guān)事業(yè)單位的總體任務(wù)目標(biāo)，找準(zhǔn)檔案管理工作與機關(guān)事業(yè)單位中心工作的結(jié)合點，確定創(chuàng)新的方向，挖掘創(chuàng)新的亮點，全局性地做好檔案管理工作的創(chuàng)新。

3.強化服務(wù)理念，堅持全面發(fā)展

科學(xué)發(fā)展觀的核心和本質(zhì)是以人為本的理念，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)堅持這一價值取向，強化檔案管理工作為黨的中心工作服務(wù)，為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)的意識，搭建檔案的服務(wù)平臺，服務(wù)于內(nèi)部管理需要，服務(wù)于對外工作的延伸，進一步發(fā)揮檔案工作的價值。

二、夯實檔案管理基礎(chǔ)，勇于推進制度創(chuàng)新

夯實檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案事業(yè)發(fā)展的必要條件，在新時期強化檔案基礎(chǔ)管理工作，首要任務(wù)就是進行檔案管理制度的創(chuàng)新。

第一，補充完善基礎(chǔ)制度，用創(chuàng)新的思路和方法，重新梳理現(xiàn)有制度體系中不符合檔案管理工作需要的內(nèi)容，參照借鑒檔案管理的先進經(jīng)驗，通過制度規(guī)范的形式引導(dǎo)檔案管理工作高質(zhì)量開展。

第二，管理標(biāo)準(zhǔn)是最基礎(chǔ)的管理要素，也是檔案管理工作得以高效開展的根本。作為制度建設(shè)的深化與延伸，機關(guān)事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的重要性不言而喻，探索、積累并不斷完善標(biāo)準(zhǔn)化制度是新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新的重點之一。一方面要研究機關(guān)事業(yè)單位檔案管理特點，編制符合管理實際的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，以制度支撐檔案規(guī)范化管理。另一方面在檔案實體、硬件設(shè)施方面加大投入力度，建設(shè)現(xiàn)代化檔案室，提高檔案管理效率。

第三，以活動為載體，加速檔案基礎(chǔ)完善。多思路、多角度研究有助于檔案基礎(chǔ)工作完善的方式方法，嘗試通過開展檔案創(chuàng)標(biāo)評比活動，促進制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理落實，推動基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)拔高與管理實踐共同開展，以檔案為紐帶促進機關(guān)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

三、建設(shè)科學(xué)培養(yǎng)體系，促進團隊管理創(chuàng)新

檔案管理人員素質(zhì)以及對檔案團隊的管理能力都關(guān)系著檔案工作的水平，只有積極發(fā)揮人才管理創(chuàng)新作用，才能深層次解決人員管理機制的問題，實現(xiàn)管理團隊的協(xié)同高效。因此，實現(xiàn)團隊管理創(chuàng)新必須要以建設(shè)科學(xué)的人才培養(yǎng)體系為依托。

1.加大對于新入職檔案人員的培養(yǎng)

通過業(yè)務(wù)能力測試、綜合能力考核等方式，嚴(yán)格把控人員入口關(guān)，補充業(yè)務(wù)基礎(chǔ)好、政治素質(zhì)強、崗位責(zé)任意識強的專業(yè)人才到機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作崗位。建立完整、科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，從理論知識到實操訓(xùn)練，通過新人培訓(xùn)、實地觀摩、介入幫扶三種途徑全方位提升新入職檔案管理人員的專業(yè)水平和管理水平，使新入職人員能夠盡快進入工作狀態(tài)，并適應(yīng)工作環(huán)境。

2.組織開展形式多樣的培訓(xùn)交流活動

檔案培訓(xùn)和交流活動是檔案管理工作者取長補短、提高業(yè)務(wù)水平的重要渠道。近年來，機關(guān)事業(yè)單位對檔案培訓(xùn)交流活動的重視程度有所提升，但從培訓(xùn)活動的總體數(shù)量和開展形式來看，還有待加強。一方面要結(jié)合實際工作需要及檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，增加培訓(xùn)交流活動開展的頻次，以年度為單位制定培訓(xùn)交流計劃，并跟蹤落實情況。另一方面組織開展檔案交流分享會、到業(yè)內(nèi)優(yōu)秀單位觀摩、單位間交流等活動，促進專兼職檔案管理人員能夠總結(jié)經(jīng)驗，彌補不足。

3.加大對于檔案人員的激勵

提高激勵手段在人才培養(yǎng)和團隊建設(shè)過程中的應(yīng)用，設(shè)置檔案管理人員專項獎勵，對于業(yè)務(wù)能力好、工作成績突出以及在檔案管理工作中有突出創(chuàng)新行為的團隊或個人進行獎勵。

4.強化系統(tǒng)內(nèi)人才的優(yōu)化配置

機關(guān)事業(yè)單位檔案具有一定的特殊性，不同機關(guān)事業(yè)單位檔案工作之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，要通過系統(tǒng)內(nèi)人才的優(yōu)化配置來實現(xiàn)檔案隊伍人員素質(zhì)提升。一是專業(yè)化業(yè)務(wù)由專業(yè)化人員進行管理，如人事檔案、會計檔案等專業(yè)檔案要配置具有檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人員，缺少人員的崗位可以通過系統(tǒng)內(nèi)調(diào)劑的方式予以解決。二是采用系統(tǒng)內(nèi)輪訓(xùn)的方式，促進機關(guān)事業(yè)單位檔案人員的綜合培養(yǎng)，提升檔案人員的崗位勝任度。

四、加強檔案文化建設(shè)，持續(xù)開展文化創(chuàng)新

檔案不僅是歷史脈搏的記憶，也是機關(guān)事業(yè)單位的精神家園。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開檔案文化的建設(shè)，新形勢下的檔案管理不僅是對于歷史資料的保存、記錄和應(yīng)用，更是一個組織發(fā)展文化和管理文化的體現(xiàn)，可以說，檔案是文化的載體，通過建立檔案文化，進一步加強了管理工作的使命感，提高了管理工作的目的性和發(fā)展性。新形勢下，加強檔案文化建設(shè)可以從以下幾個方面入手。一是通過加強機關(guān)事業(yè)單位檔案部門或自有檔案館的建設(shè)，開發(fā)專業(yè)的檔案文化資源;二是提高機關(guān)事業(yè)單位職工或人民群眾對于檔案文化建設(shè)的參與，通過加強檔案文化宣傳，讓相關(guān)人員了解檔案文化、感受檔案文化，進而應(yīng)用檔案文化;三是開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，機關(guān)事業(yè)單位結(jié)合本單位特點，編輯檔案文史圖冊，選擇恰當(dāng)?shù)姆秶M行公開展示，形成系統(tǒng)的宣傳路徑;四是加強檔案學(xué)術(shù)交流，特別是檔案創(chuàng)新理論和技術(shù)的交流，提升檔案文化建設(shè)的有效性，優(yōu)化檔案管理方式，促進檔案管理工作全面創(chuàng)新;五是優(yōu)化檔案傳播路徑，既要重管理，也要重應(yīng)用，最大化實現(xiàn)檔案應(yīng)用的價值，更好的滿足機關(guān)事業(yè)單位檔案使用需要。

五、加速檔案信息化建設(shè)，著力做好手段創(chuàng)新

機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作早在20世紀(jì)末就已經(jīng)開展，伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也呈現(xiàn)了持續(xù)改進、不斷創(chuàng)新的趨勢，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位檔案工作特點及管理現(xiàn)狀，在新時期加快檔案信息化建設(shè)，可以從以下幾個方面入手：

一是加強機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案信息化工作的重視，將信息化建設(shè)工作納入到單位總體規(guī)劃，出臺相關(guān)的支持政策，推進檔案信息化建設(shè)有序開展。成立檔案信息化工作委員會，加大人員及經(jīng)費支持，為信息化建設(shè)提供有力保障。

二是加快檔案數(shù)字化建設(shè)進度，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立符合自身實際的數(shù)字化模式，從長遠(yuǎn)發(fā)展角度來看，還應(yīng)以自主數(shù)字化為主，外包服務(wù)為輔。根據(jù)檔案保管和利用的需求，優(yōu)先對于利用頻繁的檔案進行數(shù)字化建設(shè)，確保在建設(shè)周期較長的情況下，能夠優(yōu)化信息化建設(shè)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，使其更貼合實際需要。

三是制定信息化建設(shè)規(guī)劃，細(xì)化信息化建設(shè)工作計劃，從信息化建設(shè)目標(biāo)、責(zé)任分工、實施階段、成果驗收、資金投入等方面進行統(tǒng)籌，有組織地做好檔案信息化建設(shè)工作。

四是嚴(yán)格落實上級檔案管理部門對于專項檔案信息化建設(shè)的具體要求，如干部人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了集中管理，那么不具備專項管理權(quán)限的檔案管理部門，只需要按照上級部門的要求配合做好輔助工作，無需建設(shè)專業(yè)信息系統(tǒng)。

五是做好信息化終端設(shè)備及端口的配置，購進觸摸式檔案查詢一體機，用于檔案管理人員和用戶進行使用，在機關(guān)事業(yè)單位網(wǎng)站可以開發(fā)檔案模塊，為用戶提供“檔案工作動態(tài)”“資料下載”以及“在線查詢”等服務(wù)，推動檔案網(wǎng)絡(luò)化進程。

六、深度挖掘檔案價值，助力業(yè)務(wù)不斷創(chuàng)新

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有獨立性的特點，但這種獨立性是相對的，并非絕對的。在強調(diào)機構(gòu)、管理人員獨立性的同時，必須要重視檔案工作與其他工作的融合點，深度挖掘檔案的使用價值，全面助力機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)不斷創(chuàng)新。

1.加強檔案數(shù)據(jù)研究，為檔案價值挖掘奠定基礎(chǔ)

新的《檔案法》充分體現(xiàn)了對于信息技術(shù)、安全等方面內(nèi)容的考量，但是沒有提及數(shù)據(jù)相關(guān)內(nèi)容，南京大學(xué)信息學(xué)院的吳建華認(rèn)為，對于檔案數(shù)據(jù)的研究不能因為法律的慎重而忽略，應(yīng)繼續(xù)做好對于檔案數(shù)據(jù)的研究。基于這樣的觀念，檔案數(shù)據(jù)論在機關(guān)事業(yè)單位檔案研究中的應(yīng)用還需進一步深入。

2.改變檔案管理方式，為檔案價值開發(fā)提供更多可能

傳統(tǒng)的檔案管理方法是先對檔案的價值進行分析、評判，再決定檔案是保留還是銷毀，這種方式是基于對檔案價值的最初判斷而形成的。然而，隨著時間的發(fā)展以及機關(guān)事業(yè)單位所面臨的社會經(jīng)濟環(huán)境的變化，檔案價值的判斷標(biāo)準(zhǔn)也隨之變化。因此，打破傳統(tǒng)方法，利用現(xiàn)代技術(shù)將所有活動形成的檔案保留下來，是具有必要性和可行性的。

3.拓寬檔案開發(fā)維度，為檔案的多范圍應(yīng)用提供支持

檔案的資源利用主體就是檔案的使用用戶，機關(guān)事業(yè)單位據(jù)其職能特點，可以將檔案用戶分為內(nèi)部用戶和外部用戶兩類，其中內(nèi)部用戶主要是指機關(guān)事業(yè)單位職工或機關(guān)事業(yè)單位上級部門具有管理權(quán)限的管理人員;外部用戶主要指機關(guān)事業(yè)單位提供服務(wù)的個人或者集體，具備應(yīng)用部分權(quán)限檔案資格的個人或企業(yè)。當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位的檔案開發(fā)利用多采用專有檔案室管理模式，檔案資源的查閱、分析、利用還沒有集成化，對于檔案用戶而言，在使用效率方面還存在一定的阻礙，因此建設(shè)集成檔案館對于部分機關(guān)事業(yè)單位而言是可行且必要的。

七、建立科學(xué)評價體系，積極推動評價創(chuàng)新

科學(xué)的評價體系能夠有效檢驗檔案工作的開展情況，為檔案工作的完善提供指導(dǎo)，并促進檔案工作更加規(guī)范、高效的開展。以評價創(chuàng)新推動檔案工作創(chuàng)新發(fā)展主要從以下幾個方面著手：

1.找準(zhǔn)檔案評價兩大主體

檔案評價工作離不開評價方和被評價方兩類主體，開展檔案評價體系的建設(shè)，先要解決誰來評價、對誰進行評價這兩個問題。檔案工作的評價考核根據(jù)層級不同可以分為上級檔案部門的專項考核和機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理考核，上級檔案部門考核由上級管理部門指派工作人員進行考核，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部考核則需要根據(jù)內(nèi)部組織機構(gòu)來確定對應(yīng)的考核管理部門，開展考核工作，這兩類考核既有聯(lián)系又有區(qū)別，要分類做好考核的組織工作。檔案的被評價人不僅包括檔案管理工作人員，還包括各部門對接檔案管理工作的相關(guān)信息提供人員，只有從檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)進行考核，才能確保檔案管理工作的完整性，這是在檔案評價主體上的思想解放，滿足了當(dāng)前形勢下檔案評價工作的需要。

2.制定檔案工作專項測評評價指標(biāo)

檔案工作專項測評評價指標(biāo)是開展檔案工作測評的基礎(chǔ)，也是最重要的要素，機關(guān)事業(yè)單位要確保檔案工作專項測評評價指標(biāo)的全面性，所考核的項目須涵蓋檔案機構(gòu)設(shè)置，檔案收集、整理、鑒定、檔案保管與保護、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計等內(nèi)容，根據(jù)各個項目的工作量及重要程度，合理劃分項目所占權(quán)重，細(xì)化考核點，形成操作性強、科學(xué)合理的專項評價指標(biāo)。

3.創(chuàng)新評價方式并注重對于評價結(jié)果的應(yīng)用

辦公方式的更新為檔案評價工作提供了更多的便利，機關(guān)事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)制作所需要的評價程序，通過“線下考核+線上評分”的方式來實現(xiàn)檔案評價工作。通過線上評價方式，可以避免人為因素對檔案評價評分的影響，其結(jié)果的統(tǒng)計和分析也更為準(zhǔn)確。評價結(jié)果的應(yīng)用是檔案工作評價的最終目標(biāo)，一方面，要針對評價中存在的問題進行積極改進，完善檔案管理工作。另一方面，要以評價結(jié)果為績效考核的依據(jù)，適度進行獎懲，調(diào)動檔案工作的積極性，提高檔案工作人員的工作熱情。

八、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位檔案工作要取得長足發(fā)展，必須把握好新時代的脈動，適應(yīng)新時代的新要求。面對機關(guān)事業(yè)單位改革帶來的新情況以及高質(zhì)量發(fā)展的新要求，必須要有新的舉措，從管理理念、制度建設(shè)、團隊管理、文化培育、信息化建設(shè)、檔案價值挖掘、評價體系建設(shè)等方面入手進行改革創(chuàng)新，著力解決深層次管理問題，更好地呼應(yīng)機關(guān)事業(yè)單位檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的新要求。

參考文獻：

[1]石海英.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020

（作者單位：山東菏澤單縣人力資源和社會保障局）