檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢

摘 要：檔案管理工作事關企業歷史和持續性發展，具有重要意義。隨著社會科技進步和信息化的發展，檔案管理也逐步走向現代化，這是時代發展的必然結果，也是企業管理模式向現代化轉變的體現。本文分析現代化視角下，檔案管理存在的問題，并結合其優勢分析，提出加強檔案現代化管理的措施對策。

關鍵詞：檔案管理;現代化;數字檔案

檔案管理是企業工作中一項基礎工作。隨著企業現代化轉型的不斷深入，檔案管理也逐步向現代化發展邁進?？梢哉f，檔案管理現代化不僅之于企業轉型發展具有重要意義，更是檔案事業發展的必然要求。但是檔案管理現代化不是一蹴而就，其發展的過程也存在不少問題，企業需要轉變觀念，提高認識，破解難題，順應時代發展，加快現代化步伐。

一、檔案管理現代化的內涵

1.檔案數字化的保存

這是檔案管理現代化最核心的部分，指的是運用信息技術，在檔案管理信息平臺的支撐下，將傳統的紙質檔案轉化為數字化檔案，從而進行歸檔保存。檔案數字化的保存方式有利于檔案的查閱和管理，同時也能夠幫助實現社會資源的共享共建。首先，要實現檔案數字化保存需要梳理完善檔案目錄，并建立數據庫，為檔案資源的數字化錄入提供規范的依據和索引;其次，需要搭建企業專有的檔案信息平臺，建設檔案數據處理系統，實現檔案資源傳輸、保存以及檔案資源共享的集成化和網絡化。

2.科學化的檔案保護

檔案保護工作涉及企業信息的完全問題?？茖W化的檔案保護不僅涉及企業檔案的完整保存，也需要考慮檔案的安全保護，指的是在計算機技術的背景下，通過新型載體對檔案進行保存，如聲像檔案、機讀檔案、電子檔案等，并對承載檔案信息的U盤、光盤、硬盤等移動介質進行保護。同時，針對不同載體需要采取不同的保存方式，避免不適環境、不安全行為等造成檔案的損壞，影響檔案的完整性。

3.流程化的檔案管理

在檔案管理中涉及兩方面的基礎內容，一是理論管理手段，即檔案管理的方法和理論指導;二是技術手段，即信息技術。兩者相結合，有效促進檔案管理開展是檔案管理現代化集中體現。要形成科學有效的檔案管理理論，就需要結合數字化的檔案保存重新梳理檔案管理流程，借鑒先進做法，結合國情社情加以使用，完善檔案管理流程步驟，健全現代化檔案管理理論體系。而從技術手段方面來說，就需要引入先進管理設備和技術，實現流程程序化，程序自動化，助推檔案現代化管理。

4.標準化的檔案工作模式

檔案從資源保存到建檔，再到維護、管理都需要建立一套與企業發展相適應的標準，這也是檔案管理現代化的基礎。因此，企業需要結合本單位需求，建立健全規程、標準，按照檔案管理現代化的要求，完善工作模式。其中，結合檔案現代化管理要求，要重點建好信息技術的使用規范，使之成為檔案現代化的重要依據，架起檔案管理和信息技術應用之間的橋梁。

二、檔案管理現代化視角下企業檔案管理中的問題

1.檔案采集質量不高，存在采集重復歸檔現象

在企業中存在一定的檔案采集質量不高的問題，主要表現在采集重復歸檔的現象。這主要是由于在進行檔案的采集和管理過程中，缺乏有效的標準和完善的企業檔案管理制度，因此檔案受到分類的影響，多以經驗和理論為依據，沒有以實際檔案采集中存在的問題為工作導向，進而解決實際問題，導致財務檔案、人事檔案、業務檔案、黨政檔案等內容之間存在重復采集的情況。因采集重復歸檔問題企業檔案管理的工作質量便不斷下降，甚至出現了檔案交叉、含混不清的情況，影響了歷史資料的查閱，也難以在審計審查、紀檢審查等重要檢查過程中對重要資金使用、重大人事任免、重點工作開展提供有效的依據和支撐。

2.檔案管理模式相對單一，與企業現代化發展不適應

企業檔案管理過程中一般按照歷史時間為線索，對檔案進行編排存檔。這樣的管理模式有利于檔案的查閱，但是卻存在一個弊端，即難以保證企業所有檔案之間的關聯。因為如此做法以縱向的時間為節點，以單一時間的文件或者臺賬為檔案信息，縱然能夠串聯企業歷史發展脈絡，但是卻難以在橫線上展示企業發展全面。檔案現代化管理建立在信息技術之上，應在管理過程中體現“點、線、鏈、面”的檔案管理理念，即由一事件出發，可查詢前后關聯事件、歷年相關事件、歷史同類事件，提高檔案管理和查閱的效率。

3.檔案管理存在風險，對企業信息安全造成影響

主要表現在思想意識風險、制度機制風險、履職職責風險三個方面。思想意識風險方面，一些企業管理層或者有關監督職能部門對檔案管理工作認識不到位。不主動作為、不主動過問、不主動監督落實，導致未能及時發現存在的問題。制度機制風險方面，存在檔案管理制度不完善或不落實，內部管理不夠規范，使得檔案日常管理工作的各環節均有可能存在導致檔案不安全的各類風險。如檔案、資料交接手續不全，導致檔案資料數量有誤或丟失;檔案、資料整理歸檔時賬、物不符，影響檔案查找;檔案資料借閱制度不健全，執行不力，造成檔案丟失。履行職責風險方面，存在檔案管理人員身兼數職，疲于應付，難以全力開展檔案管理等問題。此外，檔案管理現代化要求日益精細，檔案管理員專業培訓跟不上，導致可能在接收檔案中沒有按標準接收，可能在檔案室管理中玩忽職守，以致檔案遺失、損壞等。

三、新時期下檔案管理現代化的重要性

1.檔案管理現代化對企業發展的重要性

隨著社會的發展，各行各業逐步推進“數字治企”。在這條企業管理現代化的前進道路中，檔案管理現代化也是應有之意，順應了時代的要求，也順應了企業發展的需求。推進檔案管理現代化，有助實現企業便捷信息共享，從而打破部門之間信息孤島狀態，加強企業部門、崗位之間的聯動，廣泛獲取信息和資源，轉化成數字化保存形式加以存儲，助力營造“用數據說話、靠數據決策”的數據文化。同時，檔案管理現代化是積極響應節約發展的舉措，有助于企業落實降本增效的要求，在提高經濟效益上較傳統檔案管理有不可替代的先進性。其中數字化的管理保存形式使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節省占地空間、節省庫存成本，查詢利用便捷，而且避免了反復復印資料造成的紙張和人力浪費。

2.檔案管理現代化對檔案工作提升的重要性

在國家的高度重視之下，檔案事業蓬勃發展，各類檔案不管是種類還是數量都大幅度增加，從而加大了檔案保存、管理和查閱的難度。在傳統的檔案管理模式下，不管是管理還是查閱都需要花費較大的人力和時間精力，已經不適應當前社會的需求，對檔案事業發展造成阻礙，而解決這一問題的手段正是實施現代化的檔案管理。因此，推進檔案管理現代化是將信息技術發展紅利與檔案管理需求相結合，將為檔案事業進一步發展提供強大助力。

3.檔案管理現代化對社會主義市場經濟的重要性

新時期社會主義市場經濟建設不僅要求提高人們工作生活總質量，也要求在方方面面加快現代化建設水平。檔案管理現代化正是經濟建設不可忽視的策略之一。改變傳統的檔案管理方式，轉變為依靠信息技術、依托現代管理理念的檔案現代化管理模式，提高了檔案存儲、管理、調閱的效率，從而提升了企業現代化治理的水平，因此也推動了社會主義市場經濟的發展。

四、檔案管理現代化視角下全面加強檔案管理的有效措施

1.建立健全檔案管理現代化體系

第一，健全檔案管理機構。重新樹立企業檔案管理相關領導和人員的職責，通過明確分工、明晰人物，提高推進檔案管理現代化的組織性。明確組織結構工作制度，以此保證職責落實及切實解決推進檔案管理現代化過程中存在的問題。完善檔案工作環境，加強硬件配備，實現議事有機構、機構有分工、職責有保證、工作有氛圍。

第二，建設檔案管理平臺。建議建設數字檔案室，這是實現檔案信息化的必然要求，其不僅僅是紙質檔案的數字化加工、簡單的建立一套檔案管理系統，而是運用數字設備和技術，收集、管理和利用檔案信息的數字化，以檔案目錄數據庫和全文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒體提供利用服務的虛擬檔案室。數字檔案室需要多個部門的協同配合，從檔案管理體制、標準規范、信息化基礎設施、檔案信息采集、檔案數據錄入和管理等全環節、全鏈條、全方位改變工作模式，形成管理現代、服務便捷、流程一體的全新檔案管理模式。此外，還需配備檔案數字化工作的必要設備，如計算機、打印機、掃描儀、服務器、存儲設備等，為檔案管理現代化工作提供強有力的后臺保障。

第三，健全檔案管理機制。要按照國家檔案管理規定及檔案工作實際，在虛擬數字檔案室基礎上，以檔案利用為依據，分類制定并完善制度和規程。根據檔案公開程度，可以劃分為公開或者不公開的數字檔案，并兼顧保密原則和利用原則就兩者制定不同的管理制度。再如，根據部門和崗位性質，對不同人員設置不同的權限、操作規范等，推動檔案合理化利用，保證企業檔案管理的流暢性和檔案內容的安全性。因電力企業涉及基建工作較為復雜，需要重點加強檔案管理有關職責的明確。電力企業涉及諸多基建工作，其檔案涉及面廣、內容繁多，因此要尤為重視建設基建檔案管理制度，通過制度來保障技術人員以及檔案管理人員的工作職能，明確各方收集信息的標準，避免出現遺漏和缺失。

2.加強檔案現代化管理質量建設和安全管理

第一，加強數字檔案室使用?；谏衔乃鰯底謾n案室的優勢，要加強對其全面應用，發揮其檔案數據集成和智腦的作用，及時為企業提供相關的檔案信息。要加強對數字檔案室中檔案數據的及時檢查和監督，按照規定和標準進行數據維護調整，保持檔案內容及時更新并確保數據真實性、全面性和有效性。另外，對于重要的但一時難以轉化成數字化載體的傳統紙質檔案，要進一步完善基礎管理工作，將其檔案案卷歸入數字化檔案室，但仍采取實物管理的方式。

第二，筑牢安全防線。保障檔案實體安全和信息安全關系到企業信息的安全性問題。對此，在推進檔案管理現代化體現落地的過程中，需要尤其重視在實現檔案數字化存儲、檔案信息共享的同時，要筑牢檔案管理安全防線。要嚴格外包服務的管理。簽訂保密協議從制度上堵塞外包安全漏洞;嚴控異地數字化，要求檔案數字化在本單位進行，不允許檔案失控。要強化數字檔案室的監控，設備封閉USB等信息輸出接口，磁盤等存儲設備維修均在單位專人監督下進行，設備和場地嚴禁連接互聯網。要加強電子檔案管理。在檔案數字化時確保真實性、完整性和可用性，相關網絡以及存儲介質需符合安全管理要求，對重要電子檔案進行備份保管。

3.加大企業資金投入和檔案管理人員培養力度

第一，加大檔案管理信息化資金投入力度。信息化已經成為企業發展的重要支撐，企業在統籌信息化軟硬件配備時需要充分考慮檔案管理現代化發展的需求，做足預算，保障資金投入，以此為檔案管理工作的現代化轉型升級提供信息化的保障。企業可以借鑒成立專項資金的做法，保證有限的預算不被其他事項占用，也提高檔案管理信息化設備和系統采購效率及可控性。

第二，加大檔案管理人員培養的力度。檔案管理現代化在過去檔案管理的要求上，對工作人員提出了信息化、數字化等新要求，對此，檔案管理人員應該先轉變工作理念，明確崗位定位，積極主動適應新形勢，學習把握新要求，通過自我學習，提高自我能力，實現人崗匹配。在職業專業素養上，檔案管理人員應該熟悉檔案工作的方針政策、法律法規和標準規范，系統掌握檔案專業知識，擁有豐富的實踐經驗和科學決策能力，還要補充學習統計分析學科知識，使用Python、Stata等軟件進行數據獲取和管理，對大數據進行分析和預測，提升自身數據分析能力。企業方面，需要以提高檔案管理人員專業性和綜合素質為出發點，多樣化的組織相關培訓、講座和研討活動，幫助檔案管理人員提高素質能力，以更好適應新時期工作的需要。企業要為檔案管理人員考取資格證書提供機會和平臺，并引導檔案管理人員通過參與考試夯實基礎，吸收新知識。同時，需在各類培訓中滲透涉密教育內容，增強管理人員安全意識，為檔案信息安全加固思想閥門。在日常工作中加強與地方檔案管理領域、先進檔案管理單位的合作與交流，學習各地方好的經驗做法，打造成專業能力強的檔案復合型人才隊伍。在全體員工中開展檔案知識普及，提高企業職工對檔案管理工作重要性的認識，調動員工參與到推進檔案管理現代化的工作中來，形成全員合力，加強部門聯動，為檔案管理人員開展相關工作提供助力。

五、結束語

加快檔案管理現代化的步伐是對企業現代化管理的有力支撐，也是新時期檔案事業發展的必然趨勢，更是對社會主義市場經濟發展的大力支持。當前傳統的檔案管理模式暴露出不少問題，與新時代檔案管理工作的要求不相匹配，如存在檔案管理質量不高、模式單一、風險較大等隱患，因此企業需要對檔案管理原理進行科學合理的分析，通過運用現代化的理論知識來推動檔案管理工作朝著現代化的方向發展。應該結合實際進一步完善建立檔案管理現代化體系，從機構、平臺和機制三個方面對推進檔案管理現代化加以保證;應加強檔案管理現代化體系應用落地，過程中重視對檔案內容的管理和監督，對檔案管理風險進行有效防范;應加大檔案管理信息化建設投入的力度和對檔案管理人員教育培養的力度，提供基礎保障，切實發揮檔案管理現代化的價值和作用，推進檔案事業穩步轉型提升。

參考文獻：

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[2]王素娟.新形勢下檔案管理現代化問題及改革對策[J].蘭臺內外，2020

（作者單位：國網河南省電力公司濟源供電公司）

作者簡介：李悠悠（1987-），女，漢族，河南濟源人，本科，電力工程技術工程師，研究方向：檔案管理。