檔案管理數字化轉型的路徑探究

摘? ?要：企業的檔案管理是行政管理重要一部分，隨著信息技術的提升，企業的文件檔案管理也有很大的變化。不斷以新的技術和方法，加強企業文件檔案管理工作，對于企業的發展有十分重要的意義。檔案管理的數字化轉型，就是在信息技術的基礎上實現的。通過檔案管理的數字化建設，能夠使企業與當下的信息經濟時代有效銜接。文章闡述了檔案管理數字化轉型實現企業科學的內部管理、提升企業的職工管理、促進高校的科研與教學等意義，分析了傳統的檔案管理存在的文件檔案的設施環境差異較大、文件檔案的利用率不高、電子文件檔案的相關制度不完善等，提出了檔案管理數字化轉型基礎業務的完善和規范、存量檔案的數字化、增量檔案的數字化、數字檔案館的建設、服務能力的提升等內容，探討了做好檔案管理數字化轉型的規劃工作、協調存量數字化與增量數字化的建設、檔案管理個別環節與整體數字檔案館的建設、檔案管理電子化與人工智能化的建設等檔案管理工作數字化轉型的路徑。

關鍵詞：檔案管理;數字化轉型;路徑探索

企業檔案數字化轉型是指企業將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變，以此提升檔案管理水平和效益的過程。在信息技術的不斷提升下，數字經濟成為當下及未來社會發展的整體趨勢。社會各個行業，包括社會的職權和管理部門，都需要進行數字化轉型，才能夠與未來社會的發展相適應。人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。隨著計算機網絡技術的提升，企業的電子檔案已經十分普及，相關的規章制度也在不斷完善。這對企業的檔案管理工作產生了革命性的改變，極大提升了企業檔案管理的工作效率。在新的社會環境下，企業檔案管理也應該利用更加先進的信息技術，在技術和管理模式上有所創新和改革，加強企業檔案管理的數字化建設，不斷完善企業的檔案管理工作，使檔案管理能夠更加符合新時代的企業發展要求。

一、檔案管理數字化轉型的意義

1.實現企業科學的內部管理

企業的檔案管理工作，是企業進行內部事務管理的基礎。無論是上級主管部門對企業的戰略部署，還是企業對廣大職工的管理，都是以文件形式來進行的。所有的事務都是有文件發布、歸檔，實現科學具體的內部管理。國有企業職工人員數量眾多，內部的機構和部門眾多，如此龐大的人員機構組織，需要通過檔案來進行精細的管理，才能夠實現企業的正常運轉。

2.提升企業的職工管理

廣大的職工是企業的主體，對于職工管理來說，傳統的檔案管理模式有很大的難度。企業的檔案管理工作，能夠通過職工的各種信息檔案的統計和整理，對職工進行詳細的分類，做到精細化和人性化的管理。另外，當下的企業職工流動性較大，職工檔案管理的工作也十分煩瑣。尤其是在企業的職工入職以及離職和退休階段，職工的文件檔案管理工作也比較集中。通過對職工的文件檔案管理，可以有效提升職工管理的效率，保證職工能夠在入職和離職等階段順利進行。

3.促進高校的科研與教學

企業除了在生產、服務之外，還承擔著一定的科研工作。企業的檔案管理，就是要保障科研與生產服務工作的良好順利進行。企業的科研工作，一部分是承接了上級主管部門所安排的科研項目，另一部分是對自身技術和管理的有效改進。不管是哪種科研項目，一般來說，從科研項目的立項到完成，周期比較長，科研人員的工作量也較大，整個過程所產生的各種工作文件較多，需要進行統一的管理。這樣才能夠保證科研工作的順利進行，同時，也能清楚顯示每個參與者的工作量。企業的檔案管理工作，為企業的科研和生產提供了基本的信息服務，使得科研與生產服務工作能夠相輔相成，完美的配合。

二、傳統的檔案管理存在的問題

1.文件檔案的設施環境差異較大

在傳統的檔案管理工作開展中，存放文件檔案的設施和環境是十分重要的。傳統的紙質文件檔案管理，對于外部環境的要求較高，對于溫度和濕度都有嚴格的限制。尤其要控制防水防火，以免產生不可恢復的影響。對于電子文件檔案來說，除了外部環境之外，還需要應對磁盤自身的機械故障，保證磁盤能夠正常的工作。目前來看，企業在檔案管理工作中，對外部環境的要求和管理存在一定的問題。一方面，是因為企業的文件檔案過多，其中有大部分文件檔案都屬于職工的個人存檔，極少使用但是需要花費大量的時間和精力來整理，而且需要占用場所來存檔。這就使文件檔案場所存放著無用的內容，也使得檔案的場所管理得不到應有的重視;另一方面文件檔案的存放場所管理不夠精細，沒有建立一定的責任制度。尤其是一些溫度和濕度檢測設施，以及防火、防潮的設施，都比較陳舊，沒有進行更新。

2.文件檔案的利用率不高

企業的檔案數量種類眾多，而文件檔案的利用率不高，則使得企業的文件檔案管理工作沒有發揮應有的價值。首先，企業的檔案內容十分繁雜，涉及企業的日常管理、生產、服務和科研等內容。這些內容很大一部分只是單純的存檔，沒有利用價值。其次，針對企業的科研工作，許多文件在存檔之后，沒有進行數據化的整理，導致許多科研信息沒有進行公布。這樣就使得許多教學科研工作的資料和文件重復，許多科研人員還需要花費大量的時間來重新進行研究前期的成果，使得人力資源有一定的浪費。最后，對于職工管理來說，許多基層管理人員所進行的有關職工管理工作的經驗總結、學術論文等，都會在企業中存檔。這些文件檔案是企業職工管理工作的寶貴經驗。應該通過文件檔案管理工作的不斷細化和完善，來加強文件檔案的利用率。

3.電子文件檔案的相關制度不完善

電子信息技術的應用，使得文件檔案得以通過電子資源的形式進行存儲和管理。電子資源檔案在管理中，具有更加鮮明的特點和優勢。尤其是互聯網的廣泛普及下，電子資源可以通過互聯網來廣泛進行傳播。不過這種電子資源，也存在著很大的風險和新的問題，如由于自身的文件檔案資源管理方式的不同，導致許多重要的資源被公布，或者是由于網絡安全問題導致的電子文件檔案的泄露，造成了企業以及職工的損失。這些問題在一定程度上說明了企業電子文件檔案管理的制度不夠完善，缺乏合理的管理模式，同時互聯網安全管理也存在著一定的漏洞。

三、檔案管理數字化轉型的內容

1.基礎業務的完善和規范

基礎業務完善和規范，就是要將檔案管理工作的基礎工作進行提升。主要包括健全檔案管理制度、實現檔案的集中統一、規范檔案管理的業務流程等。這是開展檔案管理數字化轉型的基礎工作，對于后期的檔案管理數字化轉型具有很大的作用。尤其是一些國有企業，在計劃經濟向市場經濟轉型過程中，檔案管理工作還沒有進行有效的改革，在檔案管理的基礎業務中，一些事項和流程都比較煩瑣，在市場經濟環境下也失去了意義。對于在計劃經濟時期遺留下來的過于煩瑣的基礎業務，要進行適當的精簡，保證檔案管理工作基礎業務的高效簡潔。

2.存量檔案的數字化

對于存量檔案進行數字化的加工，是一項十分煩瑣的內容，但也是十分重要的內容。尤其是一些建立時間較長的國有企業，存量檔案內容眾多，對于存量檔案的數字化加工費時費力。不過企業的檔案管理數字化轉型，對于存量檔案的加工是必要的基礎工作。在存量檔案的數字化加工中，要給予一定的支持，配置較為高端的掃描儀、刻錄機等設備，盡可能地降低人工勞動。同時，在存放數字存量檔案中，要注意進行科學合理的編號收錄，保證檔案檢索和瀏覽的方便和快捷。存量檔案數字化屬于管理對象數字化的轉型范圍，是檔案管理過程數字化能否發揮作用的關鍵。

3.增量檔案的數字化

增量檔案電子化是指新增的電子文件歸檔形成電子檔案。企業在不斷的經營和發展中，新增電子檔案是檔案管理工作很重要的一部分。尤其是業務較為多樣性的國有企業，新增電子檔案的內容也十分豐富。在進行增量檔案的數字化管理中，要根據業務的輕重緩急來進行電子檔案的歸檔。在新增電子檔案的歸檔中，要注意對新增檔案的歸檔程序的建設，使電子檔案的程序盡可能地通過線上來進行。增量檔案無論是在檔案的內容形式還是流程形式，都應徹底實現數字化的轉型。

4.數字檔案館的建設

中共中央、國務院下發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出：推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統。企業的數字檔案館的建設，對于檔案管理數字化轉型有著十分明顯的效果。運用現代科技，將企業的檔案資源進行征集、整理和保存，并且通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的一體化系統，可以有效實現企業檔案的數字化建設，并且實現檔案服務方式知識化的過程。企業數字檔案館的建設包括基礎設施的建設和制度規范的建設。基礎設施就是檔案的場館、計算機設備、存儲設備和網絡交換設備等場地和設施，是提供檔案數字化服務的基礎。在規章制度的建設上，除了傳統檔案館的基本理念之外，還應該規范數字檔案的檢索、錄入、傳輸和下載等行為，增加數字信息的權限設定和安全保密等體系建設。

5.服務能力的提升

檔案工作服務能力的提升，是在市場經濟的社會環境下所必須達到的理念。在傳統的檔案管理中，檔案部門為管理機構，缺乏必要的服務意識。而在市場經濟環境下，企業的檔案管理要增加自身的服務意識。在進行數字化轉型中，檔案的數字化建設要以服務用戶為基本理念，來確定整體的工作方向。首先，要將被動服務轉為主動服務，能夠將檔案信息進行有序的公布，并且通過大數據、云計算等技術，來實現用戶的主動檢索和推送，來使用戶了解檔案信息。其次，企業的檔案管理部門可以制作推出檔案管理平臺，這種互聯網平臺可以由用戶登錄并且進行檔案信息的基本操作，使用戶能夠更加便捷地進行自己的檔案管理。

四、檔案管理工作數字化轉型的路徑分析

1.做好檔案管理數字化轉型的規劃工作

在檔案管理數字化轉型建設中，要做好統籌規劃。首先，企業的管理層要對檔案的數字化建設引起足夠的重視，建立以檔案管理部門為首，多個部門共同配合的檔案管理數字化轉型工作團隊。其次，檔案管理的數字化轉型是一項十分復雜的工作，涉及的內容眾多，僅僅通過“花錢買機器”這樣的理念來進行，是遠遠達不到要求的。因此，要在檔案管理的數字化建設之前，做好統一的規劃和部署，建立詳細周密的工作計劃，確立檔案管理數字化轉型的工作目標，并且建立專業的人員團隊，來集中進行檔案管理的數字化轉型工作。

2.協調存量數字化與增量數字化的建設

對于企業來說，主要的目標是進行日常的經營活動，對于檔案管理的數字化轉型工作，并沒有很大的精力。因此，在進行檔案管理的數字化轉型中要循序漸進，由易到難來進行。而企業的經費有限，無法同時開展多種檔案數字化轉型工作，就更需要按照企業的自身發展來逐步進行。對于存量檔案的數字化建設，操作起來比較簡單，只需要花費一定的時間就可完成。企業可以對增量檔案數字化建設進行外包，節省了檔案管理人員的時間，同時外包服務的人員相對來說較為專業和系統，能夠將存量檔案數字化進行專業化的制作。對于增量檔案來說，工作較為復雜，難度也比較大，可以根據企業的自身發展，來選擇較為熟悉的領域來進行數字化轉型，以保證企業良好的運營。

3.檔案管理個別環節與整體數字檔案館的建設

檔案管理數字化轉型，要從個別環節到整體檔案館建設的過程來進行實施。對于企業來說，檔案管理的整體數字檔案館建設是一個復雜的項目，需要花費一定的人力、物力。因此，要從檔案管理的個別環節到整體檔案館的建設，來有效實施。首先，可以在檔案管理中，在某些環節進行數字化的轉型，如將目錄數字化以提高檢索效率，或是利用計算機進行輔助分類和排列，來實現部分整理工作的數字化等。在檔案管理的數字化建設中，對于個別環節的數字轉化，既可以進行資源的轉化，也能夠吸取一些經驗。通過個別環節的數字檔案建設，最終形成有效的整體檔案館的建設，實現企業檔案管理工作的數字化轉型。

4.檔案管理電子化與人工智能化的建設

人工智能是未來社會管理的一個主要的趨勢，對于檔案管理來說，其本質上也是信息資源的管理。檔案管理的數字化轉型，其主要目的也是對檔案進行更加高效的利用。因此，在檔案管理的電子化與人工智能化建設，是檔案管理數字化轉型以及未來發展的主要目標。在中共中央、國務院下發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出：加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別。因此，在企業的檔案管理數字化建設中，要廣泛利用先進的科學技術，來加強檔案信息資源的信息智能化建設。同時，由于人工智能技術正處在不斷發展和完善的階段，在檔案管理的數字化建設中，要隨時進行新的技術和設備更新，來不斷提升人工智能的應用效果。

五、結語

檔案管理數字化轉型中，要根據企業自身的經營與發展，合理進行檔案管理的數字化轉型。在檔案數字化轉型的過程中，要把握整體的方向，使得檔案的數字化構建能夠切實有效地應用于日常的企業管理和生產經營中，提升檔案信息的利用率，這才能夠實現檔案管理數字化轉型的目的。同時也要認識到，檔案管理的數字化轉型是一個龐大的系統工程，要做好長遠的規劃，按照科學的方法和途徑來逐步的實現。

參考文獻：

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[3]王強.企業檔案工作數字化轉型：實踐探索與理論框架[J].浙江檔案，2020

（作者單位：中國鐵路西安局集團有限公司閻良工務段）

作者簡介：安妮鴿（1983-），女，漢族，陜西渭南人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。