數字化時代高校口述檔案采集與傳播對策

鄒蘭

摘 要：口述檔案是高等院校檔案資源建設的關鍵組成部分，可以讓傳統檔案記錄更形象、更生動、更具體，甚至可以彌補校史空白。由此可見，高校口述檔案為其編史修志工作提供了諸多重要的歷史素材來源，亦是對所有師生展開愛國、榮校教育的最佳路徑與方法。根據口述檔案具有的特殊性，要想做好高校口述檔案各項工作，則必須創建規范完善的采集整理流程。本文基于對高校口述檔案的概念進行解讀，明確高校口述檔案面臨的問題，而后總結出數字化時代高校口述檔案的傳播對策，以供參考。

關鍵詞：數字化;高校;口述檔案;采集;傳播對策

引言

伴隨中國高校辦學質量的持續提高與現代科學技術的迅速發展，我國高校非常重視周年慶活動和校史館創建以及校史編撰等相關工作，擁有珍貴史料價值和功能的口述檔案在高校發展工作和重大活動中逐漸發揮其具有的重要作用，很多高校已開始實施口述檔案工作，然而因檔案意識、專業人才等方面的限制，當前口述檔案工作依舊存有諸多問題，故而本文對數字化時代高校口述檔案采集與傳播對策進行全面探究。

一、高校口述檔案的概述

1.口述檔案的含義與功能

所謂口述檔案，即指研究應用與儲存歷史記憶而開展有計劃、有目的采訪而構成地特殊資料，最開始是利用錄音和逐字記錄的形式。而高校口述檔案是其中的一種，為了記錄與保存學校發展歷史的檔案形式。隨著信息化時代的興起，高校口述檔案已進入到數字化建設時代。而且，高校口述檔案和書面檔案存在極大差異性，其擁有以下幾個價值功能：首先，針對高校檔案工作而言，能夠發揮與拓寬高校檔案具有的服務功能、優化高校檔案體制、豐富高校檔案資源、凸顯高校辦學傳統與辦學特色;對于高校口述檔案而言，可以彌補學校文獻檔案存在的空白，呈現高校發生重大事件的真實場景，加強高等院校檔案的真實性、生動性、形象性與可讀性。

2.口述檔案數字化的原因

高等院校口述檔案數字化是其數字化建設的關鍵部分，與其他檔案數字化相同，均是伴隨計算機、數據庫、互聯網、多媒體以及數字攝影等多個現代科技發展而產生的一種新型口述檔案形式，其將各類載體的口述檔案信息資源轉變成數字化信息資源，用數字化的模式進行儲存，以網絡化的模式進行連接，運用現代計算機系統展開管理，構成一個結構性口述檔案信息資源庫，可及時提供運用語境服務進行資源共享，使檔案資源數字化、檔案管理智能化與檔案服務網絡化。另外，要想推動高校口述檔案數字化建設進程，則應當重視各個方面的影響因素。首先，高等院校口述檔案從本質角度而講，就是現代社會與時俱進發展的需求，根據創建數字化、網絡化口述檔案可以有效克服傳統儲存狀態存在的不足，更好、更全面進行管理與保護，為高校教職工提供最佳服務。其次，高校要想實現信息化發展，則應當將口述檔案包含在內的一切檔案工作均進行數字化建設。只要高等院校口述檔案數字化建設成功，根據信息“高速公路”這一輸送路徑，就可以隨時隨地查閱信息與利用信息，從而充分發揮高校口述檔案工作的價值和作用。

二、高校口述檔案面臨的問題

1.口述檔案意識相對薄弱

因傳統思想理念的直接影響，高等院校黨政管理部門、專業院系與辦學實體會對口述檔案的可靠性和真實性產生質疑，其認為口述檔案具有極強的主觀情緒，不同個體在不同時代背景、時間、地點對會同一歷史事件出現表述不一的情況，所以其認為高校口述檔案并不具備檔案應有的情報價值以及憑證價值。然而，文字檔案信息同樣具有相應的主觀性，文字檔案記錄的信息并非都是“真相”。因學校教職工缺少對口述檔案的正確認識，對口述檔案的認同度與重視度均較低，加上高等院校檔案室缺少正確積極的宣傳引導，造成高校教職工對口述檔案的采集、應用意識十分薄弱，從而對高校口述檔案的實際建設及發展產生嚴重影響。

2.口述檔案專業人才短缺

從相關調查中得知，高等院校未能開展口述檔案工作的主要原因即是專業人才團隊缺乏。專業技術優質人才短缺，口述檔案工作團隊缺少穩定性，已經變成我國高等院校口述檔案發展緩慢的主要障礙。現階段，口述檔案工作者一般均是由檔案工作人員和新聞工作人員等組成，而高等院校檔案工作人員主要工作就是收集檔案、整理檔案、保管檔案與利用檔案，但既擁有檔案專業知識又具備信息化技術的優質復合型人才極少;而針對高校新聞工作者而言，其主要將新聞宣傳和推廣工作作為主導，既懂得新聞采訪又懂得歷史知識的專業人才十分稀少。而且，檔案工作人員以及新聞工作人員均是由于特殊工作需求臨時被領導抽調到口述檔案工作中，未能經過專業系統的學習及培訓，綜合素養與專業能力均需要進一步提高。

3.檔案工作體系缺少穩定

高等院校口述檔案一般都是在學校周年慶活動、校史館創建與校史編撰等多個特定工作中構成的，是高校總結自身辦學經驗、展現自身辦學成果的一個產物。在某些特定工作結束后，高校口述檔案工作的不斷發展在各個方面影響下無法獲得長效保障，如設備、資金與制度等，而且在學校層面也缺少長效系統的工作體系。根據調研情況而言，將口述檔案建設與發展融入到高校檔案管理整個工作體系中的較少，因口述檔案沒有被列入歸檔領域，加之相關工作人員整體數量較少，但工作任務和壓力十分繁重，從而對口述檔案工作人員開展工作的自主性和積極性產生不利影響，由此可見，在高校檔案館層面缺少長效工作體系。

三、數字化時代高校口述檔案的采集

1.準備工作

高校口述檔案收集前期準備工作必須充分，主要囊括確定口述檔案的對應主題以及口述人員。而且，口述檔案選擇的主題要具有一定代表性和價值性，且具有深遠意義。現階段，高校口述檔案主題囊括學校創建歷史、重要科研項目和各種重大活動及事件，如學校教師支教援疆、成立西藏新疆班等多個有特色、有意義、有價值的口述主題。其次，明確好主題后，應確定訪談對象，訪談對象往往都是學校歷任校領導、有影響力的校友與其他了解學校發展歷史且參與學校各種重大活動的老一輩教職工等。明確口述檔案主題與訪談對象后，由高校檔案編研者查詢各種檔案資料，進一步了解和掌握口述檔案主題的背景。如果前期資料準備不夠充分，則會對被訪者講述訪談內容產生直接影響。例如，在展開口述檔案錄制時，因前期準備不足，與受訪者缺少溝通交流，致使受訪者口述事實模糊，最終導致錄制失敗。基于此，在口述檔案錄制前，必須將采訪稿預先透露給被訪者，和被采訪者展開深度溝通及交流，詢問被訪者的看法與意見，進而為訪談工作有序開展奠定基礎。

2.收集工作

在口述檔案訪談過程中，訪談者應當和被訪者展開友好溝通。為了使被訪談者清晰準確地進行講述，訪談人員會結合檔案資料展開恰當的引導與提醒，在訪談過程中被訪者講述或者回憶時，應當耐心傾聽并做好記錄，進而得到完整精確的口述檔案。而且，在口述檔案收集中還會遇到諸多困難和問題，比如被采訪者不愿意接受采訪甚至拒絕參與任何訪談，所以采訪者會根據上門拜訪以及充分講解口述檔案具有的重要性與影響力等使被采訪者放下心中顧慮和芥蒂，選擇參與訪談。另外，還有一些學校老教職工因年齡較大，記憶日益模糊，語速十分緩慢，所以在訪談時必須給予其充分全面的照顧和引導;有的被采訪者因為緊張、害怕等多個原因造成重復錄制，采訪者也需要給予其耐心與理解，讓被采訪者可以輕松、愉快地完成訪談。針對在外地及國外的被采訪者而言，一般會根據網絡視頻形式展開訪談，并且把視頻訪談保存記錄，標記好具體時間和對應主題。由此可見，唯有克服障礙和困難，為被采訪者創造有利條件，只有這樣，才能得到真實、客觀、具體的口述檔案，而且還能充分反應出客觀歷史事實。

3.整理工作

在口述檔案訪談結束后，應當對訪談資料進行歸納整理。后期整理囊括錄音、訪談記錄本以及錄像拷貝等一系列后續工作。而錄音和錄像的保存與管理應當將《磁性載體檔案管理與保護規范》作為參照，光盤必須備份超過兩份，而硬盤與移動硬盤也應當進行備份。抄本制作是最關鍵的一環，為了防止時間過長發生采訪情景信息丟失的情況，必須進行及時整理。而且，在整理過程中要極具耐心，重復多次回放錄像或者錄音，尊重受訪者一切要求，力爭做到“原汁原味”，切記不可根據個人喜好與想法隨意刪減受訪者“原話”，或是因未能聽清受訪者話語就略過，針對未能聽清或者理解不深入的地方應當進行詳細標記，便于回放備查，如果遇到過于模糊的地方應當與受訪者展開再次確認。針對受訪者訪談過程中出現的時間、地點、事件及發展背景等重要細節要進行詳細核實，可在相關檔案中尋找證明，亦或尋找其他有關知情人進行驗證。針對與歷史不相符的地方應當利用括號標注的方式在抄本上進行標注，然而需要注意不可破壞原文。另外，為了保障口述歷史電子檔案的可靠性、科學性、完整性以及真實性，高等院校檔案館應當根據國家檔案局頒布的相關規定創建口述檔案數據信息庫，不僅需要對被訪者個人背景展開著錄，而且還應當將抄本用電子文件的模式歸檔，加入到口述檔案種類下。

四、數字化時代高校口述檔案傳播對策

1.增強在線口述檔案的征集

數字時代下高校口述檔案征集方法也在發生變化，而各種口述檔案的采集則必須彰顯其便利性，由此致使在線口述檔案征集變成了一種全新的征集形式。所謂在線口述檔案，即指將一類口述檔案主題根據多種渠道進行網絡公布，讓社會群眾獲取，并且根據口述檔案在線征集網絡平臺提交的各種內容，如相關音頻、視頻、實物資料掃描件、受訪人傳記材料以及拍攝稿件等。但是，在線口述檔案征集必須注重在線征集網絡平臺的構建及管理，全面考慮網絡平臺創建的目標、目標對象以及平臺可為群眾提供的各項資源與服務等，真正解決口述檔案網絡傳播文件格式和儲存空間等相關技術問題，真正做到可持續性、可有效性征集。

2.完善口述檔案的檢索功能

在現代數字化時代背景下，信息傳播更加迅速、快捷，以往檔案宣傳一般均是依靠展覽與網站新聞得以實現，但數字化時代下口述檔案工作應當增強對各種新技術的運用，根據自媒體技術、互聯網技術與大數據平臺的合理運用，推動高校口述檔案采集與傳播成效及質量的提高。比如，可根據創建檔案微信公眾號、微博以及檔案APP等多個網絡平臺實現對高校口述檔案信息資料的搜索和查詢，以此完善高校檔案檢索功能，對口述檔案信息種類進行劃分，提升廣大用戶體驗的認同感與滿意度，進而為高校口述檔案采集傳播奠定扎實基礎。

3.豐富口述檔案的傳播方式

數字化時代下，高等院校檔案部門應當全面分析新形勢下信息的傳播形式，加強口述檔案信息資源的全面性和吸引力。在確保口述檔案信息真實可靠的狀況下，創新口述信息內容的呈現方式，例如在視頻編輯時可恰當加入一些生動形象的動畫講解，運用虛擬現實技術，根據三維空間形式還原歷史，使廣大檔案信息使用者可直觀形象地體會和感受檔案信息的內容，加深對口述檔案的了解和認識。除此之外，亦可制作成對應影視片在各大網絡平臺進行點播或是根據手機直播模式實現和廣大群眾與受訪者相互間的實時溝通，致使口述檔案的傳播模式更加豐富多樣。

4.創建口述檔案數據資源庫

高等院校檔案部門應當把征集到的各種檔案資料實行數字化轉換，根據不同人物、學科和校史專題等轉換成不同類型的專題信息數據資源，構成清晰明了的檢索目錄，根據檔案信息管理網絡平臺提供有聲檔案或是文字檔案在線服務，以此便于相關編研人員對各類主題口述檔案數據資料展開進一步研究。其次，征集具有個性化的口述檔案，創建特色檔案信息數據資源庫。高等院校檔案部門可通過對本校辦學特色的了解，征集特色化口述檔案，比如軍工學校在開展口述檔案征集時，要側重彰顯軍工學校辦學特點;針對中醫學校而言，不僅要凸顯本校辦學特色與辦學觀念，還應當凸顯中醫文化精髓。與此同時，把征集的信息資料進行征集歸納后，構成特色化口述檔案信息數據資源庫，根據網站和微信等多個平臺定期呈現高校館藏特色化口述檔案內容，以此吸引學生進行搜索和查詢。最后，完善口述檔案管理規章制度。現如今，與高等院校口述檔案有關的規章制度極少，因此必須設定各種規章制度來保障口述訪談流程的專業化、制度化、科學化與合理化。譬如，采訪流程、征集形式、歸檔方法以及儲存辦法相互間的內在邏輯，采集工作的獎懲措施，口述專項經費的具體使用權限，合作組織或是相關工作人員需要遵守的規范等多方面設定完善健全的口述檔案管理制度。特別是在數字化時代背景下，對于聲像檔案標引規則以及數字化規范應當重點考慮，進而讓口述檔案的整個收集過程和保管運用均能夠做到有章可循、有跡可查。

五、結語

綜上所述，口述檔案是高等院校檔案工作的關鍵組成部分，已逐漸開始創建數字化發展進程，并迎來嶄新的發展時機。如何解決數字化時代高校口述檔案面臨的問題，發揮口述檔案具有的作用和價值，是現代高等院校口述檔案工作開展的重點。

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（作者單位：云南財經大學）