人工智能在企業檔案有效利用工作中的應用

王秋艷

（河南省兒童醫院 河南省鄭州市 450018）

1 引言

當今社會伴隨著信息化、智能化、云計算和大數據技術在檔案管理中的廣泛應用，企業檔案管理都在朝著人工智能方向不斷發展。通過對人工智能技術的應用能夠擴大檔案管理的應用價值，創造檔案管理新的處理方法，很大程度提升了檔案管理工作的效率。檔案管理工作是搭建智能政務與智能社會的重要一環，達到智慧檔案管理及智慧檔案服務的新需要，提升處理自然語言的能力、深度學習及處理的技能，可以更好地提升檔案管理工作效率并且提高檔案服務質量。

2 檔案應用技術的特點

2.1 人工智能技術

2.1.1 人工智能的基本概念

人工智能技術是一種通過仿真，擴展和研究智能理論，技術，方法和應用系統開發進行擴展的新技術。人工智能是計算機科學的領域之一，該領域的研究包括語言識別，機器人技術，專家系統，自然語言等。人工智能研究的一個重要目標是允許計算機總體上處理各種文件，數據和幾何信息，它通常需要人工智慧，最后一個可以實現大文件的管理。

2.1.2 人工智能的研究價值

人工智能研究使計算機可以模擬人類的智力行為和思維過程（例如，推理，學習計劃，思維等），以計算機達成智能的原理為主體，制造出類似于人類大腦智慧的計算機設備，讓計算機能夠達到更高層次的應用價值。

2.2 數據處理

隨著計算機網絡技術的不斷發展，信息數據處理的效率和移動性得到了提高。計算機可以快速處理，請求收集，存儲和交換來自大量無序數據的數據。通過各種計算機軟件應用程序提供數據和產品的價值和重要性是數據處理的重要組成部分。在企業檔案管理中，不斷開發和創新新技術，如今檔案存儲在計算機和網絡中，可以根據各種計算機設備的結構和工作來分析時間和空間的分布。

2.3 人工智能技術應用的要點分析

人工智能在檔案網站建立中的落地是人工智能技術應用的關鍵。目前來講，人工智能的網站應用可以概括為以下三點來進行：

（1）網站各模塊的智能化應用水平較為落后，很多檢索、分類的設置都缺乏人性化，整體應用效果缺乏科學性。通過人工智能的有效應用，可以幫助網站建立智慧檔案館系統，一方面可以提現多樣化、多層次的文件信息服務模式，幫助使用者更加順暢地進行網站檢索和瀏覽，另一方面也能通過人工智能優化當前的信息網絡化設置，促進數字檔案館的有效推進和使用壽命的提高。伴隨著網絡科技日益發達的社會發展背景，數字檔案館已經可以成功結合云上存儲和計算、物聯網+應用技術以及與人工智能相結合的技術應用方式，讓數字檔案館與傳統檔案館相結合，取長補短，共同促成檔案技術化、科學化的轉變進程。

（2）先進的數據集成理念落實滯后，需要加強檔案資源收集的信息集成化管理。檔案信息內容龐雜、繁瑣，并且會隨著時間的推進產生后續更多的信息，這就需要先進的數據集成技術來支持檔案機構的資源整合和數據集成理念的有效應用。例如網站智能化應用規則，可以幫助用戶建立起簡單可行、詳細靈活的信息使用規則，并針對用戶的權限設置提供隨時可變更、可調整的人工智能設置。

（3）檔案網站維護需要大量的人力支持，缺乏有效的人工智能運用。在千人千面的技術應用方面，人工智能要注重一個應用要點，那就是以人為本，將用戶作為最終的服務目標來進行標注。例如在信息索引和用戶個性化信息推送方面，要充分利用好人機交互智能化服務模式的技術應用，讓不同的用戶有不同的平臺體驗；或者針對傳統檔案服務過程中較為繁瑣的信息檢索程序，優化人工智能檢索模式，提高用戶滿意度；在建立客戶檔案方面，人工智能也能做到“一鍵建檔”，簡化用戶的建檔程序。

3 人工智能對企業檔案的有效利用產生的影響

人工智能這項技術在企業檔案的高效利用中起到了至關重要的作用，相關工作人員對于檔案文件的充分利用和高效信息提取能夠有效提高企業工作效率、完善企業工作流程。同時，人工智能能夠在傳統檔案管理工作的基礎上充分利用先進網絡信息技術，強化檔案信息資源的使用率和現代科技技術含量，對于優化信息標的、細化信息分類具有重要的價值[1]。

人工智能技術的應用簡化了現有文件信息的輸入，分類，分類和存儲的機械操作，提高了文件信息的準確性，并有效防止了由于文件信息失真或人為錯誤而導致的人工數據信息丟失；同時，對于用戶來說，訪問查詢和文件很方便。用戶可以直接從信息設備終端搜索存檔關鍵字，并找到需要立即咨詢的存檔信息。

進而，智能的文檔管理系統可以滿足使用者對文檔靈活調取和自動化篩選等方面的使用要求，它提供了非常快的信息數據傳輸速率，因此可以極大地滿足歸檔用戶的信息需求。

3.1 提高企業工作效率

從企業以往對于財務管理的工作來看，不僅是對企業的工作模式或是對企業工作的內容看，都會存在重復出現的情況，特別是對財務會計工作人員來說，日常工作中大部分工作內容都在圍繞要對數據信息的收集、整理、核對工作上進行，不僅要花費大量的人工在數據的核對和整合上，更要將其匯總成報表方便部門查閱，造成企業人力資源的浪費情況，而且企業成本會不斷增加；進而，企業的財務人員必須執行長期的機械工作才能重復執行某些任務，容易發生錯誤[2]。

因此，將人工智能技術應用于企業單位相關數據的記錄、整理和總計工作，可以有效解放人力、防止人力資源和生產成本的浪費，同時也能提高工作效率，減少錯漏情況的發生。

對于企業檔案資料的有效整合和利用，人工智能同樣具有這方面的優勢。不僅能夠有效減少員工在檔案查詢、利用工作中過于繁榮、復雜、重復性的操作環節，更能有效防止錯漏的發生。例如：自動查詢、企業集成、自動審核及電子檔案等技術，這些技術幫助企業檔案部門工作人員從枯燥、乏味的工作中得到解放，讓企業檔案信息處理工作更有針對性，推動企業健康發展與可持續發展。

3.2 有利于基礎數據的高效運用

在人工智能的模式下，可以有效地將企業檔案信息、資源進行整合，使得企業特殊資源成為可快速操作的部分，為企業管理決策、運營決策起到決定性的作用；對于企業來說，對業務管理的優化和調整，能夠加快信息傳遞的速度，有益于為企業管理瞄準時機，為加快在市場立足打下基礎[3]。

人工智能技術能夠在企業檔案信息庫與業務數據之間建立鏈接，并成為承載企業運營、管理及發展等相關信息數據的有效載體，將二者充分結合起來，不僅能夠加快企業決策的執行力度，更能有效提高企業決策的戰略高度，促進企業的可持續發展。

因此，在現代社會經濟高速發展的大背景下，企業更要跟隨時代發展的浪潮，充分利用人工智能的優勢，將其應用到企業發展和管理的各個方面，尤其是在企業檔案信息數據的有效開發和利用方面，這不僅能夠幫助企業更好地總結經驗、推陳出新，更能防微杜漸，為企業的戰略發展藍圖提供堅固的理論支持。

3.3 有利于大數據的集成處理

在人工智能模型中，可以有效地集成企業的信息和資源，在有機整體上創建統一的資源，并為企業的業務和運營決策奠定堅實的基礎；優化和協調企業的業務流程，加快信息技術的發展速度，將有助于企業抓住市場上的更好機會[4]。

同時，人工智能業務運營商，也能夠有效推動企業財務檔案和業務數據之間的充分結合，這不僅可以有效提高公司的決策能力，也能進一步保證公司生態的可持續發展能力。

為實現電子檔案大數據信息集成的技術應用，大型科研所針對數字檔案館的信息化建設系統進行了深入的研究，并卓有成效。其中對于“增量電子化”和“存量數字化”這兩種硬核技術的引入，不僅可以實現數字檔案館的立體化呈現、實現數據和信息的深度和廣度上的檔案服務拓展，更能幫助檔案知識服務水平實現自我規劃和自我提升，形成良性的行業發展態勢。

4 人工智能在企業檔案信息有效利用工作中的具體應用

4.1 人工智能相關技術應用

伴隨著改革開放的不斷推進，現代公司逐漸步入激烈的市場競爭環境，這對企業的檔案信息處理和有效整合提出了更高的要求，不僅需要各種獲取信息的方法，而且要更加注意獲取信息的準確性和及時性。具體來說有以下幾項應用重點：

（1）圖像掃描識別技術的應用。圖像文字識別應用系統屬于新興技術，利用人類感知、外界交互識別的智能識別系統來實現，在基礎的圖像信息采集的基礎上，進行深度學習的特征提取、重組和構建的識別模型，借用AI 攝像機進行檔案信息的識別和提取，提高提取效率的同時，也加強信息的再利用效率。

（2）應對互聯網開放環境中的安全問題。利用IT 系統安防技術，加強企業檔案信息的后門預置功能和自身漏洞的智能修補，增強企業檔案信息的安全性。具體來說就是利用機器的“學習模式”與“防御模式”相結合的入侵特征檢測技術，將人工智能的專家級預判和檢測功能應用到檔案信息門戶檢測系統中，提高企業檔案的安全級別。

另外，在互聯網環境中，人工智能技術能夠保證在一臺電腦出現病毒感染的情況下，不進行大面積波及，保護了統一網域內其他信息系統的安全和持續運行。

（3）網絡化、數字化、社會化、“互聯網+”的有效應用，以及語音語義識別系統的引入，提高人機互交智能化應用的發展水平；在檔案推送技術領域，建立檔案信息獲取模型、組織模型、推送模型以及需求模型等，完善檔案信息共享模型建立。

4.2 人工智能技術與信息跟蹤技術的有效結合

人工智能在信息追蹤和管理中的應用其實是一種綜合應用能力的實體軟件應用，不僅涉及到對知識庫、數據庫的提取，更涉及到相關信息庫的再加工和重組。尤其是對于用戶瀏覽記錄、關鍵詞設置等信息的提取和追蹤，結合當下“大數據應用”背景的人工智能應用現狀，進行有效的信息傳輸，進而提高系統對用戶信息的有效把控，完善“千人千面”的有效應用。

通過對檔案文件應用程序的改進，在技術上充分結合人工智能技術的優勢來做出相應的調整，可以從以下幾點著手來進行：首先，人工智能系統可以幫助建立“智能搜索程序”，提供“智能化的關鍵字搜索”功能；其次，強大的編程可以輔助人工智能實現信息系統的“網絡追蹤”能力，對于信息的泄露、盜用和非法查詢起到可追溯、可跟蹤、可監控的功能。再次，利用人工神經網絡的快速運算、傳送和分析功能，形成良性的輸入與輸出交互環境，這依賴于處理器對人工智能的強大模擬和學習功能，同時這也是智能化信息處理技術的核心思想，在信息追蹤技術領域有著越來越廣泛的發展前景。

4.3 完善企業檔案錄入機制

企業各部門錄入的各式檔案信息資源都有著一定的邏輯，在檔案錄入后，人工智能就會根據不同部門職責、工作性質的劃分標準將數據和信息進行歸類、統籌和整理，并建立起數據庫、數據字段和程序之間的聯系；對于網絡信息化的檔案錄入工作而言，在進行公開化的信息錄入系統建立的同時，也要注重企業信息安全化和完整性的程序設置，通過制定統一的標注、類目和部門模塊等方式，既建立部門之間的有效聯系，又防止錯漏的發生。

4.4 人工智能在信息規則制定中的應用

人工智能本質上是對人腦思維模式的模擬和應用，因此在企業檔案信息的智能化應用過程中，不僅要注重信息處理過程的技術應用，同樣要注重信息規則制定的人腦過程模擬設置。

在制定規則的過程中，要合理規避技術壁壘的局限性，從多種數據信息模塊中尋找人腦操作與機器操作的技術相通性和融合性，結合編程語法、規則的錄入，進行人工智能技術的應用實效提升。

5 結語

企業文件管理應用程序不僅滿足了時代發展的需要，還滿足了企業文件管理革命的需求。人工智能通過增強存檔功能并向檔案管理員提供準確的數據，以提高公司財務運作的質量和效率并避免風險，在作出與傳統的手工工作相比無法做出的科學合理的決定中發揮著重要作用。在各個領域成為重點關注的發展方向。檔案管理中不但要處理大量的信息資源，還要使用新技術優化管理，這些都和人工智能技術密不可分。