中學檔案管理存在的問題及對策分析

吳良妹

（福建省南平第一中學，福建 南平 353000）

檔案管理工作具有復雜性、系統(tǒng)性和綜合性的特點，對管理人員專業(yè)素質(zhì)、綜合能力要求較高，加強檔案管理力度可以為學校的發(fā)展提供重要保障。通過對中學檔案的回顧性研究，可以掌握中學教育教學工作方面的演變過程，更好地總結(jié)各項制度方法的得失成敗，為學校在新世紀進一步發(fā)展提供經(jīng)驗。

一、中學檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的認識定位不夠準確

很多學校在管理過程中，一味側(cè)重于學生成績的增長，將提高升學率放在首要地位，對檔案管理工作的重要性認識不夠。在檔案管理工作開展過程中基本流于形式，沒有充分意識到該項工作在學校的發(fā)展中發(fā)揮的重要作用，在檔案管理方面投入的資金、人力、物力不足，沒有結(jié)合學校的發(fā)展目標和新時代的發(fā)展趨勢，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，這不僅不利于學校各項工作有效開展，也在一定程度上制約了學校的進一步發(fā)展。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

結(jié)合目前情況來看，很多學校由于對檔案管理工作重視程度不足，導致在檔案管理人員配置方面，門檻要求較低，采用學校任課教師兼職或外聘人員的方式來開展檔案管理工作，這種模式導致檔案管理工作只是流于表面，在實際管理過程中，相關(guān)人員只是進行簡單的資料分類、匯總、裝訂成冊，沒有充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作具有較強的復雜性、系統(tǒng)性和綜合性，其中涉及到學校發(fā)展歷史、發(fā)展現(xiàn)狀和目標規(guī)劃，包含學校教師和學生的重要個人資料，如果該項工作處在淺層管理，則無法為學校的發(fā)展提供全面的信息。學校領(lǐng)導不重視，導致從事該項工作的相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)不高、責任意識不強，對檔案管理工作無法實現(xiàn)更加深層的精細化管理，當學校、教師以及學生的資料需要更新時，由于管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，導致該項工作明顯滯后，既無法滿足學校的發(fā)展需求，也無法為學校的全面發(fā)展提供保障。

（三）檔案管理模式落后

大多數(shù)學校將學生成績的增長放在首要地位，進而將大部分的資金、人力投入到其中，忽視了檔案管理工作在學校發(fā)展中的重要作用，導致在該項工作中投入的資金、人力不足，沒有結(jié)合時代發(fā)展的趨勢和學校的實際需求及時引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理設(shè)備。很多管理人員工作思想落后，創(chuàng)新意識缺乏，對現(xiàn)代化管理技術(shù)掌握不足，無法全面建立信息化、智能化、數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)有的管理模式與學校發(fā)展的實際情況不匹配，導致各類檔案資料的錄入、整理、分析效率不高，對后期對各類資料的調(diào)用和查詢工作的造成了困難，以人工為主的工作模式效率低，容易出現(xiàn)遺漏，安全性也不高，同時在調(diào)用過程中易對紙質(zhì)檔案造成損壞，不利于檔案的持續(xù)利用。

（四）檔案收集過程難度大

由于檔案管理工作信息化程度不足，以紙質(zhì)為主的檔案管理模式存在諸如收集難度大，儲存分類工作不容易開展等問題。在學校快速發(fā)展過程中，檔案管理工作主要涉及學生、教師的檔案資料收集，以及學校重大活動及與教學政策制度調(diào)整有關(guān)的檔案資料整理，在新生入學以及畢業(yè)生畢業(yè)時，還會涉及學生檔案的變動，在該過程中，需要對新生的檔案資料進行收集整理，對畢業(yè)生的檔案資料交接、調(diào)用，以人工為主的管理模式存在效率低、準確度不高的問題。此外在收集和調(diào)動過程中可能會造成檔案的遺失，造成難以挽回的損失，有時還會引起學生與學校之間的矛盾，不利于學校團結(jié)校友，給學校形象造成負面影響。

二、加強中學檔案管理的有效措施

（一）明確檔案管理工作的重要性

中學檔案管理在學校長期發(fā)展規(guī)劃的制定過程中起著至關(guān)重要的作用，在檔案管理工作開展中，要實現(xiàn)與學校、學生、老師有關(guān)的資料的精細化管理，為日后檔案的調(diào)動和使用提供保障，為檔案管理的專業(yè)化、條理化打下堅實基礎(chǔ)。在推動學校教育事業(yè)發(fā)展的同時，樹立學校良好的口碑形象，進而提高學校的競爭力，為獲取更多優(yōu)質(zhì)生源、吸引教育人才提供保障。與此同時，還要結(jié)合學校的發(fā)展需求以及時代發(fā)展趨勢，根據(jù)學校的實際情況和檔案管理工作的特點，構(gòu)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)。檔案管理工作具有重復性，在長期管理過程中相關(guān)人員容易出現(xiàn)懈怠、消極心理，只有意識到該項工作的重要性，提高管理人員的責任意識和職業(yè)素質(zhì)、道德素養(yǎng)，才能保證中學檔案管理工作的順利開展。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

結(jié)合學校實際情況來看，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足、責任意識不高、綜合能力不強是制約學校檔案管理工作有效開展的主要原因。針對以上問題，學校領(lǐng)導人員在高度重視對檔案管理人員的培訓工作的同時，還要適當提高檔案管理工作的門檻，通過調(diào)整該項工作的薪資結(jié)構(gòu)，吸引高質(zhì)量人才投入到學校檔案管理工作中，從而大幅提升檔案管理工作的專業(yè)程度，進而實現(xiàn)學校檔案的精細化管理。檔案管理工作具有較強的綜合性、系統(tǒng)性和復雜性，在學校發(fā)展過程中，該項工作對從業(yè)人員的綜合能力要求較高，建議學校應(yīng)該定期舉行培訓工作，加強對從業(yè)人員綜合能力的提升。在培訓過程中要著重加強其理論知識和專業(yè)技能方面的培訓，要構(gòu)建較為完善的信息管理模式，這就要求檔案管理人員熟練操作信息設(shè)備，掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高檔案管理效率和質(zhì)量，同時也有助于減少工作量，降低工作難度。如圖2 所示，檔案管理員的工作內(nèi)容涵蓋范圍廣，包括學生成績管理、學生檔案管理、教師管理、學習經(jīng)歷管理、公告管理、學生學籍管理等方面的工作內(nèi)容。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的同時，檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合信息管理系統(tǒng)的要求和學校發(fā)展的需求，提升自己的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，熟練掌握各類計算機系統(tǒng)的操作要點，避免在信息收集、整理、錄入、校對過程中出現(xiàn)信息遺漏和缺失。此外，管理人員還要充分意識到構(gòu)建信息管理系統(tǒng)重要性，摒棄傳統(tǒng)以人工錄入管理模式，改變和創(chuàng)新管理系思維，為學校的長遠、健康發(fā)展提供有力支撐。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

有些學校由于對檔案管理工作不夠重視，在該方面投入的資金、人力、物力有限，導致檔案管理仍然處在以紙質(zhì)檔案管理為主，針對以上問題，學校應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，積極引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式。在創(chuàng)新過程中，要從答案的錄入、收集、整理以及后期調(diào)用等方面出發(fā)，提高檔案管理工作的信息化程度，借助現(xiàn)代化的信息設(shè)備和信息管理技術(shù)提高相關(guān)資料錄入的效率，同時也可以降低因人工不當操作造成檔案的缺失、損壞等問題。

在創(chuàng)新管理模式過程中，要建立健全相應(yīng)的制度，提高管理人員的責任意識和綜合素質(zhì)，加強檔案管理流程的規(guī)范性，建立相應(yīng)的獎懲措施，對于恪盡職守、愛崗敬業(yè)，在檔案管理工作中做出貢獻的人員，要給予精神和物質(zhì)層面的獎勵，激發(fā)工作人員的積極性和主動性，與此同時，對于玩忽職守，在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的人員，要給予一定的處罰。結(jié)合實際情況來看，以紙質(zhì)為主的管理模式存在很大的局限性，不利于后期檔案調(diào)用和查閱工作的開展，多次使用紙質(zhì)檔案對原件也會造成損壞，加強信息化管理模式的建設(shè)，可以提高檔案的安全性、可靠性，同時也有利于各類檔案的查詢、調(diào)用工作的開展。利用計算機系統(tǒng)對各類信息資料進行分析，還可以幫助學校領(lǐng)導層建立更為合理的發(fā)展目標和發(fā)展規(guī)劃，推動學校的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，促進我國教育事業(yè)的進步。從長遠來看，構(gòu)建信息化的檔案管理工作是檔案管理工作的主要創(chuàng)新手段，也是中學檔案管理工作的發(fā)展方向

三、結(jié)語

綜上所述，想要加強中學檔案管理力度，首先要明確檔案管理工作在學校發(fā)展過程中發(fā)揮的重要作用，其次要設(shè)法提高中學檔案管理人員綜合素質(zhì)、優(yōu)化檔案管理技術(shù)、建立健全管理制度，最后要通過引進現(xiàn)代化的信息設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平，降低檔案管理工作中出現(xiàn)人為失誤的概率，從而提高檔案的規(guī)范性、安全性、全面性，為學校的長遠規(guī)劃、長期建設(shè)留下第一手的資料，更好的服務(wù)教師和學生。