淺談藝術檔案的分類整理

■孫珣

藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。我國藝術檔案工作從1982年起步發展至今，已有將近40年的歷史了。它作為一種具有廣泛影響的專門檔案，近年來，在社會的經濟文化生活中具有了越來越重要的價值和作用。藝術檔案涵蓋了藝術創作的整個過程，從構思到制作到最后的呈現，都需要通過檔案的收集處理記錄并保存下來。而隨著我國文化產業的蓬勃發展，無時無刻不在更新、變化的藝術演出現狀，則對于藝術檔案的收集，整理和分類提出了相當高的要求，這也是作為藝術檔案管理人員所必須提升的專業技能。

藝術檔案具備形象性的特征，它完全通過藝術作品所表現的藝術形象所存在，并直觀且深層次的展現藝術制作到呈現的原貌。而藝術檔案往往是成套出現的，以一部藝術作品為經，包含組成藝術作品各個不可分割的部分，整體具有統一性，代表著集體創作的成果，或者各類藝術形式所存在的內部聯系。而我們往往注意到，藝術檔案的存在方式具有多樣性，只要是能夠反映藝術活動的材料，都有必要收入檔案，那么藝術作品的不同記錄手段和不同的載體共同構成了藝術檔案的多樣性。

藝術門類千條萬緒，藝術作品種類繁多，因此我們也需要比較嚴格的分類方法。一般情況下，藝術檔案可以分為大類和屬類兩個范疇。其中大類根據藝術作品的具體呈現形式分為綜合類，業務類和個人類。綜合類藝術檔案往往記錄藝術節、藝術研討、藝術刊物、藝術評論等綜合性材料；業務類檔案主要以演出為基本單位，以作品為根本，所要保存的檔案除了演出本身的藝術資料外，也包括演出活動的執行，具體工作實施等重要資料；而個人類檔案往往是保存如美術、攝影、文學等個人類創作材料。

在大類之下應按照藝術活動的不同項目內容復分屬類。隨著綜合藝術的增多和藝術門類分工的逐漸精細，檔案屬類的復分越來越復雜，類別也越來越多，同時過于精細的類別劃分，類別同質化的傾向開始嚴重。從藝術檔案管理員的角度來說，越來越多的分類帶來的并不是分類的精確和為作品更標準的定位，相反帶來的是很多重復繁瑣的工作負擔。因此，復分的層次不宜太多，應該盡量合并同類藝術活動項目。

在為藝術檔案分類的時候，有一些值得注意的細節。比如，藝術檔案分類整理時，一般以年度產生的材料作為整理標準。然而不可避免存在著很多需要歸檔的跨年度活動，而對于跨年度活動究竟是歸于起始年還是結束年，不同的檔案整理機構存在分歧。從跨年度活動的類別上說，有一些本身以跨年為目的的藝術活動，往往歸在起始年比較合適，因為其往往開始于一年末尾，持續時間也較短；而也有一些本身持續時間較長的活動，這些活動出現跨年度的狀況并不是主觀要求的，那么鑒于其持續時間，往往以結束年歸檔較為合適。但是，不同的檔案機構會有不同的處理方式，所以主要是要做到歸檔年度材料整理方法在本單位的統一。又如，像照片、錄音錄像帶、唱片、光盤、實物這樣的藝術檔案，往往因為其載體的特殊性很難和一般文字檔案一起歸檔，在這樣的情況下，整理時可以獨立設置類別歸檔保存，只要標記清楚屬類即可。

鑒于藝術檔案的形象性，成套性和多樣性的三個重要特點，藝術檔案管理人員在日常的工作中就需要注意以下幾個原則：藝術檔案整理要按照藝術生產活動中形成的不同載體材料，分別組織立卷，保證歸檔藝術材料的保管和利用，這是科學性，準確性的要求；藝術檔案整理時，應維護藝術材料的原態介質和藝術創作的特點和規律，保證藝術材料記錄的真實性，體現藝術檔案專業內容的特點。這是形象性的要求；信息時代的今天，藝術檔案整理要適應計算機和數字化管理對藝術檔案整理工作的要求，在檔案管理過程中，尤其歸類和檢索方面的信息化應用使得管理員的工作效率得到了極大提高。這體現了藝術檔案信息逐漸數字化，逐漸網絡化的必然趨勢。

為保證藝術檔案的準確性和真實性，保證其準確的體現藝術作品的風貌，不損害其歷史檔案價值，整理工作應根據藝術材料形成的特點和檔案整理工作規范化、科學化、系統化的要求進行。在整理過程中工作人員要注意鑒別重份的藝術檔案，進行合并和剔除，以節省檔案儲存空間，提高資料整理的效率；要注意歸檔材料的齊全完整。對已破損、模糊或易褪變的重要材料，整理時應予托裱或復制，以確保其保存的年限和準確度。對于紙質材料要放在干燥，通風的位置儲存，時刻對于資料的完整性進行檢查；而對于多媒體檔案，比如照片，錄音，唱片，視頻碟片等，更是要注意其是否影像清晰、畫面完整，對其內容的完整性和載體的完好性進行檢驗，確保歸檔檔案的完整性和有效性。多媒體檔案資料因為其載體的特殊性，整理時應充分考慮材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限，時刻進行有效的，有計劃的轉錄、復制，資料的更新。一般情況下，因為多媒體檔案的特殊性，為避免因為電子產品故障而產生檔案流失的問題，我們往往在整理CD、VCD、DVD 這類光盤檔案時，分別裝入統一光盤盒內保管，并在光盤盒和盤片上注明相關的內容。為確保資料的完全保存，一般采取一式刻錄3 套的辦法，2 套封存保管，一套供查閱使用。隨著科技的不斷進步，我們的保存手段也應與時俱進，目前被廣泛使用的網絡存儲空間也不失為一種很好的資料保存手段。

藝術檔案在廣泛的藝術領域內發揮著重要作用，它是藝術改編、藝術研究、藝術創作工作寶貴的經驗總結，也是藝術教學和交流的重要指導。藝術檔案為藝術遺產的繼承和藝術創造發展提供了重要依托，因此我們藝術檔案管理人員要認識到自身工作的神圣性和重要性，努力提高自身分類整理的專業水平，為藝術檔案事業貢獻自己應盡的力量。