規范大學生檔案管理工作的幾點思考

■

江蘇食品藥品職業技術學院

各大高校的檔案管理工作都是極為重要的，其中學生檔案管理工作的優劣甚至是學生擇校的其中一個考慮，任何學生都希望自己的檔案可以被妥當管理，自身檔案的記錄狀況關系到自己將來的擇業、就業，檔案的重要程度自不必說。許多的招聘單位都將大學生的檔案狀況視為重要的考察標準，檔案是一家單位了解一位學生的第一手渠道。在社會大發展、高校擴招的大背景之下，高校大學生的檔案管理工作面臨著一些新的問題，在此情況下，如何找出一種全新的方式來進行大學生的檔案管理工作是一項十分必要的工作。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

(一)各大高校的檔案管理制度不完善

我國的檔案法雖然已經存在，但是其中的內容還不夠具體，較為抽象。從另一個角度來解釋，就是我國沒有頒布明確的高效檔案管理法，因此各大高校對檔案管理的要求存在著眾多差異。由于法律觸及不到，因此，不乏有一些高校對學生的檔案管理重視程度不夠，管理中存在著懈怠、不規范的現象。不僅如此，更有一些高校甚至沒有專門的檔案管理部門，其僅僅作為人口管理部門的一個分支，這就不難想象在學生檔案管理中存在的問題了。要想讓高校重視學生的檔案管理工作，就要根據相關法律法規進行規范進行管理。

(二)學生檔案管理不夠標準、規范

由于大學內部的檔案管理機制不夠完善，因此檔案管理工作也不夠完善，不夠標準，摻雜著許多不確定因素，這就使得學生的檔案不能夠被統一對待，隨意性很強，缺失了平等性，自然也少了權威性。例如很多檔案的手續材料不完整、檔案缺少日期、檔案書寫不規范等等，這些問題看似無足輕重，但等到檔案發揮作用的時候這些小問題往往就會變成大麻煩，給學生、學校以及招聘單位都帶來麻煩，浪費時間的同時也降低了檔案的公信力，長此以往也不利于學校的名譽。

(三)檔案的管理模式陳舊

雖然如今早已是一個電子化的時代，各個高校的電子設備也是層出不窮，但是學生的檔案卻大多依舊采用傳統的手寫模式，沒有緊跟時代潮流。據研究報道稱，并不是因為高校不想采用電子化模式，而是缺乏權威的電子應用軟件供各個高校儲存檔案。由于檔案是一個學生的私密信息，所以為了保證學生的檔案安全，所以依舊采用傳統的人共手錄模式。其根本問題還是檔案管理模式的不完備，檔案管理技術的不完善。

(四)檔案缺乏完整性

很多高校在記錄學生檔案的時候，知識簡簡單單的填上了一些做基本的信息如該學生的入學時間、畢業時間，在校成績、入黨狀況等等。這些信息實際參考意義較小，許多很有參考意義的材料，例如學生的誠信狀況、創業情況、兼職信息，為人處世的情商等等真正體現個人愛好、個性的信息卻一概沒有。一個好的用人單位往往十分注重這些能夠體現人物性格的信息資料，而不是簡簡單單的在校成績等，而這些信息都是大部分高校所缺乏的。

二、高校學生檔案管理工作的規范思考

(一)各個學校之間做好檔案的管理交接工作

首先就是檔案管理的設備：盡管電子化管理目前還不能夠做到，但是必須要有一個專門管理學生檔案的檔案存放室，并且要保證檔案室內的環境干凈、干燥、通風性好，以確保學生的檔案可以長時間安全存放，一個簡單的檔案室就可以讓學生的檔案完整度提高好幾個檔次。同時應該在檔案室配備相應的檔案柜、檔案盒，有條件的學校可以適當引進嘗試現代化設備，當然這都是在保證學生檔案安全性的前提下。其次，就是制度方面，檔案管理制度必須要十分嚴格，必須做好百分百的保密工作，在保證學生檔案安全的前提下開展檔案的記錄、管理工作。這不僅僅是對學生的資料安全負責，也是對自身工作和學校工作的負責。

最后高校的檔案管理工作者不能是半路出家的非專業人員，更或者是退休的非專業教職工，非專業人員體現出專業的工作能力，退休人員則缺乏年輕工作者的生機、活力，容易對工作產生倦怠，因此都不適合大學生的檔案管理工作，為了確保檔案記錄、管理的準確性和專業性，每一份檔案都關乎著學生進入社會時的難易，因此各個學校一定要做好檔案的管理交接工作，為學生提供最好的服務。

(二)提高學生的檔案管理意識

據了解，很多的大學校園都有一種奇怪的現象，那就是學生認為檔案不重要，有的甚至并不在乎檔案上所寫的內容。這就需要相關老師對學生進行思想教育，告訴其檔案的重要程度，大力普及檔案基礎知識，同時也讓其明白檔案是不經過個人之手的，因此只能是規范自身行為，讓檔案上留下光輝一筆。同時，讓學生明白檔案的重要程度也有利于方便學生今后的工作，不至于為了檔案的事情來回奔走，減少了許多不必要的麻煩。

(三)加強檔案的法制建設

近年來，我國接受高等教育的人口數量不斷增加，高等教育常態化將會是未來發展的一個模式，在此環境下，大學生數量不斷提升。因此大學生檔案管理的重要性也隨之提升。一個大學生在校期間的個人經歷、文化知識及平時的綜合表現等，都以學生個人為單位以文字的形式保存，作為學生的個人檔案，而這些材料都是原始材料，是不可復制的。大學生檔案如此重要，自然就應該要出臺相關的法律法規以確保大學生檔案工作的完善。法律是一切工作的保障，時刻保護者受益者的權利，因此要想真正改善大學生檔案管理工作中的問題，就必須要以明確的法律法規作為約束。

(四)個性化歸檔、全面記錄大學生在校期間的情況

隨著中國素質教育的全面推行，以往傳統的簡單記錄學生學籍、成績的檔案已經遠遠不能滿足招聘單位對學生檔案的參考需求。素質教育的大背景下，招聘高素質人才也是企業內部不成文的規定，任何一家企業都希望自己所招聘到的學生是高素質人才，而學生檔案就是其重要的參考。對此高校應當增加大學生個性化歸檔，而不是單純的反映考試成績。要將大學生反映情感、體現意志力、個人品德等方面的材料進行歸檔，讓其成為檔案中的一部分。

例如誠信記錄，誠信社會當然要求學生是一個講誠信的人，將誠信情況記錄在學生檔案中不僅僅能夠給用人單位提供一個全面參考，更重要是的有利于約束學生的行為，時刻提醒學生要成為一名講求誠信的大學生，這對其今后的發展也具有重要的意義。此外學生的創新力也要有所體現，創新是一個民族進步的靈魂，創新推動著世界不斷的前進，創新型人才是一個社會極為需要的人才，將創新能力記錄在學生的檔案中是極具參考價值的。一個善于創新的人，在今后的工作中也必有一雙善于發現的眼睛和敢于大膽突破的精神。除此之外，學生的情商、性格等都可以做出相關記錄。雖然說一個人的每個階段是不同的，不能夠以偏概全，但是將這些情況真實的記錄在檔案之中可以讓讓學生做到有過則改，無則加勉，有利于規范學生行為規范。此外，還可以讓用人單位發現學生更多的優點，從而為其提供更多的機會。

(五)建立高校大學生檔案管理網絡化平臺

目前，我們處在一個信息化的社會，無時無刻都充斥著各種各樣信息，在這樣的世界里，檔案信息化是一個發展的必然趨勢。因此要加緊網絡化建設，抓住機遇。

高校檔案網絡化建設的一大關鍵就是先轉變原有的管理觀念。目前，各大高校的檔案多采用紙質的、封閉式管理。要轉變這種思想就應該堅持解放思想實事求是、不斷創新的觀念，為檔案管理引進先進的科學技術，建立屬于自己的安全網站。當然，要建立一個安全可靠的檔案管理網站必須要擁有一個高素質團隊，人才是網絡建設不可或缺的一部分。除此之外，單純地轉變思路是難以達到要求的，還必須要完善檔案管理的服務體系，充分利用校園網絡資源的管理優勢，將信息化加工運用到學生的檔案管理中。檔案管理之難，難在管理，眾多的檔案要建立完整的管理體系實屬不易，但是卻必須要這么做。只有完善的檔案管理體系才能滿足高校的需求。一個完善的檔案服務體系包含許多方面，例如檔案數據庫、溝通交流平臺，檔案傳輸平臺等等，這些不僅能夠簡化檔案處理工作，還能夠消除各個高校互相交流的屏障，進一步簡化辦事步驟，提高交流速度，提高高校大學生的檔案管理水平，促進教育事業發展。最后就是大家都十分關心的問題，也就是許多高校不敢輕易嘗試新技術的重點問題——安全性。與傳統的檔案封閉管理不同，檔案信息網絡的安全問題更為突出。建立信息網絡的同時必須保障信息安全，否則信息一旦泄露，后果不堪設想。為此要設置信息防盜技術，設置防火墻等保護屏障，并且要限制信息查閱權限，讓信息無從泄露。

三、結語

綜上所述，大學生檔案管理工作關乎著學生今后生活、工作的一系列相關事宜，必須對此高度重視。此外，本文從多個不同角度闡述了當前高校中學生檔案管理存在的問題和相應的一些解決思路，希望能夠為大學生檔案管理工作提供一定的借鑒。