高職高專院校基建檔案信息化管理研究

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四川幼兒師范高等專科學校

高職高專院校基建檔案是高職高專院校檔案中的一個重要組成部分,是高職高專院校基本建設的反映,是高職高專院校基建工作的真實記錄,對高職高專院校的建設和發展起著重要作用。相比傳統的基建檔案管理，基建檔案信息化管理能夠更好的保證資料管理的完整性、長期性、穩定性和高效性。做到真正意義的基建檔案信息化管理，基建檔案信息化管理研究能夠為我國高職高專院校基建檔案管理提供一定的參考價值和發展方向。

一、國內高職高專院校基建檔案研究

我國大多數高職高專院校對基建檔案管理重視的程度不夠。基建檔案管理人員配備不夠，且沒有得到系統性的學習和培訓導致專業水平不夠，基建檔案管理人員與項目實施管理人員溝通不及時，加上傳統的管理模式存的不足，導致在基建檔案管理過程中出現資料不夠完整、歸檔混亂，查找和使用不方便，基建檔案管理人員不能夠熟練的查找檔案資料。

基礎建設項目實施周期長、專業性強、涉及部門多，資料收集困難。資料收集后整理和保存需要大量的空間和時間，在項目實施過程中有很多資料需要重復使用，很容易導致資料丟失和損壞，不能及時存檔，多個項目同時實施的時候，檔案管理的難度會增加，會造成資料交叉混亂。項目完成之前檔案不能夠整套存檔，只能按項目分開管理，導致基建檔案管理的難度非常大。目前很多高職高專院校基建檔案管理環節薄弱，管理人員不夠，導致基建檔案管理出現很多問題；基建檔案管理專業性很強，對檔案管理人員要求高，需要了解建設項目的全過程，需要檢查各個環節的資料是否合格、是否完整、是否有效。在項目實施的過程中資料要及時收集和整理存放，這樣不僅會增加工作量還不能夠保證其完整性；很多高職高

專院校基建檔案管理制度不夠完善，基建項目建設過程中檔案資料收集不及時，檔案資料整理時沒有及時發現問題，不能及時修改和完善，在基建項目完成后需要重新整理檔案資料，整理時才發現檔案資料不完整，部分檔案資料出現多個版本，不能確定最終資料。這樣一來增加了更多的工作量，項目實施完成后完善檔案資料是難度增加，基建檔案資料存檔也會滯后。

二、高職高專院校基建檔案信息化管理研究

(一)基建檔案信息化管理研究背景及思路

隨著互聯網科技和計算機技術不斷發展、大數據開發和使用，近幾年來，部分高職高專院校已經改變傳統的基建檔案管理模式，嘗試著運用計算機技術、網絡技術來管理基建檔案，很多人提出了基建檔案信息化管理的理念。迄今為止基建檔案信息化管理還是沒有成熟，也不夠完善。前期的研究、理念和國家發布的一系列信息化建設的管理辦法和技術規范，對于基建檔案信息化管理有著很好的指導意義，指明了研究方向。使高校基建檔案的信息化管理有法可依，有據可循，有規范可行。

國家重視信息化建設，各大高職高專院校意識到基建檔案管理的重要性。對基建制度和基建檔案管理制度進行調整，不斷的完善。為了快速推動基建檔案信息化管理建設，加大資金的投入，配備基建檔案信息化管理所需要的硬件設備和軟件系統，高校信息化平臺；基建檔案管理人員進行系統化學習，針對性培訓，熟練掌握軟硬件的運用，對基建檔案管理全方面掌握，熟悉基建項目建設的全過程。基建檔案信息化建設過程中遇到很多問題需要去解決，需要針對性的去突破一些傳統的管理概念，需要不斷的總結和完善，檔案管理人員需要不斷的提升專業水平，最終才能更好的去實現基建檔案信息化管理。這樣才能夠從根本上提升高職院校基建檔案管理質量，使高校檔案管理工作更加準確和規范。

(二)基建檔案信息化管理措施

管理人員專業化：基建檔案信息化管理是一項專業性、系統性較強的管理工作，對管理人員是有很高的要求。管理人員需要熟練的掌握打印機、復印機、掃描儀、數碼相機、檔案室專用的管理設備等硬件設備的使用，同時需要熟練的掌握word、Excel、CAD等軟件的應用、OA辦公軟件平臺、手機百度云盤等；針對管理人員進行專業的培訓學習，提升自身的專業水平和綜合水平；基建檔案管理也是一項復雜繁瑣的工作，需要管理人員必須有強烈的責任心，做好人員分工和密切配合認真仔細的去完成每一項工作。

校內網平臺基建檔案管理系統開發：根據基建檔案管理的專業性和相應要求，在校內網平臺開發基建檔案管理系統：基建管理人員將計算機上的電子檔案可導入系統，設置基建檔案管理人員管理權限，管理人員進入系統后可導入和導出基建檔案。一個項目整體、分項、局部導入導出，管理人員可對系統的基建檔案資料進行修改、插入、刪除、設置部分保密性基建檔案資料權限(不公開)。檔案資料導入系統后，系統能夠自動識別和記憶每一次導入基建檔案資料，管理人員錄入項目的相關信息并保存，系統自動按要求分類和統計相關項目的資金情況、時間、概況等自動生成相關統計表，并且能夠導出。校內網平臺基建檔案管理系統能夠讓基建檔案管理更加的系統、完整和便利，給相關人員查閱帶來方便。

基建檔案信息化管理過程：基建檔案管理是在一個項目啟動的時候開始，在項目啟動之前就應該做好基建管理相應準備。根據該基建項目特點，運用計算機建立一個以該項目命名的總文件夾和各個階段相對應的文件夾，Excel電子表格建立項目各臺賬，臺賬應包含項目所有的內容，同時根據需要編輯相關的計算公式，建立好之后導入到校內網平臺基建檔案管理系統。從前期立項、方案設計、可研報告編制、評審、勘察設計單位、施工單位、過空、監理等招標，項目實施管理全過程的紙質、影像、電子檔資料及后期審計和竣工結算所有過程的資料及時掃描并命名好之后放入相對應的文件夾內，同時上傳至校內網基建檔案管理系統內和手機百度云盤。項目所有臺賬在項目實施的每一步及時完善相關內容，并且做好項目信息統計和記錄等，便于在任何時候可查詢、可調取項目資料。

(三)基建檔案信息化管理研究總結與展望

校內網平臺基建檔案管理系統與手機百度云盤和計算機、紙質檔案規范管理，剛開始實施過程中存在一些不足的地方：操作不熟練，軟件的使用有待完善，系統需優化，投入精力太大。希望在以后的基建檔案管理中通過不斷總結和優化改善實現基建檔案管理信息化。對于基建檔案信息化管理具有很重要的意義，也為后期基建檔案信息化管理奠定了很好的基礎，推動了檔案管理的革新。

三、基建檔案信息化管理的意義及推廣

高職高專院校基建檔案信息化管理能夠提升高職高專院校整體的管理水平。基建檔案信息化管理，能改變傳統模式需要去檔案室大量翻閱資料的情況，相關人員能夠使用手機或電腦遠程查閱基建項目相關信息，實現檔案信息的零距離。實現基建檔案信息化管理后，相關資料嚴格按照基建檔案規范統一保存，檔案管理人員方便修改和使用相關數據，其他相關人員方便查閱相關資料，不會受到時間和空間的限制。這樣不僅避免了資料的人為消耗和管人員的精力投入，也利于對原件進行有效歸檔。

高校基建資料管理的信息化有利于高校基建資料管理人員的專業水平提升。高校檔案管理信息化的重點在資料的保存和查閱。在相關基建資料管理過程中，相關人員利用信息化技術，對資料進行檢查、輸入與保存，相關崗位人員必須提升自己的信息化水平，與自己的資料管理技能結合起來，最終促使全員信息化水平提高，最終也能提高基建處的整體工作效率，并且能創造很大經濟價值。

高職高專院校基建檔案管理的信息化，對于基建檔案管理是一個很好的改革和創新。有助于高效的完成檔案資料收集和保存，保證了檔案資料存放的長久、穩定和完整，節約大量的時間和空間做到綠色管理，也保證了過程中和后期查閱資料的方便和不被損壞。

四、結語

國家對高職高專教育的重視程度不斷提高，高職高專院校規模不斷擴大，辦學條件顯得非常的重要。基建項目不斷的增加，基建檔案管理面臨很大挑戰，對于基建檔案管理模式必須做出改革和創新，所以基建檔案信息化管理顯得尤為重要，基建檔案管理需要不斷的創新、總結和完善，做到真正意義的基建檔案信息化管理，對于基建項目順利完成才有更好的保障，對于學校的發展也具有重要的意義。