淺談精細化管理在醫院檔案管理中的應用

曲福曉 于云浩

（乳山市中醫院，山東乳山 264500）

1 精細化管理表現出來的管理優勢

1.1 實現了醫療水平的提高

精細化管理理念的提出，改變了醫院傳統檔案管理的模式，精細化的管理模式，相對于傳統的模式顯得更加精確與高效。精細化的管理可以有效的提高醫院的醫療水平，提高醫院的工作效率，患者可以將就診的信息匯入到電子檔案中，便于集中管理，還為醫生遠程問診提供了必備的技術條件。精細化管理帶給醫院以及病患二者之間的便利，滿足了醫院看病效率的同時，還解決了患者繁重的問診需求。

1.2 有效緩解了醫患矛盾

醫患二者之間的矛盾是醫院一直存在的問題，其中最尖銳的矛盾還是當前醫療水平的不足與患者問診需求之間的矛盾。出現這一矛盾的主要原因并不是醫生的數量少于病患人數，而是由于信息管理的混亂使得大量資源無法及時的調動，進而在很大程度上促進了這一矛盾的產生。因此，醫院引進精細化的管理對于最大程度的調動醫院的各種資源，是解決醫患之間眾多矛盾的根本之法。比如，醫院應當主動的，及時的更新患者的檔案信息，對于患者的病情進行詳細的描述以及跟蹤，安排一定的人員對于患者的病情進行統一的檔案管理工作，營造一個管理有序的醫療環境，才能最大程度的限制醫患矛盾的產生。

1.3 發揮了檔案的最大價值

隨著近些年來我國對于醫療行業的重視不斷的提高，對醫療行業進行了眾多的改革，使得醫院內部之間的人事關系變得紛繁復雜，這極大的加重了醫院對于人員檔案信息管理的工作難度。精細化管理為醫院的檔案管理提供了一個新的思路，醫院可以將檔案分為不同的類型，不同類別的檔案可以交由不同的人員進行專門的管理，這樣除了能夠提高檔案管理的工作效率之外，還能夠保證人員對于檔案管理的專業程度以及準確定。只有經過精細化的管理，才能夠發揮出檔案信息中最大的價值。

2 醫院檔案管理面臨的困境

2.1 檔案保管方式

21 世紀是信息化的時代，因此，檔案室也應當緊隨時代的步伐進行必要的革新。醫院的檔案信息應當對于紙質的檔案進行變革，向電子檔案的方向進行改變。電子檔案有著許多紙質檔案沒有的優勢，首先，電子檔案不需要占據太多的空間，電子檔案里面的信息易于保存且不易丟失，紙質檔案不光需要占據非常多的空間之外，保存的檔案信息還不易保存，極易受到外界因素的影響造成丟失，其所引起的后果是非常嚴重的。因此，為了避免出現類似的問題，積極的開展信息化的檔案保存方式。其次，信息化的檔案信息相對于紙質檔案信息，便于查看和修改，對于患者病情的掌控，以及采取針對性措施具有非常重要的意義。

2.2 管理制度不健全

醫療行業作為我國最重要的行業之一，它的受眾人群比一般的行業都要廣，因此，其所制定的管理制度是保障其正常運行的關鍵所在。醫院為了抵抗社會行業競爭帶來的巨大壓力，它們大多將注意力放在了如何提升自己的經濟效益，但是在這個過程中，卻嚴重忽略了一個健全的管理制度以及檔案管理的方式對其發展的巨大影響。醫院的檔案管理如果缺乏完整，科學的管理制度，會造成工作人員管理效率的低下，管理方式的混亂，造成醫院的發展受到嚴重的影響。

2.3 檔案服務過于被動

檔案工作的內容和方式較為簡單，但是檔案的服務過于被動，使得檔案的服務難以得到有效的發展。一些醫院還保存著傳統的檔案管理模式，也就是紙質檔案的管理方式，使得年限較長的檔案出現不可避免的損毀，甚至是丟失的現象，造成巨大的影響。還存在一些醫院由于對于檔案管理工作的忽視，檔案管理工作的混亂，對于檔案的信息不能及時的更新，檔案內部的信息不能有效的共享，使得檔案信息的價值無法發揮出來。而且，檔案管理的工作人員一般都是已退休的人員，由于這些人員年紀較大，對于信息化的工作內容無法適應，檔案管理工作的經驗不足，使得檔案管理工作處于一個被動的地位，嚴重的阻礙了檔案管理的精細化發展。

2.4 信息化水平難以提升

我國的醫療水平正在不斷的發展，受到人口老齡化的影響，以及暴發的新冠疫情，近些年來，我國的醫療的信息數據呈現一個爆炸式的增長，這就使得醫院的檔案管理工作的難度加大。此外，大多數醫院表現出更加愿意將更多的資金以及關注放在科研研發上面，對于信息化水平的發展沒有過多的重視，二者的不平衡發展，使得醫院發展受到了嚴重的限制。

3 精細化管理在醫院檔案管理中的應用

3.1 樹立正確的管理意識，明確檔案建設目標

建立正確的管理意識，對于醫院檔案管理的精細化發展是非常重要的，醫院的管理人員必須明確檔案建設的目標，根據醫院的實際情況，制定最符合自身發展的管理計劃以及管理制度。在實際的管理操作當中，管理人員還應當以實際情況作為管理的準則，并制定科學的管理規劃，在通過合理的管理制度提升醫院檔案管理工作的效率的同時，保障檔案信息的安全性，還應該極強對于檔案信息的共享，發揮檔案信息的價值。對于檔案管理工作，對于其工作人員應當加大考核力度，制定合理的獎勵以及懲罰機制，最大程度的激發工作人員的工作熱情，促進檔案管理工作的發展。當然，檔案管理工作進一步的細分，避免不同類型的工作交叉在一起，這樣會嚴重降低檔案管理的工作人員的工作效率，加大工作人員的工作壓力。對于相同類別的檔案信息可以進行統一的劃分整合，這為之后的查看使用等提供了便利。對于檔案管理的工作人員，也應該為他們提供必要的技能培訓課程，除了學習必要的管理理念之外，還可以充分的借鑒其他檔案管理工作優異的案例，加強精細化的管理，充分發揮出檔案信息的最大價值。

3.2 創建檔案管理制度，引入精細化管理理念

制度是保障人員有序工作的必要條件，建立科學的責任制度，將責任制度有機的與檔案管理工作結合起來，將每個工作人員的責任以及義務明確的劃分，保障檔案管理工作的高效率進行。此外，責任制度需要將每個工作人員的具體工作內容明確的劃分出來，將工作與責任掛鉤，建立崗位責任制度，使得檔案管理工作人員的工作與責任相匹配，能夠在最大程度上激發工作人員的工作效率。

精細化管理制度的建立在檔案管理工作中具有極其重要的地位，但這也是許多醫院管理人員所忽視的一項內容。積極的引進精細化管理的理念，建立精細化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細化管理的意思，才能夠確保精細化管理制度的有序進行。

合理的獎懲機制，可以在限制工作人員的同時，也能夠最大程度上提高檔案管理工作人員的工作動力。將精細化管理引入醫院的檔案管理體系中，能夠有效的減少檔案管理中存在道德許多問題，保障了檔案信息的準確性。

3.3 大數據技術的融入檔案管理之中

將大數據技術引入到醫院檔案管理之中，在提升檔案管理工作人員處理檔案信息的效率的同時，還能夠在很大程度上提高工作人員處理數據的質量，高效與高質量也是當今社會發展的要求，因此，加強對于檔案信息的管理工作，不僅不會降低醫院經濟效益的產生，還能夠極大的促進醫院的發展。因此，引入大數據技術，對于思想醫院檔案信息化管理，減少檔案管理工作人員的負擔具有深遠的意義。此外，大數據技術在提供以上優點的同時，還能夠發揮出巨大的信息共享的作用。信息共享加快醫院各個部門之間，各個醫生之間以及醫患之間的信息交流，為醫院的信息交流提供了一個新的途徑。

4 結語

綜上所述，醫院的發展不應當僅僅放眼于發展科研研發之上，檔案信息的精細化管理看似與醫院的發展沒有管理，但實際上能夠在極大程度上加快醫院內部之間的信息交流，信息高效傳遞的同時，更是醫院快速發展時機。因此，醫院的管理人員應當充分的認識到檔案管理工作對于未來可持續發展的重要意義，積極的引進精細化管理的理念，建立精細化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細化管理的意思，確保精細化管理制度的有序進行，才能夠將檔案信息中的價值充分發揮出來，為醫院的發展打下堅實的基礎。