淺論新修訂《檔案法》對(duì)電子檔案管理提出的新要求

文/張 翀

在現(xiàn)代檔案管理中，隨著信息技術(shù)應(yīng)用程度不斷深化，電子檔案逐漸普及，為確保電子檔案合規(guī)合法發(fā)展，需要在新修訂《檔案法》指導(dǎo)下完成電子檔案管理梳理。基于此，本文首先闡述了電子檔案管理在新修訂《檔案法》背景下的新要求，并結(jié)合新修訂《檔案法》提出提高電子檔案管理質(zhì)量的措施，旨在順迎時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)電子檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、有序化發(fā)展

新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案信息化建設(shè)提供了發(fā)展思路，對(duì)電子檔案管理工作提出了新的發(fā)展要求，對(duì)電子檔案管理工作提出規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確了電子檔案地位，并對(duì)其法律效用進(jìn)行說(shuō)明，使檔案管理工作真正順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。

一、電子檔案管理在新修訂《檔案法》背景下的新要求

（一）明確檔案信息化目標(biāo)

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案對(duì)軟件系統(tǒng)具有較強(qiáng)依賴性，注重檔案載體安全度，且可在信息技術(shù)輔助下實(shí)現(xiàn)檔案與載體的分離，并可規(guī)避蟲蛀、潮濕腐爛等不良問(wèn)題，但由于信息媒體的多元性，導(dǎo)致不同載體平臺(tái)下的電子檔案具有較大差異，在檔案信息歸檔、流轉(zhuǎn)、查閱、存儲(chǔ)等管理作業(yè)中均具有特殊要求。電子檔案對(duì)互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)依附性，在黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞、傳輸泄露等安全問(wèn)題影響下，導(dǎo)致電子檔案存在安全隱患，如何在電子檔案管理中規(guī)避安全問(wèn)題成為重點(diǎn)內(nèi)容，此外由于檔案載體差異，如何實(shí)現(xiàn)不同載體格式下的自由轉(zhuǎn)換成為重點(diǎn)攻克項(xiàng)目。經(jīng)過(guò)多年檔案信息化發(fā)展實(shí)踐研究，相關(guān)部門圍繞電子檔案管理構(gòu)建了一系列文件標(biāo)準(zhǔn)，例如：《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，均明確指出真實(shí)可靠為電子檔案的固有屬性，此外在《電子文件管理暫行辦法》中提出為確保電子檔案信息真實(shí)，需針對(duì)檔案內(nèi)容完成鑒定與檢測(cè)工作，而《電子檔案移交與接收辦法》中則重點(diǎn)針對(duì)檔案移交與接收做出指導(dǎo)，應(yīng)在確保電子檔案安全可用的基礎(chǔ)上展開[1]。在《檔案法》新修訂前，檔案管理部門對(duì)電子檔案工作已完成初步規(guī)范制定，均為后續(xù)電子檔案管理法律及工作提供可實(shí)踐依據(jù)。

電子檔案管理目標(biāo)在新修訂《檔案法》中被規(guī)定為：來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。來(lái)源可靠則是確保電子檔案信息內(nèi)容及收集均具有可靠性特征，可真實(shí)反映出某一活動(dòng)事務(wù)；程序規(guī)范向電子檔案管理部門提出了電子檔案記錄、整理、歸檔、存儲(chǔ)等工作均合乎規(guī)范的要求，按照法律條例嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理工作；要素合規(guī)是指檔案信息內(nèi)容均可被不同數(shù)據(jù)載體識(shí)別，為后續(xù)移交接收工作奠定基礎(chǔ)，此外還對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)提出要求，需在構(gòu)建電子檔案時(shí)加強(qiáng)對(duì)元數(shù)據(jù)內(nèi)容的存儲(chǔ)。除新修訂《檔案法》外，《電子簽名法》與《檔案法》互為補(bǔ)充，為電子檔案在各領(lǐng)域中的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）注重電子檔案實(shí)踐

新修訂《檔案法》解決了原有法律滯后等問(wèn)題，結(jié)合檔案信息化發(fā)展進(jìn)程提出規(guī)范化要求，為電子檔案工作提供了法律制度保障。相較于以往電子檔案相關(guān)規(guī)范條例來(lái)看，新修訂《檔案法》更注重電子檔案實(shí)踐工作，并結(jié)合當(dāng)前“電子印章”“電子簽名”等服務(wù)對(duì)電子檔案做出實(shí)踐要求。從司法角度來(lái)看，隨著社會(huì)信息化建設(shè)改革的逐漸深化，在各類司法案件中，電子檔案等均以證據(jù)形式出現(xiàn)在司法領(lǐng)域，且在《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中指出了電子文檔、電子交易記錄、音頻視頻等均可作為電子證據(jù)輔助案件判決。而在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)，隨著線上線下一體化進(jìn)程的推進(jìn)，電子合同、線上交易均成為常態(tài)，且在企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作中廣泛應(yīng)用電子核算方式，并在此基礎(chǔ)上完成企業(yè)電子數(shù)據(jù)整合。由此可見，電子檔案已在現(xiàn)代化城市建設(shè)中實(shí)現(xiàn)了各領(lǐng)域全方位滲透，數(shù)字檔案館更是發(fā)展快速，而新修訂《檔案法》為電子檔案實(shí)效性提出了標(biāo)準(zhǔn)。

（三）電子檔案法律依據(jù)

新修訂《檔案法》中明確指出電子檔案與傳統(tǒng)檔案載體均具有法律效力，可作為法律憑證。從檔案管理角度來(lái)看，在新修訂《檔案法》背景下，電子檔案擁有了憑證屬性，進(jìn)一步明確了電子檔案的法律地位，更是促進(jìn)了各行各業(yè)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。電子檔案過(guò)度依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及軟硬件設(shè)備，因此檔案是否僅以電子數(shù)據(jù)形態(tài)完成存儲(chǔ)為當(dāng)前檔案管理工作重點(diǎn)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備更新迭代速度較快，若無(wú)法根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展形勢(shì)及規(guī)律準(zhǔn)確把握，則導(dǎo)致電子檔案建設(shè)工作無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。在近年發(fā)展中，“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務(wù)”模式的普及，使人們對(duì)電子數(shù)據(jù)有所了解，為實(shí)現(xiàn)全面化電子檔案建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。新修訂《檔案法》中明確了電子檔案可作為法律依據(jù)，是對(duì)電子檔案的進(jìn)一步肯定，同時(shí)新修訂《檔案法》的正式實(shí)施彰顯出我國(guó)法律的針對(duì)性和及時(shí)性，在法律推動(dòng)作用下消除了電子商務(wù)等線上經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的檔案管理顧慮，同時(shí)促進(jìn)了我國(guó)電子檔案單軌制模式的發(fā)展[2]。新修訂《檔案法》背景下的電子檔案具有法律效益，因此對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、安全性、實(shí)效性提出了更高的要求，在日常電子檔案管理中，需定期展開電子檔案軟硬件的更新，并逐步落實(shí)電子檔案安全防護(hù)措施，以此保障電子檔案管理可在法律規(guī)范基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。

（四）指引檔案管理方向

新修訂《檔案法》為各行各業(yè)電子檔案管理工作指明了發(fā)展方向。對(duì)于企業(yè)、機(jī)關(guān)部門等組織而言，需在新修訂《檔案法》推動(dòng)下加快檔案信息化建設(shè)步伐，并與電子檔案系統(tǒng)與政務(wù)辦公系統(tǒng)相銜接，真正實(shí)現(xiàn)一體化信息系統(tǒng)建設(shè)。為更好地落實(shí)新修訂《檔案法》，各企業(yè)、各部門需根據(jù)其組織架構(gòu)及崗位設(shè)置明確電子檔案權(quán)責(zé)劃分，并根據(jù)電子檔案管理固有特征轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作模式。在電子檔案工作推進(jìn)過(guò)程中，需確保在穩(wěn)定可靠的信息化技術(shù)軟件應(yīng)用下完成系統(tǒng)構(gòu)建，基于電子檔案管理系統(tǒng)完成信息采集處理、分類整理、歸檔存儲(chǔ)等工作，此時(shí)需依據(jù)新修訂《檔案法》，確保檔案信息來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)，保障電子檔案元數(shù)據(jù)完整性，為后續(xù)電子檔案管理工作及系統(tǒng)維護(hù)工作的順利推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案可實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)與載體系統(tǒng)的分離，可基于網(wǎng)絡(luò)傳輸及存儲(chǔ)介質(zhì)完成電子檔案的移交傳遞工作，轉(zhuǎn)變以往檔案移交接收形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化發(fā)展。此外在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展中，已實(shí)現(xiàn)了電子檔案載體的多元化，可依附于不同載體平臺(tái)及介質(zhì)格式，且實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容的無(wú)差異。根據(jù)新修訂《檔案法》，電子檔案具有法律效益，此時(shí)電子檔案不以載體移交為法律效益判斷依據(jù)，以電子檔案記載信息數(shù)據(jù)為法律效益判斷依據(jù)，相較于傳統(tǒng)檔案而言，更易借助檔案完成管理工作。由于電子檔案的法律地位并不明確，這就要求檔案館等檔案管理部門接收電子檔案時(shí)需檢測(cè)內(nèi)容真實(shí)性，并根據(jù)電子檔案所記錄信息完成安全保管方案設(shè)計(jì)，以此確保電子檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠、完整可用，此外在必要時(shí)，檔案館等部門應(yīng)保留檢測(cè)文件，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化電子檔案移交接收。

二、提高新修訂《檔案法》背景下電子檔案管理質(zhì)量的措施

（一）確保安全底線

在電子檔案管理工作中，安全底線為新修訂《檔案法》核心精神之一。經(jīng)過(guò)新修訂《檔案法》全文檢索后，“安全”出現(xiàn)二十余次，足以可見新修訂《檔案法》對(duì)電子檔案安全性的重視程度[3]。新修訂《檔案法》作為首次規(guī)范電子檔案管理工作的法規(guī)條例，其彰顯了電子檔案安全觀，此時(shí)電子檔案相關(guān)管理部門需明確工作機(jī)制及崗位權(quán)責(zé)，并實(shí)現(xiàn)電子檔案安全管理的全面滲透，落實(shí)新修訂《檔案法》第二十四、三十五、三十九條規(guī)范，加強(qiáng)電子檔案外包安全、存儲(chǔ)安全、異地備份安全等工作。

（二）完善管理形態(tài)

新修訂《檔案法》對(duì)檔案管理的系統(tǒng)形態(tài)做出表述，從生命周期、內(nèi)部利用、集體共享角度拓展了新修訂《檔案法》的戰(zhàn)略視野，其中均對(duì)不同介質(zhì)載體形態(tài)下的電子檔案移交管理工作提出要求，在未來(lái)檔案部門建設(shè)中，應(yīng)注重電子檔案在不同格式下的兼容性。為確保電子檔案在新修訂《檔案法》背景下完成一體化建設(shè)，需根據(jù)新修訂《檔案法》第三十六條規(guī)定，需實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)部門間的信息系統(tǒng)銜接，有條件的檔案館、企業(yè)、部門應(yīng)構(gòu)建專項(xiàng)數(shù)字檔案館，以此構(gòu)建新時(shí)代電子檔案脈絡(luò)。

（三）協(xié)調(diào)多方關(guān)系

電子檔案管理工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門，以國(guó)家機(jī)構(gòu)為例：工信部、國(guó)辦、中辦、國(guó)家檔案局、發(fā)改委等部門均需結(jié)合新修訂《檔案法》完成電子檔案規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)多方關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。首先應(yīng)確保電子檔案部門機(jī)構(gòu)間的關(guān)系協(xié)調(diào)，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則下確保電子檔案管理工作的順利發(fā)展；其次應(yīng)明確不同業(yè)務(wù)部門在電子檔案管理中的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)義務(wù)、權(quán)利、責(zé)任的有機(jī)統(tǒng)一；最后，需落實(shí)電子檔案保密管理，對(duì)可開放的檔案信息完成共享平臺(tái)搭建，實(shí)現(xiàn)多部門的協(xié)調(diào)建設(shè)。

綜上所述，檔案管理工作涉及社會(huì)各行各業(yè)，覆蓋面較廣，此次新修訂《檔案法》的全面實(shí)施為電子檔案管理工作做出了依據(jù)與參考。電子檔案管理需建立在行業(yè)規(guī)范基礎(chǔ)上，以國(guó)家法律標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范為依據(jù)展開建設(shè)，在新修訂《檔案法》背景下，需明確電子檔案安全底線，并基于新修訂《檔案法》完善管理體系，注重協(xié)調(diào)電子檔案管理部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系，在協(xié)調(diào)統(tǒng)籌下完成規(guī)范化電子檔案管理。