加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)有效助力“雙高計(jì)劃”實(shí)施

文/霍倩倩

近年來(lái)，隨著高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及智慧校園的建立，高職院校教學(xué)檔案資源種類和數(shù)量等都得到極大的豐富，其管理模式也在發(fā)生著變革，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式正在逐漸被計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)所取代，因此加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行

檔案管理工作是高職院校的基礎(chǔ)工作之一，其重要程度不言而喻。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)信息化等現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用，致使高職院校的教學(xué)檔案工作重點(diǎn)、內(nèi)容、管理方式、方法等都發(fā)生了重大變化。特別是2019年4月，教育部、財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于實(shí)施中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱“雙高計(jì)劃”），在此背景下，高職院校的教學(xué)檔案工作如何更好地助力“雙高計(jì)劃”實(shí)施，這是檔案工作者需要面對(duì)的重要問(wèn)題。

一、加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義

1.科技時(shí)代的發(fā)展決定高職院校必須加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促使高校教學(xué)活動(dòng)的模式也發(fā)生了一系列改變，選課、排課、成績(jī)、學(xué)籍管理等教務(wù)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及，電子文檔、光盤(pán)、多媒體等成為存儲(chǔ)教學(xué)檔案信息資源的重要渠道，同時(shí)也改變了教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用模式。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化能夠充分發(fā)揮教學(xué)檔案的內(nèi)在價(jià)值。現(xiàn)有的教學(xué)檔案利用模式還停留在你查我找的層面，使用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，形成專題資源庫(kù)，個(gè)人根據(jù)需要在網(wǎng)上自行檢索，大大降低了因人工翻閱、查找實(shí)體檔案所帶來(lái)的煩瑣。在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境下，人們?cè)诶媒虒W(xué)檔案時(shí)，可以不受時(shí)間地域的限制，大大提高了利用率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享。

3.加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)可以有效提高辦公效率。隨著高職院校的不斷擴(kuò)招，招生計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍管理、專業(yè)課程建設(shè)資源等教學(xué)檔案與日俱增，單靠手工操作，不僅煩瑣、工作任務(wù)重，占用空間較大，需不斷增加箱柜、專用庫(kù)房，而且還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。對(duì)現(xiàn)有教學(xué)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，可以避免原件的丟失，也有利于對(duì)其原件更好地保護(hù)。

二、當(dāng)前高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.檔案信息化建設(shè)制度不完善。教學(xué)檔案不同于一般的人事檔案或者城建檔案，其內(nèi)容眾多，自身也具有很多特點(diǎn)，如果沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，很難保證在最后收集時(shí)的完整性。

2.檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。當(dāng)前很多高職院校的教學(xué)檔案工作人員流動(dòng)性大并且大多為兼職或者是身兼數(shù)職，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍偏低，對(duì)檔案知識(shí)了解不足，導(dǎo)致工作效率不高。

3.對(duì)檔案信息化管理意義認(rèn)識(shí)不明確。教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，但當(dāng)前大部分高職院校的教學(xué)檔案依舊還是停留在簡(jiǎn)單的收集、保管階段，沒(méi)有充分對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，使其達(dá)到為教學(xué)工作服務(wù)的目的。尤其是對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不明確，必然制約檔案信息化管理工作的有效開(kāi)展。

4.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度不大。教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要大量的資金及設(shè)備投入，實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高職院校因?qū)虒W(xué)檔案信息化建設(shè)的不夠重視，導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)度緩慢，影響學(xué)院發(fā)展。

5.檔案信息交流不暢通。教學(xué)檔案管理方法的滯后、紙質(zhì)檔案信息交流和反饋的劣勢(shì)直接導(dǎo)致高職院校各二級(jí)分院、部門(mén)之間交流檔案信息存在困難，難以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的共享利用。

6.網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作人員將檔案原件的保管安全意識(shí)作為重點(diǎn)，忽視了在教學(xué)檔案信息化管理過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，盡管當(dāng)前在信息安全方面已經(jīng)采用了如防火墻、防毒查毒等成熟的方法和技術(shù)，但面對(duì)電腦黑客的蓄意破壞，還是需要進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。

三、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策思考

1.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。時(shí)代不斷發(fā)展，科技給人們的工作帶來(lái)了極大的方便，改變傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式，加快教學(xué)檔案信息化建設(shè)可以有效提高工作效率。檔案工作需要大家共同的支持，這不是一個(gè)部門(mén)或者一個(gè)人的事情，從檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，到檔案工作人員，再到檔案的使用者，都要轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性以及和每個(gè)人的密切關(guān)系。

2.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高專業(yè)管理人員的素質(zhì)。首先，提高政治與思想素質(zhì)。其次，提高職業(yè)道德素質(zhì)。再次，提高知識(shí)素質(zhì)。從高職院校管理層面而言應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織人員學(xué)習(xí)檔案管理的新思想、新知識(shí)；另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)不斷充實(shí)自身，除必要的培訓(xùn)外，可以自學(xué)掌握專業(yè)理論與技能，提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

3.完善制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理。教學(xué)檔案來(lái)自不同的部門(mén)，類型繁多，對(duì)其收集整理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程都應(yīng)有一套科學(xué)、合理、有效、可行的管理制度。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案的重視程度，統(tǒng)一思想，可以不定期組織相關(guān)人員對(duì)各二級(jí)分院（部門(mén)）的檔案管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)于存在問(wèn)題及時(shí)指出并督促改正，從而建立有效的監(jiān)督、檢查機(jī)制。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度。高職院校應(yīng)投入大量的資金，統(tǒng)一給二級(jí)分院（部門(mén)）采購(gòu)配備與檔案信息化相關(guān)的各類自動(dòng)化辦公用品，像掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備等等，加大信息化物質(zhì)基礎(chǔ)力度；此外還應(yīng)不斷更新完善檔案信息化的各類軟件系統(tǒng)，在此過(guò)程中，加強(qiáng)自主開(kāi)發(fā)與改造，以此適應(yīng)本校檔案管理工作的發(fā)展需要。

5.采取有效措施，切實(shí)保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全。21世紀(jì)，檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全很容易被計(jì)算機(jī)病毒、黑客等侵害，高職院校在大力推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)對(duì)其安全問(wèn)題，應(yīng)給予足夠的重視，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保護(hù)，及時(shí)了解網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域的新技術(shù)、新方法，提高檔案管理工作人員安全保護(hù)意識(shí)，確保檔案信息的安全。

6.充分利用智慧校園平臺(tái)，加快信息化建設(shè)步伐。經(jīng)過(guò)數(shù)字化整理的教學(xué)檔案信息資源，可以通過(guò)智慧校園平臺(tái)公布，充分發(fā)揮教學(xué)檔案價(jià)值，方便利用者查詢使用，有效解決部門(mén)之間因管理滯后、溝通不暢、信息分散等帶來(lái)的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的共享利用。

綜上所述，高職院校應(yīng)不斷深化對(duì)教學(xué)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，加快檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，不斷增加建設(shè)資金，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的配置，改變現(xiàn)行檔案管理運(yùn)行模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，積極推進(jìn)高職院校發(fā)展，有效助力“雙高計(jì)劃”實(shí)施。