如何提升采購合法合規性及執行效率

曹乘華

摘要：我國當前反腐形勢復雜，加強采購合法性比以往任何時候都更為重要。如何有效平衡業務發展與采購效率？針對企業采購管理過程中發現的問題，提出了在執法背景下，通過提高企業采購管理水平，有效提高采購效率的建議和措施。

關鍵詞：合法合規;采購效率;能力提升體系;監督體系

2011年底，國務院頒布了《中華人民共和國招標投標法實施條例》，將其作為貫徹實施招標投標法的一項重要任務，落實中央下達的任務，推進反腐倡廉長效機制建設，是解決招投標、促進公平競爭、預防和懲治腐敗等關鍵問題的重要舉措。2014年5月4日，工業和信息化部發布了《通信設備建設招標投標管理辦法》，并相繼發布了《通信設備建設招標投標管理辦法》。結合通信行業施工管理的特點，明確了招投標管理的具體要求。隨著監管框架的日益嚴格和行業市場競爭的日益激烈，公司必須結合目前的管理現狀，不斷優化采購管理方式，促進公司的發展。

一、影響采購合法合規問題及原因分析

（一）部分采購項目未按規定執行采購程序

在實際工作中，由于工作的緊迫性，有可能繞開采購，而且由于缺乏前瞻性的采購規劃，常規項目改為應急項目，導致項目直接組織而沒有采購決策。根據《招標投標法》的規定，發生突發事件將被處以罰款。對"限標"的錯誤解釋導致一些工程超竣工，是因為不清楚，什么法律規定招投標，有人認為，如果有類似工程的招投標結果，在不影響公司的情況下，會直接用以前的采購價來確定任務。據了解，如果總部以外的單位參與，可以在總部以外進行采購活動，導致一些項目的采購結果比總部高出100%。3.正常情況下，合同的反向簽訂，項目的實施過程是合同的前身，合同實施后，但在實際操作中，履約后再簽訂合同。這種現象導致了項目采購向另一種形式的轉變，也破壞了單一供應商的選擇，這涉及到很多法律和管理風險。這些現象一方面與企業內部人才培養不足有關，另一方面，在"重經營、輕管理"的理念指導下，經營者的守法行為和低風險意識使他們認為，如果有利于企業發展，必須盡快實施。

（二）采購人員執業技能有待提高

知識水平是指采購人員具備市場、人力資源管理、財務管理等方面的專業知識。只有在這個基礎上才能談采購人員的能力。但是，現在采購人員的培養狀況不樂觀。首先，因為購買活動不需要高度的專業精神，所以很多人購買時不需要技術技能，所以可以勝任更大的工作人員。但是，實際上，購買活動涉及范圍廣的問題。包括知識談判、后勤和設備/材料。相關法律知識、金融知識、國際貿易知識，尤其是信息技術如何越來越先進，越來越廣泛地應用于購買領域？而且我們也必須有信息技術的知識。二是我公司還沒有形成一批具有較高專業知識的采購專家隊伍，采購人員大多是高中生，而且由于國內對采購人員的培訓不夠重視，更談不上對采購專業人才的培訓。因此，這些都是阻礙采購人員技能有效發展的因素。

二、影響采購效率問題及原因分析

（一）采購需求不清晰、明確

采購內容、技術要求和評審標準不明確，加之溝通時間的延長和實施過程的頻繁變化，導致采購方案的實施出現延誤，嚴重影響了采購效率。如果同一型號或成套采購沒有考慮好一種型號和所有要求，在確定采購結果后，需要對該部分進行進一步談判或單獨采購，可能影響合同的及時性，增加采購量。采購訂單的年度分配不均。由于采購干事的專業技能要求提高其工作意識，其工作場所的頻繁變動限制了采購員了解與執行復雜任務有關的法律法規、管理要求和系統功能的能力。在整個采購過程中，沒有信息系統等綜合支持，從預算規劃、需求執行、采購績效評估等方面，制定了全面的采購計劃，以滿足客戶的需求。

（二）采購人員和供貨商出現串通舞弊行為

采購人員與供應商串通是采購腐敗的主要原因。企業采購人員根據企業采購要求進行招標，按要求選擇供應商，但一些商會供應商通過行賄手段銷售一些不良產品，影響了企業采購質量。市場上也有不少中介機構，與供應商甚至采購商串通，進行不良采購，影響企業的采購質量。比如，有的咨詢公司為供應商準備了投標書，確定了合同承辦人等，在這種情況下，沒有納入計劃的供應商在投標過程中很難中標，即使中標，在合同執行過程中也存在很多問題。在企業采購過程中，不少供應商爭相中標，通過不正當競爭行為串通或提供虛假信息獲取自身利益。原因是，中介機構認為，按照采購實體的意圖選擇供應商，可以確保提供高質量的服務，以便采購實體能夠首先考慮自己，從采購活動中獲得更多的利益。因此，企業確定了招標要求，發布了招標公告、咨詢名單、公開招標和專家評審，確定中標人的過程涉及人才較多，容易上當受騙。比如，有的單位申請投標，但電話未被竊聽或解讀不當，誤導供應商;此外，有人錯誤地指出，注冊系統失靈，導致無法注冊，參與投標的供應商數量減少，以確保供應商能夠中標。

三、提升采購合法合規性及執行效率的一些思考

（一）持續完善的采購管理制度體系

一套完整的制度、規范和指引，切實確保在實踐中依法合規，對現行規章制度按照國家最新相關法律法規進行實時更新，并根據需要制定相應的實施細則。

（二）打造全流程采購執行體系

在信息系統中引入符合規范和標準要求的系統，管理內部需求服務與外部供應商之間的互動，遵守法律法規。加強籌資結果控制，確保招投標結果有效實施嚴格執行國家有關要求，通信建設項目實施必須依法公告，并通過"通信建設招投標管理平臺"完成專家的公示、公示、遴選和登記。

（三）優化采購人員能力提升體系

加強培訓，建立培訓機構，組建專家和工匠隊伍，在日常工作中發揮紐帶作用。鼓勵采購人員參與專業認證，如承包商、物流、PMP等，日常工作的重點是總結典型問題，共同研究解決方案，樹立先例。所有這些都是提高采購效率的重要支持來源。公司建立了培訓離職制度，推出了新的員工離職制度，建立了內部教師培訓機制，充分發揮業務聯系的主體作用;加強對第三方招標代理機構的管理，建立代理職能審計機制;建立完善的專家庫管理體系，不斷培養專家

（四）建立良好的供應商管理體系

供需是采購管理的重要組成部分，因此，必須消除降低采購成本與保障供應商利益之間的聯系，確保雙方互利合作和企業的最終利益。為了對供應商進行有效管理，必須建立科學合理的供應商管理體系，這對提高企業競爭力、降低供應成本、提高采購效率具有積極意義。

（五）建立落實嚴密的監督體系

控制系統是檢驗系統效率的有力工具。要建立完善的監督體系，一方面要建立有效的后續評估管理機制，另一方面要通過全過程引入采購管理體系，監督和有效評價采購活動的實施情況，提供有效的激勵措施，確保采購活動的合法性和效率。另一方面，要建立全面的風險管理體系，梳理實施過程中的重大風險，突出防控，通過持續改進供應商評價和結果應用，繼續以專題培訓和會議形式對監管體系進行培訓，遵守和落實"守法"要求。

結束語：

針對企業在法律執法和采購管理中發現的問題，通過建立制度與實施制度、能力建設制度、管理制度、監督管理制度五項制度，可以有效促進公司規定的采購效率的進一步提高，供應商管理制度、補充與約束監督制度、信息手段的運用，保證了公司業務的健康發展。

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