新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新思考研究

遲歐

摘要：現如今，信息數據化發展迅速，在新時代背景下，傳統的企業檔案管理模式難以處理企業在生產和經營的過程中產生的大量數據。企業的檔案管理是一個企業在運營過程中必須要做好的一個方面，所以在傳統的企業檔案管理模式逐漸被淘汰的趨勢下，探索創新的企業檔案管理方式勢在必行。因此本文通過分析當前企業檔案管理中存在的問題，探索在新時代背景下行之有效的企業檔案管理新模式，以期能對企業檔案管理的改革起到一定的推動作用。

關鍵詞：信息數據化;企業檔案;檔案管理;創新

在經濟迅速發展的今天，各大企業深刻地了解到了企業檔案管理的重要性。但目前的企業檔案管理模式發展滯后，功能單一，難以適應信息數據化發展迅速的新時代。因此探索出符合信息數據化時代發展趨勢的企業檔案管理策略，是一個企業提升市場競爭力的重要因素。

一、企業檔案管理的重要性分析

檔案管理是一個企業在經營過程中必不可少的環節。檔案記載著企業在運營過程中的一切經濟活動，以及企業在運營過程中企業人員的變動，企業的資金收支情況等信息。檔案在公司經營過程中起到的作用是很大的，通過分析檔案，企業的管理層人員能清楚地了解到企業的經濟情況，企業人員的分布情況，以及企業崗位的分配情況。企業管理層在決策地過程中可以通過分析檔案來了解企業的現狀，這有利于做出符合企業未來發展的決策。合格的企業檔案管理能讓企業在多變的市場經濟體系下保持其靈活性，通過對檔案信息的分析，企業能在最快的時間內制定出行之有效的戰略，保持自身的市場競爭力。所以，企業需要明確檔案管理的重要性，探索出一個科學有效的企業檔案管理模式，這樣企業才可以在激烈的市場競爭中占據優勢。

二、在新時代信息數據化背景之下的企業檔案管理現狀

（一）檔案管理模式落后

雖然現在已經進入信息數據化的新時代，但是還是很大一部分的企業依然采用的是傳統的檔案管理模式。現如今經濟發展迅速，企業發展也逐漸趨向于信息數據化，而傳統的檔案管理模式效率低下，企業在經營過程中產生的龐大數據是傳統的檔案管理模式所難以處理的，在這種情況下，難免會產生差錯，導致公司檔案數據信息的缺失，嚴重地還有可能會給公司帶來經濟損失。

（二）檔案的信息化程度低

雖然有些企業已經了解到檔案的重要性，但是對于檔案的信息化管理和應用還是有所欠缺。檔案的高效利用是建立在信息化的基礎上的，現階段多數企業對于檔案的管理僅僅只是停留在整理信息，然后保存，沒有重視檔案的信息化。檔案的信息化，是對結合信息化手段對現有檔案的梳理、整合、歸納。檔案的信息化處理使檔案能夠實現集中查閱，在查閱過程中能從檔案中搜索所需要的內容，從而使檔案的利用變得方便快捷。

（三）檔案管理專業人員的匱乏

在傳統的檔案管理模式下，企業檔案管理的相關工作比較輕松，對檔案管理人員的專業技能沒有過多的要求。但是在如今信息數據化的新時代背景下，企業檔案的管理在其形式、內容、方式等方面都有著較大的變化，這就要求企業的檔案管理人員有較高的專業素養。但是很多企業現有的檔案管理人員的專業素質和專業能力不足，不能及時的對新時代檔案管理模式做出反應，從而導致企業的檔案管理模式滯后。

三、新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新

（一）改變現有的傳統檔案管理模式，采用現代信息數據化管理

傳統的檔案管理模式已經不適宜新時代發展的潮流，為了讓檔案更好的發揮其價值，企業應該及時更新檔案管理模式。在信息數據化的新時代背景下，檔案的信息化也是其必然的趨勢。一個企業在在發展起來的過程中，必然會積累相當龐大的檔案信息，對現有的檔案信息進行梳理、加工成能對企業發展有幫助的檔案數據，然后將其歸檔。在收錄檔案的過程中，檔案管理人員需要了解企業的實際發展需要，錄入數據時不應該死板的錄入，而是要取其精華去其糟粕，去掉一些沒必要的廢話，保證查閱檔案時的便捷性。

（二）制定一個完善的檔案歸檔制度

完善歸檔制度能讓檔案管理工作者更加明確自己的工作。一個企業的檔案管理工作人員很容易與企業的經濟活動脫節，檔案管理的工作人員可能不明確什么樣的檔案是對公司的發展有幫助的。針對這種現象，公司應該制定一個詳盡的檔案歸檔制度，從制度上對檔案內容進行劃分，明確地提出哪一類的檔案是需要整理、加工并歸檔的，并提出一個符合公司發展的檔案加工標準。其次企業要充分的利用現代信息數據化技術，對檔案數據進行動態化管理，保證檔案數據在企業發展過程中保持更新，以便于企業對檔案數據的利用。

（三）智能管理檔案信息，完善檔案搜索系統

在信息數據化的背景下，優化檔案管理形式能有效地提高企業對檔案的利用，而數據化是企業檔案管理的一大核心。企業要合理運用大數據帶來的便利，對企業的檔案進行集中式的一體化管理。在現代技術下，條形碼、二維碼等信息技術手段都可以用于企業的檔案管理，能有效地提高企業檔案的有序性。在企業的發展過程中，是一定會用到檔案來進行分析的，如果沒有一個完善的檔案搜索系統，那么調取檔案的過程會變得非常麻煩。所以檔案管理工作人員在整理檔案的時候，需要對檔案進行編排，企業可以制定一個編排標準，此外企業也可以在檔案的編排過程中運用二維碼等現代技術工具，整理好的檔案可以通過掃描二維碼來獲取和查看，會使搜索和查詢檔案的過程變得極為便捷。

（四）建立專門的電子檔案庫房

現階段，在信息數據化的新時代背景下，電子檔案也是檔案的一種保存形式，企業可以通過建立專門的電子檔案庫房，將實體檔案進行模擬管理，其存儲方式類似于圖書館，以這種方式保存檔案能很大程度的提高檔案的利用率。企業可以依靠現代信息技術模擬電子檔案庫房的建設，根據企業目前所保存的實體檔案類型，在電子檔案庫房里進行各類檔案的存儲范圍劃分。企業在模擬電子檔案庫房的過程中需要明確庫房各個區域的飽和度，以保證后續的數據能順利的歸檔。最后在電子檔案庫房建立完成之后，檔案管理工作人員就可以將企業的檔案系統中已經歸檔的數據和實體數據的相關內容目錄上傳到電子檔案庫房的管理系統中，然后再將檔案正式入庫，并將其存放在實現劃分好的位置。檔案入庫完成之后，電子檔案庫房的管理便可以像圖書館一樣，企業的管理人員可以在電子數據庫房里查詢和閱讀檔案信息。

結語：

檔案管理是一個企業在經營過程中必不可少的環節，而且在如今信息數據化發展的新時代背景下，企業要想在激烈的競爭中保持穩定，那么就必須實現企業檔案管理的現代化建設。因此，企業必須及時認識到現有的檔案管理模式的不足，并探索出適合自身發展的新的檔案管理策略。企業需要制定出完善的檔案歸檔制度，還要智能管理檔案信息，采用建立專門的電子檔案庫房的方式，提高企業對于檔案的利用效率，推動企業科學決策，合理地規劃未來發展方向。

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