檔案信息化進程中民政檔案服務問題探究

白秀峰

摘要：我國經(jīng)濟建設最近幾年發(fā)展非常迅速，我國各行業(yè)迎來新的發(fā)展空間和發(fā)展機遇，為我國基礎建設的不斷進步貢獻力量。隨著信息化時代的到來，民政技檔案信息化管理面臨著諸多的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，需要針對信息化背景下民政檔案信息化管理現(xiàn)實需要，采取切實可行的有效措施，做好檔案信息化建設與管理。

關鍵詞：檔案信息化進程;民政檔案服務

引言

科學技術的快速發(fā)展使我國提前進入現(xiàn)代化發(fā)展階段，改善了我國人們的生活水平和生活質量的同時帶動我國提前進入現(xiàn)代化發(fā)展階段。民政檔案建設是對民政工作的記錄和原始憑證，民政工作連接著民心，民政工作質量決定著百姓的獲得感安全感幸福感。因此做好民政檔案管理是對民政工作的總結和保留的歷史記憶。

1檔案信息化進程中民政檔案服務問題分析

1.民政檔案性質復雜，信息數(shù)據(jù)規(guī)模較大民政部門作為重要的政府單位，在新時期承擔著協(xié)調社會發(fā)展關系、調節(jié)公眾矛盾、維護穩(wěn)定秩序等方面的責任，具體管理工作包括抗險救災、社會保障、婚姻關系管理、轉業(yè)安置、收養(yǎng)關系管理等領域，檔案內容涉及范圍較為廣闊、涵蓋社會不同階層、信息結構相對復雜。2.信息化建設客觀基礎薄弱，經(jīng)濟投入有待加強現(xiàn)階段，從實踐調查分析可知，民政檔案的推進基層信息化體系建設的過程中，存在硬件基礎薄弱、經(jīng)費不足、建設模式不合理等方面的問題。尤其在信息化檔案管理網(wǎng)絡平臺建設方面，檔案的數(shù)字化轉化存在遲滯性。由于各應用系統(tǒng)在軟件開發(fā)時，沒有制定統(tǒng)一歸檔的技術構架和數(shù)據(jù)標準，使得檔案軟件無法銜接匹配，在數(shù)據(jù)共享、交互方面沒有發(fā)揮信息化網(wǎng)絡的優(yōu)勢，資源的開發(fā)力度有待加強。

2基于管理信息化體系的建設優(yōu)化檔案服務質效的具體策略

2.1做好數(shù)字化民政檔案收集歸檔

數(shù)字背景下，民政檔案信息化前提和基礎是做好文本文檔、圖形文件，以及視音頻等不同文件格式科技檔案資料的收集歸檔。具體來說，就是要針對不同文件格式的檔案資料進行收集，結合數(shù)字檔案存儲載體、信息記錄標準、壓縮算法等，分別采取具體的措施進行收集歸檔，確保數(shù)字背景下民政檔案資料內容信息的真實性、完整性和原始性。此外，還要根據(jù)不同載體格式的數(shù)字民政檔案，進行分類、排序整理，并將散亂數(shù)字科技檔案進行有序分類、標引和組合。此外，還要建立民政檔案數(shù)據(jù)庫，分類做好民政檔案編號，從民政檔案信息物理、邏輯結構、記錄類型、載體格式等，做好收集歸檔，做好數(shù)字背景下民政檔案信息化基礎工作。

2.2注重檔案安全管理

檔案管理工作必須要朝安全化、系統(tǒng)化的方面發(fā)展，只有保障檔案信息安全，民政檔案管理工作的價值才能得以體現(xiàn)。《中華人民共和國檔案法》也有明文強調，“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”首先，對防火墻的安全等級進行升級，方可與外界權威的網(wǎng)絡安全平臺建設團隊合作，安裝企業(yè)級防火墻應用，以此提高民政檔案管理的安全水準。同時，強調對網(wǎng)絡入侵檢測及預防系統(tǒng)的開發(fā)及應用，建立網(wǎng)絡入侵實時防御與檢測機制，并將其在防火墻系統(tǒng)中的運行優(yōu)先級提升，全面保障民政檔案存儲與調用時的數(shù)據(jù)運作安全性。

2.3完善平臺開發(fā)，打通不同平臺之間信息互通共享

系統(tǒng)平臺是信息化建設的重要保障，不同系統(tǒng)平臺之間存在障礙將影響信息數(shù)據(jù)的傳輸，也會影響民政檔案管理工作的效率。從目前的信息化建設來看，各地區(qū)都建立了不同的平臺管理系統(tǒng)，但這些平臺之間的數(shù)據(jù)傳輸通道并未打通。基于以上現(xiàn)狀，首要是解決不同平臺之間的數(shù)據(jù)傳輸問題：一是從國家層面或是省級層面研發(fā)綜合性的管理平臺，各單位通過對本單位的系統(tǒng)優(yōu)化升級，使其能介入到國家或省級管理平臺中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享;二是單位內部應使用同一的管理平臺，選擇單位目前綜合性最強的平臺，以此為基礎不斷拓展功能以滿足不同部門辦公的需求;三是延伸平臺的功能。目前的民政檔案管理平臺基本上實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資料存儲、檢索、查詢功能，技術人員可以進一步挖掘對民政工作更為有效的功能，例如數(shù)據(jù)監(jiān)測功能。當關鍵數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常變化時能自動報警，或是通過對不同時段檔案資料數(shù)據(jù)分析而預測某些領域的風險，為行政工作提供指引，以此來減輕民政人員的執(zhí)法壓力。

2.4加強電子文件的管理

目前網(wǎng)絡技術的使用，已經(jīng)普及到生活和工作中，而且目前我國對于相關文件的電子化使用，也在向電子化轉變。因此加強民政檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點內容之一。針對電子文件的管理提出以下幾點建議：1.成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果;2.加強相關人員對電子文件的管理，需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進行;3.目前許多電子文件都存在時效性，因此需要相關工作人員關注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時間問題出現(xiàn)錯誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進行備份和復制，防止電子文件缺失，導致給單位帶來不必要的麻煩。

2.5統(tǒng)一信息化建設標準，建立健全管理機制

民政部門在檔案管理領域推進信息化、數(shù)字化平臺建設時，需要健全的管理與監(jiān)督機制進行引導。由于民政單位工作涉及的范圍較廣、信息數(shù)據(jù)規(guī)模大，檔案管理的工作量較大，同時，在信息收集、處理、存儲等工作中，存在數(shù)據(jù)庫建設形式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)傳輸格式需要進行轉化等情況，在一定程度上增加了管理成本。數(shù)字化技術的發(fā)展對解決這一情況帶來了希望和契機，大力推行民政采集資料的無紙化工作，能夠在降低基層檔案數(shù)據(jù)處理工作量的同時，最大限度的避免因紙質、硬盤等媒介保存不當造成的數(shù)據(jù)遺失、損毀問題。在實踐工作中，一方面，相關檔案管理部門與技術部門應加強聯(lián)合，統(tǒng)一檔案信息的存儲標準;另一方面，應結合改革目標，及時調整管理制度，構建動態(tài)化的監(jiān)管機制，定期進行數(shù)據(jù)備份、更新，按照檔案管理需求、工作性質的不同，加快不同等級數(shù)據(jù)庫的建設，規(guī)范數(shù)據(jù)記錄、數(shù)字化轉化等實踐工作流程，確保民政檔案整體信息化管理戰(zhàn)略目標的全面落實。

2.6做好數(shù)字化科技檔案作用發(fā)揮

民政檔案的價值在于發(fā)揮其應有價值，要根據(jù)數(shù)字背景下民政檔案信息化特點，以及科技檔案利用形態(tài)、渠道、載體等變化，最大限度地發(fā)揮民政檔案利用價值。可基于電子閱覽室實現(xiàn)在線閱覽，利用互聯(lián)網(wǎng)渠道實現(xiàn)在線訪問，基于電子信息載體實現(xiàn)科技檔案信息復制。此外，還要做好民政化科技檔案利用安全，利用訪問權限設置、電子密鑰、身份認證等先進技術，做好科技檔案信息安全保障。

結語

綜上，數(shù)字時代，做好民政檔案信息化建設與管理是適應時代發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是發(fā)揮民政檔案自身價值的迫切需要。

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