關于企業人事檔案信息化管理的思考

顏賽

摘要：所謂企業檔案信息化，簡單來說就是利用現有的信息技術以及網絡將企業的檔案信息資源進行有效儲存、管理和使用，進而最大限度提高企業檔案管理的效率和信息的使用程度，讓企業的發展更加穩定、信息使用更加快捷，提升企業的經濟效益。

關鍵詞：企業;人事檔案;信息化管理

引言

信息化時代，互聯網是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯網代替傳統模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力。可在人事檔案管理中，卻未確定互聯網的地位，人事檔案管理還是采用傳統的手工錄入、數據統計模式。在信息化高速發展的當下，傳統模式已經無法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現人事檔案管理工作的專業價值，潛在優勢，發展目標。

1企業人事檔案管理存在的問題

1.1檔案管理標準與規范不統一

對于很多大中型企業來說，檔案管理的標準與要求有所差異，而且企業內部的檔案管理標準體系也沒有實現統一。另外，檔案數據的格式和錄入信息的內容不同，很容易使得數據發生錯誤甚至丟失。在檔案信息化建設的過程中，除了需要更改和遷移歷史數據之外，還要不斷規劃管理新建的數據，為此，要想盡快貫徹落實好數字化、信息化建設，就必須不斷規范檔案管理的標準。

1.2信息內容來源過于簡單

目前來看，信息內容來源只依賴于人事檔案，且信息內容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現在以下幾點：第一，檔案的填寫內容不能具體展示個人特點。第二，大多數的評價內容失去客觀性和真實性，具有一定的抄襲問題，不能有效體現個人特征。第三，檔案撰寫內容篇幅具有一定的局限性，大多數職員的工作總結報告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個人榮譽等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當事人不能對自身檔案進行及時查閱，這造成實際的檔案內容缺乏完善性和系統性。

1.3存在安全隱患

當前很多單位在人事檔案管理工作開展過程中都將信息技術作為重要手段加以運用，有效提升人事檔案管理效率，并成為人事檔案管理工作改革的重要支撐。但部分單位由于人事檔案管理人員的信息技術能力水平有限，在人事檔案管理工作開展過程中對于人事檔案管理信息系統缺少有效維護，沒有定期對信息系統進行殺毒和軟件更新，很容易被黑客和不法分子攻擊。此外，還有部分人事檔案管理人員安全意識薄弱，導致部分有價值的檔案被他人竊取，進而給當事人和單位造成不利影響。

2企業人事檔案管理信息化建設的具體措施

2.1制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制

對于檔案信息化來說，其基礎在于實現檔案數據管理的標準化和規范化。如果沒有統一的標準就不能整合與共享檔案數據，實現檔案信息建設。為此，企業在進行檔案信息化建設的初期，就必須制定與之相關的標準和規范，才能真正從根本上解決檔案數字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設方案的過程中，必須嚴格遵守檔案信息化建設的有關制度。制定好檔案信息化建設方案，才能進一步推動企業檔案信息化建設。

2.2強化信息技術應用的安全保障

人事檔案信息事關當事人的合法權益和單位發展，必須對人事檔案信息進行合理保護，將人事檔案信息保護作為檔案信息開發和利用的重要前提。在信息技術應用安全保障方面注重以下兩方面工作。一是要通過技術手段提升人事檔案信息的安全保障系數，單位要引進專門的技術人才加入到人事檔案管理之中，通過專業技術對人事檔案信息系統進行升級改造，并建立更為嚴密的防火墻，防止黑客和不法分子通過信息手段入侵。另一方面，要加大對人事檔案管理人員的安全教育培訓，讓人事檔案管理人員認識到人事檔案信息安全的重要性，在人事檔案信息管理和開發過程中有意識地進行管理和操作，避開安全陷阱，確保人事檔案信息安全。

2.3培養專業的檔案人才

在檔案信息化建設的過程中，需要大量的復合型人才，不僅要求其有扎實的檔案管理專業素養，還要熟練操作計算機技術，另外，還需要具備較強的英文閱讀水平和翻譯能力以及現代管理能力等。在培養專業的檔案人才的過程中，企業一方面要引進具有計算機、管理能力和較強英文水平的高校人才來充實檔案管理團隊，還要定期、不定期對其進行專門的培訓，并開展各種類型的檢驗活動，才能使得企業的用人制度越來越規范。另外，為了真正培養有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業的人才評價機制和競爭機制。

2.4提高人員素質

人事檔案管理人員是管理工作開展的主體，其專業素養直接影響到人事檔案管理工作的實效性。現階段要以當前的崗位需求為前提制定專業化的培訓計劃，通過對人事檔案管理人員的培訓來強化人員知識體系與專業技能的更新，提升計算機操作和信息技術水平，滿足信息時代下人事檔案管理工作的基本需求。另外管理人員也要具備危機意識和學習意識，樹立終身學習的理念，充分地認識到信息技術在工作開展中的重要性，借組網絡平臺獲取學習資源，以此來適應當下激烈的市場競爭環境。除此之外，還應當強化管理人員的思想政治教育，在人事檔案管理工作實際開展的過程中要明確自身的崗位職責，增強管理人員的職業精神，通過一系列政策法規和法律知識的學習增強法制意識。

結束語

綜上所述，在人事檔案管理工作開展的過程中，信息技術的應用不僅創新了管理方式，提高了管理效率，實現了管理工作的改革，并且充分提高人事檔案信息資源的利用效率，實現了價值的最大化，為單位未來的發展提供了有效的保障。由于信息環境較為復雜，信息技術具有雙面性，因而在實際應用中要保障人事檔案資料的安全性，通過人員素養提升、政策體系完善等等一系列的措施強化人事檔案管理的信息化建設，為單位持久健康發展提供更好地服務。

參考文獻

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通訊作者：汪海鷗——（1976.9——）女，碩士，副教授，研究方向：涉日建筑