檔案管理信息化利用的探索與研究

蔣理

摘要：新形勢下檔案管理工作存在著新的挑戰(zhàn)，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有重要的地位。檔案部門轉變原有觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的檔案管理系統，使檔案管理工作更好地適應現代化信息時代發(fā)展的要求，在此基礎上加強檔案信息化利用，為社會的經濟建設和企業(yè)發(fā)展提供支撐。

關鍵詞：檔案管理;信息化利用;探究

1 前言

隨著信息技術快速發(fā)展，各種信息技術、設備大量應用，信息化已經深入社會生活的方方面面，極大的改變了人們的工作、生活及思維方式。檔案信息是社會及企業(yè)的重要信息資源，加強對檔案信息管理對于社會及企業(yè)意義重大。在信息化浪潮下，檔案管理也發(fā)生重大變化，信息化滲透于檔案管理中，并改變了傳統檔案管理模式，提升了檔案管理的效率，極大的便利了檔案歸檔及信息查詢。因此，加強對檔案信息化利用對于提升企業(yè)管理水平具有重要意義。

2 檔案信息化的重要性

檔案管理信息化發(fā)展產生的電子檔案可以方便地采用網絡進行傳輸，使人們可以隨時進行交流及信息的共享，從而方便對檔案進行檢索、摘錄和轉錄。信息化檔案管理可以隨著實物的變化進行更改，又可以以原信息的電子檔案為基礎，進行設計修改，不但便捷，也可節(jié)省大量的勞動和經費。并且信息電子化存儲密度大，占地少，還便于人們查閱。同時辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以光盤、數字數據為載體的檔案。也能不失時機地提供更有價值的檔案信息，因而必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得檔案信息更具有價值性、系統性、真實性。由此看來，檔案信息現代化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案管理信息化利用存在的問題

（1）檔案軟件沒有信息管理功能。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

（2）檔案標準化、規(guī)范化滯后。檔案管理現代化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，但由于各種原因，館（ 室） 藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，要推進檔案現代化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（3）檔案管理軟件缺乏通用性。檔案部門使用的管理軟件層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，造成資源浪費，這些都嚴重影響了檔案管理現代化水平的提高。目前，不僅硬件設備缺乏，而且硬件的功能也沒有充分發(fā)揮。

（4）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫，信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息現代化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏專業(yè)人才，雖然更新了硬件設施但不能將其很好地運用到工作中。因此，要實現檔案管理的數字信息化，需努力培養(yǎng)高素質的檔案管理人才，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平，推出行之有效的管理措施，并且重點加快數據庫建設。

（5）我國國民的檔案信息意識還很淡薄。關于檔案信息安全意識這一重大問題也只能在檔案界內引起重視。社會公眾的檔案信息安全意識淡薄?甚至是毫無感覺。檔案信息是面對社會公眾的一項服務性工作社會公眾在頻繁的查找以及利用檔案信息由于缺乏必要的檔案信息保護意識，導致某些重要的檔案信息消失。在檔案管理內部檔案管理人員也只是把檔案信息保護作為檔案館或檔案室的職責沒有進行深入的研究。淡薄的檔案信息安全意識，導致檔案信息安全體系建設過程中缺乏理論和實踐的基礎。檔案信息化除了靠技術的應用外，還需要相關的管理制度來約束。目前?我國的檔案信息化建設過程主要存在的問題是管理制度缺乏必要的針對性和執(zhí)行力。其次就是在檔案信息化管理中，存在一些潛在的非安全因素，主要包括：一是工作職責范圍的不明確;二是操作人員對計算機的權限分配能力;三是主要業(yè)務管理軟件的密碼保護力度。

4 加強檔案管理信息化利用的措施

（1）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

（2）加強領導、提高認識。檔案信息化建設水平的高低，一方面取決于其所應用的信息技術水平的高低，另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術的管理者水平的高低。檔案信息化建設的核心內容，就是開發(fā)利用檔案信息資源，將人事信息資源與檔案管理工作有機地整合。因此，加快檔案信息化的建設，就是要更新各級領導的觀念，需要有一個明確的指路人。實現檔案管理的現代化，首先是檔案管理者的現代化，需要加大投入、增配軟、硬件設施，同時要組織相關的業(yè)務培訓，改善現有管理人員的知識結構，培養(yǎng)全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標準、能熟練掌握信息技術的操作技能、具有管理信息資源的創(chuàng)造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學化管理能力、能將安全保密措施正確用于檔案信息處理過程中的高素質、復合型人才。只有這樣，才能提高認識，創(chuàng)新思維，促進檔案管理工作的現代化、標準化、開放化、服務化，全面提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（3）加快檔案信息化的建設，必須建立完整的數據庫，數據庫管理和檢索服務系統是實現檔案信息化的基礎。利用計算機對檔案信息的處理技術，這項技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式，永久地保存起來。利用計算機、掃描儀等設備，將檔案信息數字化，建成各種專業(yè)性、綜合性的信息庫，不但方便信息的檢索和查詢，同時也保護了信息資源。要逐步實現重要檔案的全文掃描錄入，實現照片檔案，各類人才檔案等特色檔案的數字化建設，并逐步推廣電子文檔。同時是要加強網絡建設，充分發(fā)揮內部局域網優(yōu)勢，用良好的用戶界面，建立檔案信息專門網站，并及時做好維護、更新，使人事信息資源服務逐步向智能化、網絡化方向發(fā)展。

（4）在建立健全有關規(guī)章制度時，應該遵循“管用”、“創(chuàng)新”的原則。“管用”就是它在信息化建設的全過程中，確實能發(fā)揮其應有的約束作用，規(guī)定內容既不過簡，也不過繁，管用、好用、實用。“創(chuàng)新”是推動社會發(fā)展的動力，只有具有敢于創(chuàng)新的精神，才能對傳統檔案管理制度提出改革方案，才能對相應建立的新制度提出新的管理思路，真正為檔案信息化建設保駕護航。在具體制定信息化建設的規(guī)章制度時，檔案管理部門要參照國家和上級組織的各項法規(guī)，研究制定檔案信息化管理、使用辦法，從信息收集與歸檔、提供與利用、安全與保密等方面立章建制，確保各項條款的實用性。

（5）檔案信息利用模式由傳統的手工查詢轉為網絡查詢，但由于檔案信息上網環(huán)境非安全因素的存在使檔案信息資源面臨風險。對于網絡信息資源安全體系建設可以從網絡數據備份、網絡數據隔離技術和網絡檔案信息數據加密技術三個方面來考慮。網絡數據備份與電子信息資源備份一樣，不僅要定期的備份?也要定時對備份數據進行校驗。對于網絡數據隔離我們可以運用防火墻技術，采取過濾技術和代理服務的手段對數據進行有效地保護。對于網絡檔案信息加密技術?我們則可以采用三種不同的加密算法對稱型加密算法、不對稱型加密算法和不可逆加密算法或數據認證技術數字簽名、報文認證、水印技術來對網絡檔案信息進行處理，以達到保護檔案信息資源的目的。

參考文獻：

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