公交行業提升檔案管理信息化水平的實踐

摘要：檔案管理領域得益于信息技術的應用，逐漸朝著數字化、信息化的方向持續變革。作為城市公交管理部門發展過程的主要記錄載體，檔案資料的信息化管理能夠在顯著優化管理效果的同時，確保各類型檔案資料的存儲、使用安全得到保障。本文從檔案管理信息化的分析入手，在此基礎上提出公交行業檔案管理信息化促進的具體對策。

關鍵詞：檔案管理;公交行業;信息化;對策

公交行業發展離不開對檔案資料的記錄，完善的檔案資料不僅是公交管理部門歷史發展的重要見證者，亦是未來戰略規劃、制度完善的重要參考依據?；诔鞘邪l展建設持續深入的背景下，公交行業發展迎來轉型升級的契機。傳統檔案管理模式的應用已然無法滿足公交行業的現代化發展需求。正因此，加深對檔案管理信息化建設的探討，對于推動公交行業的現代化、信息化發展有著重要影響。

一、檔案管理信息化分析

信息化管理形式已然成為現階段我國檔案管理的主要發展趨勢，檔案管理的信息化主要是依托于現代信息技術的應用，實現信息化的檔案信息采集、檔案錄入、檔案檢索以及檔案資料共享等，不僅在檔案管理效率方面得到顯著提升，亦可以為檔案資料價值的最大化體現提供支撐。同時，檔案管理的信息化建設可實現以統一制度、方式進行檔案資料的規范化管理，并通過統一管理來達到提升檔案資料完整性的目的[1]。另外，信息化形式的檔案管理為公交行業內相關檔案資料的共享利用提供可能，檔案資料存儲從以往的紙質形式轉變為數字化存儲，并以網絡為載體實現長效存儲與利用。相較于傳統檔案管理，檔案管理的信息化建設離不開對計算機、互聯網等技術的應用，并借助先進技術的應用實現檔案資料的自動化、高效化管理。

二、公交行業檔案管理信息化水平提升的對策

（一）重視規章制度完善， 強化組織領導

公交管理部門要想進一步提升檔案管理信息化的建設水平，需要做到以下幾點：（1）提高主要領導對檔案管理信息化建設的重視度，依據實際情況進行領導小組的成立，小組成員為各部門負責人，小組組長、副組長分別由領導人、分管領導擔任。檔案管理信息化建設期間領導小組負責對建設進度的規劃與統籌，對于信息化建設期間存在的關鍵、重大問題進行組內協商、探討[2]。同時，領導小組下設執行小組，主要負責以領導小組命令、要求為依據，對檔案管理信息化建設進行具體推進。（2）立足于頂層設計角度凸顯檔案管理信息化的重要地位，并做到在智慧公交計劃制定中納入檔案管理信息化，以提高公交管理部門全體職工對檔案管理信息化的重視度。依據對信息化建設需求的分析，分別從人力投入、財力投入、制度支持、設施引進等方面加大力度。（3）全面落實職責制度，結合單位現狀進行數字檔案室的獨立設置，檔案室人員主要負責對數字化檔案的統一管理[3]。

（二）重視服務質量優化，開發服務工具

電子檔案在公交管理部門發展中發揮著至關重要的作用，為進一步提升檔案借閱的質量，需在明確檔案管理現狀的前提下，加大對相關檢索工具的開發力度，保證相關人員能夠全面檢索檔案資料，并及時獲取所需的室藏檔案資料。首先，需在掌握檔案資料需求的前提下，進行檢索工具體系的完善。以某地公交集團為例，在檔案管理信息化建設的基礎上，檔案室編制超過16種的檢索工具，文書檔案涉及到對案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄，而專項檔案、基建檔案、照片檔案、會計檔案等均依據其類別進行針對性目錄的編制，進一步實現對檔案檢索效率的優化。為最大化體現出檔案資料的價值與作用，公交管理部門需持續推進對檔案資料的數字化錄入，以便于相關用戶能夠以信息系統為載體實現檔案資料的在線查閱。其次，需加大對各類服務工具的開發力度。作為公益性服務企業，公交集團需在深入掌握用戶需求后，加大對檔案信息資源的開發應用力度，將編研工作納入到檔案管理系統性工作中[4]。以某公交集團為例，依據對實際情況的分析，組織編撰《快速公交建設》、《公交歷年節日運輸分析》等編研材料。

（三）重視數字化建設持續推進，強化基礎業務

公交管理部門需做到緊跟信息技術發展趨勢，站在數字化、網絡化建設的角度來不斷提升檔案管理的信息化水平[5]。首先，依據相關標準制度進行電子檔案日常監管的強化，明確電子檔案的具體歸檔范圍、保管期限等。同時，依據工作需求持續開展紙質檔案轉化數字化檔案工作，依托于公交數字檔案管理系統的應用，并為不同部門、崗位人員設置不同的檔案查詢與利用權限，實現檔案資料的網上檢索與查閱。其次，依據單位能力條件促進數據庫建設的深入。按照相關制度要求進行目錄數據庫的完善建設，確保電子信息全文能夠與檔案目標進行一一對應，以便于用戶利用計算機系統實現精準檢索。對單位運營發展各環節、流程中形成的檔案資料進行全面且及時的采集、歸檔與整理，然后以檔案管理系統為載體進行批量導入。再次，公交管理部門需要積極聯動軟件開發商，加大對OA在線歸檔功能的開發與完善，通過構建檔案管理系統與OA系統的連接，實現電子檔案的在線數據傳輸。對于不同類型電子檔案進行特色數據庫的建設，例如視頻檔案、音頻檔案以及照片檔案等的數據庫建設。最后，公交管理部門需依據對檔案管理安全需求的分析，加強對信息安全管理體系的完善建設，加大對適用性聲明、安全管理手冊等程序文件的開發力度，以此減少對檔案損毀、丟失等現象的出現概率。

結束語：

綜上所述，檔案管理信息化建設水平直接影響到公交行業的智慧化、信息化發展。為發揮出公交管理部門發展中檔案信息化管理的最大作用，需依據對當前檔案管理現狀的分析，結合上述對策來提升信息化建設水平，顯著提升檔案管理效率與質量，并為檔案管理的智能化建設提供支撐。

參考文獻：

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[2] 張斌. 健全檔案信息化制度，規范檔案數字化管理--常州公交提升檔案管理信息化水平的實踐[J]. 人民公交， 2016（8）：52-54.

[3] 嚴婉， 張斌. 完善檔案管理體系 提升檔案利用效果——常州市公共交通集團公司檔案管理工作紀實[J]. 檔案與建設， 2017， 04（No.340）：83-84.

[4] 叢春妍. 對交通檔案管理信息化建設的重要性與途徑探討[J]. 城市建設理論研究（電子版）， 2017， 000（028）：P.62-63.

[5] 張惠琳. 城市公交企業檔案管理實踐研究[J]. 河南建材， 2019（05）：183-184.

簡介：姓名：高綠茵（出生年份1986年12月30日），性別：女，民族：漢族，籍貫：黑龍江哈爾濱，學歷：在職研究生，單位：哈爾濱市公共交通和出租汽車發展中心。