“互聯網+”下檔案管理效率的提升策略研究

王盛

摘要：在互聯網背景下檔案管理工作的開展是機遇也是挑戰，運用互聯網技術可有效提高檔案管理工作的效率，但相應的制度體系以及管理理念建設必須貼合互聯網技術應用的要求。在現代檔案管理工作開展過程中，需要從理念、體系建設、管理服務等方面內容入手，來提升檔案管理工作的效率。

關鍵詞：互聯網+;檔案管理;提升策略

引言

在經濟高速發展的背景下，檔案工作的管理效率必須適應企業發展的需求，通過運用互聯網技術，能夠從技術層面打破傳統管理方式的制約，可以有效提升檔案管理的服務質量效益。基于此，本文通過對“互聯網+”背景下檔案管理的效率進行分析探討，提出相應的舉措以供借鑒。

1“互聯網+”背景下檔案管理現狀

1.1檔案管理工作人員管理意識較為欠缺

受多種因素影響，大多數企業檔案管理工作在開展過程中未能形成良好的管理工作意識，使得企業檔案管理工作開展的質量與效益難以滿足實際需求。通過相關數據分析，當前在國內大多數企業從事檔案管理工作的人員，并未受過專業教育掌握相應的專業技能和系統化檔案管理的理論知識，部分企業的檔案管理工作人員甚至由其他部門人員兼任。這樣的運行管理方式，使得員工難以養成專業的檔案管理意識，無法按照各項規定制度來規范檔案管理業務，嚴重制約了檔案管理工作的效率。

1.2檔案管理工作人員的基本素質和能力有待提升

當前，大多數企業對于檔案管理工作的重要性認識不夠。受企業發展、以及思想觀念等多種因素的影響，企業管理人員并未重視檔案管理工作的質量效率，在對于管理人員的任命工作安排上并未招聘具有較高綜合素養的辦公室的管理人員，導致相關人員的能力素質，無法勝任崗位需求，甚至會影響整體檔案工作的開展。

1.3檔案管理工作缺乏科學性和規范性

在我國，相當多的企業單位對于檔案管理工作未能形成統一、系統性的規章制度，在業務開展過程中存在較大的漏洞，特別是管理方法和管理流程不夠科學、不夠規范，難以形成統一高效的管理體系，在實際運行過程中會導致檔案管理工作出現各種問題，對檔案管理工作開展造成了不良影響。

2 “互聯網+”背景下檔案高效管理對策

2.1完善和建構數字化管理理念

“互聯網+”是信息化管理的一種手段，在當今各行各業的發展過程中受到了普遍的重視。在推進檔案信息化管理建設的過程中，從管理領導崗位來講必須具備信息化管理的意識，注重檔案工作管理效益，善于將互聯網技術應用融入檔案管理工作中。重視對于檔案管理工作人員的能力素養培訓，針對信息化檔案管理應用的要求，提升管理人員的信息化素養。例如，運用互聯網技術建立軟件管理系統、資源數據庫等，要求管理人員能夠從軟件和硬件兩個方面來提升企業檔案管理工作信息化水平，完成檔案信息數字化建設，能夠運用網絡系統直接調取電子檔案數據信息，便于檔案數據資源在網絡平臺上傳輸交流，對于有條件的企業單位可通過構建數字檔案館，來提升檔案運用的質量效率。

2.2構建信息化檔案資源管理體系

“互聯網+”技術的應用減少了檔案信息資源在使用過程中的壁壘。傳統的檔案數據信息通常是以館藏數量衡量，在各級檔案管理部門來講，檔案數據資源并未形成共享，在數據運營過程中存在著明顯的壁壘，需要經過多部門手續簽批才能完成答案調閱，這種方式使得檔案資源的運用效率十分低下，甚至造成了資源的浪費。運用“互聯網+”技術開展檔案資源管理工作，可利用大數據技術構建檔案信息資源平臺，實現資源的共享，完成整體檔案資源管理體系的建設，該過程重點是要完成檔案信息資源的收集整理、存儲借閱等體系制定，實現了快速調用讀取的目的。現如今，社會的發展已步入信息化時代，各部門都在講究質量效率，檔案資源共享平臺的建設，必須要朝著規范化和制度化的方向開展，特別是當前數據信息呈幾何量增長的情況下，使用部門呈現交叉管理的狀態，因此必須形成規范化和制度化的管理體系，便于大數據管理工作的開展。例如，在傳統紙質檔案的基礎上以音頻、視頻、網盤等數據信息作為載體，構建網絡信息化檔案資源管理系統，實現網上遠程調取借閱，服務好用戶的使用需求。

2.3構建信息化檔案硬件基礎管理建設

信息化建設質量水平直接關系著“互聯網+”技術的應用，互聯網技術本質是通過信息化手段加強檔案管理工作，其硬件基礎設施的質量水平，直接關系到信息技術應用的效率，因此必須加強對信息化檔案硬件基礎設施的管理。當前，企業在信息化硬件基礎設施建設過程中積極探索出了電子賬戶、網絡云、辦公自動化 APP 應用、網上系統等信息化手段，通過此類技術手段的應用，可有效提升檔案管理的專業化水平，促使整體檔案管理工作朝著智能化的方向發展，而加強檔案硬件基礎設施建設是信息技術應用的保障。對于信息化檔案硬件建設首先要做到檔案管理框架機制的建設，可通過構建智能檔案管理系統將現有的掃描技術、計算機數據結構技術、數據庫儲存技術等技術方案融入到管理系統，構建完整的信息系統體系，提升數據庫的智能化水平。其次，在現有信息基礎應用的前提下，檔案管理人員要善于創新，將傳統的檔案管理方式中的保存、研究、保管等功能與數據展示、學習培訓、信息交流等功能相結合，豐富檔案管理信息系統的服務功能，能夠主動引導員工使用檔案管理信息系統，可以實現整體軟件設施的靈活使用來滿足用戶對相關答案信息的收集調取。其三，加強檔案數據庫的建設，在“互聯網+”的背景下，數據資源是網絡技術應用的基礎，對于檔案管理工作開展必須推進紙質資料文件轉化為電子檔案，以豐富數據庫數據資源，拓寬整個數據庫的種類，增強數據資源的共享。而對于檔案信息數據化的過程，需要重點關注網絡信息安全技術的應用，做好網絡安全保密工作，針對有密級的資料文件可通過設置專業的密鑰完成數據資源的傳輸存儲，提升數據運用的安全性能，避免因數據丟失盜竊對企業的發展造成重大的影響。

2.4推動多元化檔案管理服務

多元化的檔案管理服務工作是提升檔案管理工作效率的重要手段，檔案管理工作人員在運用“互聯網+”為技術的網絡信息技術是必須要具備網絡思維理念，能夠依據大數據管理應用的方法經驗構建檔案網絡管理的工作模式，通過豐富檔案管理功能來實現資源共享。第一，對于檔案管理中的數據資源，相關人員要論證分析，確保檔案資源的準確性和全面性。在信息化背景下，工作人員可利用大數據技術，對相關檔案資源數據進行挖掘分析，提升檔案資源的準確性，提供高質量的服務保障。第二，能夠根據用戶的需求精準匹配檔案數據資源，主要是通過對檔案使用目的、路徑和服務的內容等方面進行論證，來實現在服務方法和服務模式上的精準匹配。第三，對于檔案管理工作可建立相應的獎勵懲罰機制，主要是通過職責劃分來明確各部門的職責，便于檔案管理體系的建設應用，通過定期梳理的方式優化檔案管理服務質量。

結語

在新時代，傳統的檔案管理工作的方法理念無法適應當前檔案使用的實際需求，基于“互聯網+”技術信息化手段應用，必須在思維理念、管理模式以及體系建設上進行深入研究，依照當前企業檔案管理應用的特點，以提高服務保障的質量水平為目標，建設信息化檔案管理應用模式，以此提升檔案數據資源使用的質量效率。

參考文獻

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