信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的措施研究

王華

摘要： 伴隨社會經濟以及科學技術的持續發展，我國事業單位內部文書檔案的信息化已是必然趨勢，其管理工作的改革升級有助于快速解決文書檔案的相關問題，提升我國事業單位內部文書檔案管理成效與管理水平。事業單位文書檔案是承載其信息的核心載體，其記載事業單位決策信息、發展歷史、考核評定標準等關鍵內容，對事業單位的發展具有重要意義。為促進檔案事業可持續發展，事業單位文書檔案管理工作人員應強化自身職業素養，以認真、負責的工作態度發揮檔案工作的作用及價值。基于此，本文分析了信息化時代事業單位文書檔案管理的重要性及現狀，并提出相應的優化措施。

關鍵詞：信息化;事業單位;文書檔案;管理

文書檔案即保存各類事業單位在職能活動中的各類行為活動的文件材料，保障文書檔案管理工作質量能夠提高單位活動發展過程收錄的真實性，進而提高事業單位檔案利用效率，隨著事業單位在整體構建上的重視程度不斷加強，檔案管理工作也逐漸的得到了事業單位的認可和重視，而文書檔案管理又是事業單位檔案管理工作中不可分割和忽視的一個環節，對于事業單位檔案管理工作的整體發展具有重要的作用和價值，所以為了有效的加強事業單位的文書檔案管理工作就必須要優化其在管理流程上的設計，通過信息化應用可以有效的加強事業單位文書檔案管理流程的進步和創新，只有這樣事業單位的文書檔案管理工作才能夠更加準確和高效的開展起來。

一、文書檔案管理在信息化背景下的事業單位機構中的重要性

優化文書檔案管理工作利于加快小康社會的全面建成，當前我國信息化進程逐漸加快，我國已逐步進入經濟迅猛發展階段，推動了市場經濟體制發生重大變化。當前，新時代文書檔檔管理中以信息存儲問題為首的諸多弊端逐步顯現，檔案管理從業人員如何在政治，經濟和文化信息集成環境中提高檔案管理工作的成效及質量已成為其新的挑戰，也是其必由之路。同時，事業單位作為通過國家財政撥款的機構，其有效融合、創新信息化時代理念與文書檔案工作的管理，并充分利用社會資源，對于降低成本以及促進小康社會的全面建成具有無可或缺的作用，進而實現事業單位為國家、為人民服務的公共職能。

其次，文書檔案管理工作人員通過科學化、信息化、系統化的手段，將具有保存價值的文書材料進行統一收錄保管，能夠有效提升資料的完整性與可靠性，便于事業單位內部人員查閱相關文獻資料，在極大程度上提高了文書檔案收錄后的整理、分類工作效率，在事業單位檔案管理中具有重要地位，其保障了檔案資料的完整及真實性，也保證了檔案資料的重要參考價值。

二、目前文書檔案管理工作的現狀分析

（一）管理方法單一，基礎設施薄弱

目前，事業單位在進行文書檔案管理工作時大多情況下還是通過紙質的這種工作方式來進行文書檔案管理的整理和搜集工作的，由于紙質的文書檔案不但工作起來效率不高反而在整理和搜集的過程中還很容易出現錯誤，這就會導致文書檔案管理工作的效率進一步的降低。其次，部分事業單位文書檔案管理部門條件較差，其存放文書檔案環境惡劣，缺乏完備的硬、軟件設施，導致其設施老舊落后，缺乏新興技術的引入。同時，由于基礎設施時代性不足，導致其電子、光盤檔案無法得到及時處理，進而影響從業人員對文書檔案的整理及應用。

（二）對歸檔材料價值評估不合理

在文書檔案歸檔實際工作過程中，對文書檔案資料整體價值評估不合理的現象也極為普遍。文書檔案管理工作人員在開展相應工作時，除制度所規定的文書檔案外，其余檔案僅憑工作人員主觀判斷進行價值評估，部分工作人員缺乏對檔案利用需求、長遠價值、收錄意義等方面整體考慮，致使部分無考查價值的文件收錄于檔案中，在此過程中占用了大量工作人員檢索時間，造成無效資源浪費。由此可得，文書檔案管理工作人員對資料價值評估的不合理以及自 身專業理論知識的缺失的情況十分普遍。

三、信息化背景下事業單位文書檔案管理的優化措施

（一）加強文書檔案管理數據上的信息化處理

現在在進行文書檔案管理工作時對于數據的處理量是非常龐大的，傳統的紙質工作方式已經無法適應對龐大信息數據的處理要求了，因此文書檔案管理工作必須要通過信息化的文書檔案管理才能夠更好的對龐大的信息數據做好優化和處理，信息化的文書檔案管理可以通過電子檔案的形式來完成檔案的整理工作，無論數據多么龐大也不需要擔心，可以通過信息化的文書檔案管理方法構建文書檔案的電子存檔歸檔等工作，從而大大的提升文書檔案管理的工作效率。

（二）加強文書檔案管理工作的信息化改革

隨信息技術時代發展進程逐步加快，事業單位檔案管理工作人員應切實順應時代潮流，以現代化信息技術手段為支撐，提高檔案管理工作的管理水平，進而實現信息化管理。信息化管理模式的應用，可有效提高檔案管理工作的成效及質量，避免了人力資源的消耗。事業單位應與時俱進，加大財力投入采購數字化設備軟件，予以檔案管理工作支持。其次，在事業單位內部應用方面，應利用網絡技術與計算機技術開展檔案管理，以合理科學的方式提高檔案信息傳播的精準度與時效性;同時，利用掃描儀等設備完善文字、圖片等文檔的保存工作，使得檔案信息能夠完整保存，便于后期的精準查找與利用。

（三）強化文書檔案管理人員綜合素養

在信息化發展時代下，唯有具備較強綜合素養和專業能力復合型優質專業人才，才能夠更好從事文書檔案各項管理工作。而且，針對優質人才的引入與培育主要分為兩種路徑，首先，從我國各個高等院校青年畢業生群體中挑選優質人才，選取適合事業單位文書檔案管理工作的復合型優質人才。其次，根據對單位中原有文書檔案管理工作人員展開專業技能培訓以及引導，側重于培育信息化發展視域下的現代文書檔案管理工作人員，從而有效提升文書檔案管理工作綜合業務能力及水平。除此之外，不僅應當提升管理工作人員的專業能力，而且還應當重視培育管理工作者的各種法律法規知識以及職業道德素養。所以，在信息化時代下，事業單位文書檔案管理工作任職人員既要擁有極強的業務能力，還要具有很強的職業責任心以及責任意識，且可以在實際文書檔案管理工作進程中嚴格遵循中國有關法律規定，盡最大能力防止違法事件與不良狀況的產生。

結語

綜上所述，我國基層事業單位文件材料基數較大，基層事業單位文書檔案工作者應以信息化技術的發展為依托，不斷提高自身信息化管理水平，以全面、科學、系統的態度評估、分析文書檔案價值、優化文書檔案管理工作，保障文書檔案的完整、真實性，進而提高文件資料的利用率與檔案查詢效率，發揮檔案管理工作優勢。

參考文獻

[1]張雪。事業單位文書檔案信息化建設分析[J].蘭臺內外，2019（18）：25-26.

[2]呂雅暉。依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理[J].才智，2019（07）：209.

[3]田東陽。新形勢下如何做好事業單位文書檔案的管理工作[J].科技視界，2019（21）：186+183.