大數(shù)據(jù)背景下地方本科院校智慧檔案館構(gòu)建措施試探

王鵬翥

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，構(gòu)建智慧校園成為了地方本科院校發(fā)展研究的重要方向。本文就是在這樣的背景下，依托我國逐漸成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)，詳細闡述了在RFID技術(shù)、云計算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下智慧檔案館的主要特征，并提出了地方本科院校智慧檔案館構(gòu)建措施與方法，希望能進一步推動地方本科院校智慧檔案（館）的建設(shè)，全面促進學(xué)校智慧校園的建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);地方本科院校;智慧檔案館;構(gòu)建措施

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為諸多行業(yè)注入了新的活力，更為地方本科院校檔案館發(fā)展提供了變革方向。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息管理逐漸向數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化邁進。自2016年國家檔案局針對我國檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要發(fā)布以來，各地方本科院校積極探索智慧檔案館建設(shè)，力求抓住發(fā)展機遇，實現(xiàn)檔案館智慧化改革建設(shè)。

一、智慧檔案館的主要特征

地方本科院校檔案館實現(xiàn)智慧服務(wù)，做好基礎(chǔ)資料、檔案、網(wǎng)絡(luò)以及用戶的統(tǒng)一，并深入挖掘其潛藏價值，更好地為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)參考資料，為學(xué)生成長整合有效互動要素，并結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人才的綜合培養(yǎng)，這就是本科院校智慧檔案館智慧服務(wù)的根本所在。因此，本文認為大數(shù)據(jù)背景下，地方本科院校智慧檔案館存在以下幾點特征。

（一）檔案信息采集智慧化

在傳統(tǒng)檔案館中，一般的檔案信息都是以紙質(zhì)的形式保存，電子檔案與其他載體檔案則很少。此外，檔案館一般只注重對檔案信息的儲存，對于其資料利用不夠充分，而且保存的紙質(zhì)檔案過多，導(dǎo)致在使用的時候，容易出現(xiàn)不易找到或丟失的情況。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案館不僅擁有大量紙質(zhì)檔案，還存儲了大量的電子檔案、電子檔案、音像資料，部分高校現(xiàn)在除了機密文件外，網(wǎng)上還可以查看其他電子檔案。充分運用電子檔案，并服務(wù)于各項運用，不僅提高了信息數(shù)據(jù)使用率，更能對信息數(shù)據(jù)進行有效保護[1]。比如，可以有效防止頻繁使用造成損壞、丟失等情況，也能運用數(shù)據(jù)信息，廣泛采集含有文字、音頻、視頻等信息，豐富檔案儲備。此外，還能通過智慧檔案平臺對檔案數(shù)據(jù)信息進行綜合分析，并深入挖掘其潛在價值。

（二）檔案信息管理智慧化

當前，許多地方本科院校形成了共同管理檔案信息的平臺，可以對學(xué)生個人檔案信息實現(xiàn)精準管理。在檔案信息管理過程中，可以運用檔案智慧管理平臺，對學(xué)生以往的學(xué)籍、成績、信息、就業(yè)等進行綜合分析、分類、編目記錄，并且將采集到的信息集成檔案管理系統(tǒng)后，可以記錄檔案的庫存、管理和使用次數(shù)。它還可以設(shè)置訪問權(quán)限，防止機密文件的傳輸，也能控制儲存室的溫濕度，優(yōu)化存儲環(huán)境，延長紙質(zhì)檔案保存壽命。

（三）數(shù)據(jù)信息管理智慧化

在智慧檔案平臺中，可以對學(xué)生的檔案信息進行精準化管理，當用戶需要使用檔案數(shù)據(jù)的時候，可以直接通過用戶名進入檔案信息管理，從而提高了檔案使用率，實現(xiàn)了檔案與個人、管理、機構(gòu)之間的互通;通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)鏈接可以接受與采集學(xué)生個人信息，并能綜合分析、整理相關(guān)數(shù)據(jù)，分析學(xué)生對檔案的使用頻率，預(yù)測學(xué)生的檔案偏好，從而提高檔案館管理效率，并提高對學(xué)生的服務(wù)度。

二、地方院校智慧檔案館構(gòu)建思路

地方本科院校智慧檔案創(chuàng)建應(yīng)以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)，堅持“深化、整合、引進”的理念。地方本科院校智慧檔案主要是數(shù)字檔案的現(xiàn)代化和發(fā)展，因此，地方本科院校應(yīng)當深入研究數(shù)據(jù)檔案資源，深入開展建設(shè)技術(shù)和數(shù)據(jù)資源的研究，全面結(jié)合當前實際情況及需求，開發(fā)并運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，實現(xiàn)現(xiàn)代化校園建設(shè)，推動檔案管理轉(zhuǎn)型升級，為智慧檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，使之更好地為科研、教學(xué)、學(xué)生管理等方面提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在建設(shè)智慧檔案館過程中，要充分利用校園基本建設(shè)和其他可負擔的資源，建設(shè)智慧校園，讓檔案信息與智慧校園建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，促進地方本科院校檔案的管理和服務(wù)[2]。另外，在智慧建設(shè)的其他領(lǐng)域所獲得的推廣經(jīng)驗將引領(lǐng)與推動地方本科院校智慧檔案建設(shè)，但是，目前智慧建設(shè)尚處于探索階段，并沒有一個成熟的成果或經(jīng)驗可以參考。所以，有必要引進智慧校園、智慧圖書館等方面的經(jīng)驗，以推動地方本科院校智慧檔案館高質(zhì)量發(fā)展。

（一）完善地方本科院校智慧檔案館基礎(chǔ)建設(shè)

完善基礎(chǔ)設(shè)施是檔案正常運行的基本前提。地方本科院校智慧檔案的基礎(chǔ)設(shè)施包括地方本科院校檔案館的建設(shè)、檔案館內(nèi)電氣使用、中央空調(diào)智能控制、智慧環(huán)境控制系統(tǒng)、智慧消防系統(tǒng)、封閉柜、底圖柜、光板柜、防磁柜、消毒柜等存儲文件等檔案館內(nèi)各種基礎(chǔ)設(shè)備與工具。狹義的檔案基礎(chǔ)設(shè)施是指在建設(shè)智慧檔案過程中，與傳統(tǒng)檔案館不同的軟硬件設(shè)施，包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、RFID識別技術(shù)等的應(yīng)用;包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息共享平臺建設(shè)、智慧文件管理系統(tǒng)建設(shè)和智慧文件安全平臺建設(shè)[3]。

（二）加強地方本科院校智慧檔案館“軟實力”

地方本科院校智慧檔案館的建設(shè)過程中，不僅需要加強基礎(chǔ)建設(shè)，更應(yīng)當引進先進的管理系統(tǒng)，尤其是制定標準體系、專業(yè)人員管理、人才培養(yǎng)基礎(chǔ)、服務(wù)模式等方面的設(shè)計工作。

1.創(chuàng)建良好標準體系

地方本科院校智慧檔案館作為檔案信息資源交換的關(guān)鍵陣地，在信息流通中有著不同替代的作用。針對地方政策標準體系的建設(shè)，國家檔案局于2017年發(fā)布了相關(guān)的12項標準，為地方本科院校智慧檔案館標準體系建設(shè)提供了參考方向，切實推動了檔案數(shù)字化向科學(xué)化、標準化方向發(fā)展。面對不同標準的規(guī)定與操作實際，應(yīng)盡力創(chuàng)建與國際（內(nèi)）標準相兼容或一致的行業(yè)標準。

2.加強專業(yè)人員管理

地方本科院校智慧檔案館的建設(shè)是建立在教育行政、科研、學(xué)生管理等多部門、多管理系統(tǒng)的智慧校園的基礎(chǔ)上的。所以，地方本科院校應(yīng)針對智慧檔案館的需求成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，以協(xié)調(diào)各部門之間的工作從整體戰(zhàn)略層面統(tǒng)一管理，科學(xué)規(guī)劃，從協(xié)同管理的角度，使大數(shù)據(jù)技術(shù)、RFID技術(shù)等更好在智慧檔案館建設(shè)中體現(xiàn)出價值，可以充分調(diào)動相關(guān)人員的積極性，積極參與院校智慧檔案的創(chuàng)建。

3.奠定良好人才基礎(chǔ)

地方本科院校智慧檔案的創(chuàng)建對人才提出了更高的要求，時代也賦予了檔案工作者新的要求。地方本科院校檔案館應(yīng)積極完善人才管理機制，為人才培養(yǎng)創(chuàng)造良好的環(huán)境。檔案館自身也要改變工作方式，積極參加多層次、多形式的培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)信息運用能力、智慧檔案管理能力等。

4.完善智慧服務(wù)模式

地方本科院校智慧檔案建設(shè)的最終目標是為智慧校園和檔案用戶服務(wù)。因此，需要較為準確地了解用戶需求，有效整合智慧檔案的新技術(shù)、新資源、新智慧，實現(xiàn)學(xué)校人與物的聯(lián)動，提高檔案校內(nèi)外服務(wù)水平和利用率。通過“一站式”信息集成，促進學(xué)校檔案資源的整合與智慧檔案館的建設(shè)同步發(fā)展。

三、結(jié)束語

地方本科院校智慧檔案的創(chuàng)建，可以為地方本科院校檔案管理提供更多的便利，為智慧校園建設(shè)提供更加全面、優(yōu)質(zhì)、智慧的服務(wù)，進一步提升地方本科院校檔案資源的價值及學(xué)校實力。但是目前智慧檔案館的建設(shè)多處于概念和理論研究階段，還有許多方面需要進一步探索。

參考文獻：

[1]于莎莎.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校智慧檔案館頂層設(shè)計研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（01）：134+140.

[2]郭艷.智慧校園視域下的高校檔案館創(chuàng)新服務(wù)研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（14）：244-245.

[3]張華.高校智慧檔案館建設(shè)的理論研究與實踐探索[J].大連大學(xué)學(xué)報，2020，41（06）：68-72.