探究事業單位檔案管理創新與改革路徑②

張榮榮

摘要：檔案管理對于事業單位的發展極為重要，是保障事業單位在市場競爭中站穩腳跟的基礎工作。要強化檔案管理，并且做好進一步的優化和服務模式的創新，這樣才能有助于檔案管理整體質量的提升。

關鍵詞：新形勢;事業單位;檔案管理;創新與服務

引言

事業單位作為我國經濟發展的重要構成，需要根據現代技術對檔案管理工作進行調整。當前，受到傳統檔案管理體制的影響，檔案管理工作存在管理方式單一、機制不健全、信息價值難以全面發揮等問題，對不同檔案的實際使用造成了不同程度的影響。為更好地適應發展潮流，事業單位檔案管理需要進行全面的革新，將新技術、新理念、新方法引入工作實踐中，并以完備的體系和制度約束各項工作流程，實現檔案管理的規范化發展，增強檔案管理整體質量。

1當前事業單位檔案管理存在的問題分析

1.1檔案管理機制的不健全

事業單位檔案管理工作是單位管理體系的組成部分，存在較為顯著的復雜性和系統性的特征，工作內容涉及檔案信息收集、整理、分類、儲存、統計等，對人員管理制度存在較高要求。在此情況下，依靠傳統人工處理的方式難以滿足現代化發展需要，使得檔案管理工作的制度革新成為事業單位發展的必然選擇。在大數據和云計算技術的幫助下，檔案管理要明確變革方向，保障新技術和新手段的落實，必須建立適應發展形勢的管理機制，對各項工作流程形成監督和約束作用，也為工作形式提供思路上的指引。然而，由于部分單位人員缺少對創新技術的認知，造成檔案管理機制缺少監督技術工作的完整性內容，讓檔案管理技術的創新受到嚴重限制。具體而言，檔案管理機制忽視對各項工作細節的約束，使管理人員不能明確自身的職責，工作流程不規范，在出現問題時難以明確責任主體，解決問題的效率過低。另外，缺少完善的檔案信息資源保護機制，使部分儲存在網絡系統的資源容易受到病毒侵入，造成檔案數據被篡改和破壞，降低檔案管理內容的安全性。

1.2檔案信息的不規范使用

一方面，在檔案信息收集整理工作中，大部分事業單位以人工收集整理方式為主，依據各項工作內容對紙質的檔案數據進行收集，信息收集渠道過于單一，收集到的檔案信息內容不夠全面。這樣的檔案信息內容，不但阻礙單位更加全面了解各項工作狀況，還會使部分歸檔信息數據內容不能準確闡述，讓相應的數據內容受到閱讀限制;另一方面，檔案管理信息化技術水平不高，管理流程存在不規范現象。受到自身技術條件的制約，部分事業單位信息設備建設不完善，部分管理工作仍然需要依靠人力來完成。人為的失誤和誤差，會造成檔案數據內容錯誤，為管理工作增加難度和負擔，降低整體的管理效率和水平。雖然部分單位利用先進的大數據技術展開海量信息的分析和整理，但信息化系統建設不完善，管理人員在操作中容易出現系統卡頓甚至癱瘓的問題，不但影響了工作效率，還會為檔案管理的技術變革增加難度。

1.3檔案管理人員素質有待考量

許多機關企事業單位都沒有專業的檔案管理團隊，一般都是在閑暇時間臨時抽調一部分其他部門的員工，進行檔案的集中整理，或是另外聘請兼職人員。這些單位都沒有認識到檔案的重要性，將檔案管理工作視為簡單的檔案整理，進而忽略了對專業人才的培養。然而實際上檔案管理工作中有許多注意事項，并不只是簡單的整理，如果沒有具備專業知識的人員，就很容易出現問題，最終導致檔案管理條理性差，資料不完善，管理效率低下等不利情況出現。

2事業單位檔案管理創新與服務模式的改革策略

2.1提升工作人員的專業素養

首先，在引進新設備與新方法之前，應積極開展相應的員工培訓工作，對檔案管理人員的專業能力和綜合素質進行培養與提升。在此過程中，事業單位可通過定期組織一批集計算機技能、檔案管理技能、創新人才等為一體的綜合團隊，在企業內部對工作人員進行有效培訓與技術交流。事業單位還可以定期帶領檔案管理人員到國內外優秀企業參與走訪調研、實訓實踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎上，還應加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，加強先進計算機設備、信息技術、創新型技術人才等方面的引進，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財力等各方面的支持。

2.2提升檔案管理服務水平

加強檔案管理信息化的安全，提升事業單位檔案管理服務水平。首先，需要提高對檔案安全管理的認識，明確認識到檔案安全管理的重要性與必要性。事業單位在有效開展檔案安全管理工作時，相關工作人員必須制定嚴格且符合規定的檔案資料應用制度，嚴格要求檔案管理工作人員規范使用檔案資料，明確提出違反應用制度者，應給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業單位檔案管理工作的實際工作流程中，相關從業人員還要確保計算機系統環境的安全性，利用相應技術開發專業的計算機系統監管軟件、維護計算機內檔案管理系統各項檔案資料的同時，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業單位可采用比較常見的安全保護措施，比如在檔案管理和局域網內形成有效的防護墻，規避病毒與黑客的入侵。此外，要加強檔案管理信息化的安全性，同時，還應注重提升事業單位檔案管理工作服務形象，以滿足事業單位的業務拓展需求。在此過程中，可通過培養檔案管理人員創新意識、大數據及信息化思維方式、創造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動事業單位檔案管理工作與時俱進創新。最后，還應將以往傳統的內部資源管理工作方式，轉為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會發展相適應的水平。

2.3加強部門間信息交流

在管理方面，電子資料孤島的出現大大降低了檔案資源的作用，因此，必須提高事業單位內部各個部門之間的資料流通。改進事業單位之間的信息傳遞與交換，對于發展檔案內容具有重要意義，有助于打破部門之間信息隔離的局面，提高檔案資源利用效率，并在此基礎上，為事業單位發展提供信息支持。

結束語

總而言之，在網絡時代背景下，如何合理利用網絡技術進行工作創新已成為各行業發展的關鍵。事業單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內容繁多，為更好地發揮檔案信息的價值，需要事業單位應用科學工作方法，通過構建完善的管理體系以及合理應用管理手段，不斷優化檔案數據和信息收集、整理、儲存等工作環節，不斷提升數據的使用效能，發揮現代化發展戰略，為事業單位的各項工作提供數據支撐。

參考文獻

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