科研院所科技檔案數(shù)字化轉變探討

摘要：伴隨著科學技術，尤其是網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，我國已然進入到了大數(shù)據(jù)時代。科研院所的檔案保存在這樣的時代背景之下也就需要及時地做出一些改變。本文集中分析了我國的科技館檔案在信息化大數(shù)據(jù)時代下展現(xiàn)的特征和展現(xiàn)出來的缺陷，以及面對這樣的問題需要做的實際性改變。在經(jīng)過這樣的思考之后主要的發(fā)展方向有如下四種：管理模式順應數(shù)字化發(fā)展，針對數(shù)字化時代完善檔案保存方式，開拓更多的檔案保存數(shù)字化用途，建立起完善的檔案數(shù)字化保存體系。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;科技檔案管理;信息化改革;調(diào)整方式

科技檔案管理和保存工作對于我國整體的科技的傳承發(fā)展極為重要。因此，在現(xiàn)代化的大時代背景之下需要我們及時作出有利的調(diào)整和改變來快速適應時代節(jié)奏。國家檔案局2002年印發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確提出了“存量數(shù)字化，增量電子化”的檔案信息化工作基本思路，所以對于科技檔案的保存和維護時體現(xiàn)我國綜合國力提升的重要指標。正因如此科技檔案的管理和保存一定要順應時代要求，就像之前從紙質(zhì)信息到現(xiàn)在的數(shù)字化信息的轉變。在如今的大數(shù)據(jù)時代也不能只滿足于科技檔案的保存，而是要極力拓展信息資源的開發(fā)和利用方面的效益，來大量挖掘和拓展科技檔案在如今社會所能發(fā)揮的作用和價值。

一、科技檔案順應大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化管理的意義

（一）有利于更好地幫助實現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代要求檔案信息的管理必須要適應數(shù)字化和計算機技術。只有在這樣的前提之下才能最終實現(xiàn)檔案信息不會在現(xiàn)如今社會遺失。而且在計算機技術和數(shù)字化方式的管理之下，各個檔案信息可以實現(xiàn)匯總和比較從而更好地相互交流，相互完善。這樣一來科技檔案信息的管理就不會只是對于文獻資料的保存，更多的還會有對于檔案信息之間的對比和交流，從而在當代環(huán)境之下實現(xiàn)科技檔案信息的活化。這樣的管理工作才是真正有意義的，使得人在閱讀相關的檔案資料時不再只是普通的內(nèi)容了解，還會有過去和現(xiàn)在的信息相互結合的效果。

（二）有利于更好的開發(fā)和提升科技檔案管理系統(tǒng)

雖然數(shù)字化時代是特別需要交流和相互發(fā)展的，但是科技檔案信息的管理還是需要依據(jù)保存時的需要來做出相對應的改變和調(diào)整。使得在打開文件時都會需要客戶端的開啟權限，在如此設置之后不管是機密文件還是非機密文件都可以實現(xiàn)較高安全系數(shù)的保存模式。這樣利用數(shù)據(jù)時代的技術特點的同時也要很好地保障科技檔案管理的隱秘性，作為現(xiàn)代信息技術的主要特點來進行開發(fā)極大地降低了檔案保存的成本。這樣的高要求反過來也可以很好地促進信息化技術的發(fā)展，以這樣的信息技術安全型保障為例就可以大概提供一個發(fā)展的方向，借助于檔案信息來幫助數(shù)字化進行深度開發(fā)和促進。這樣的相互促進的過程一定要有完善的規(guī)定和法律體系的監(jiān)督和規(guī)劃，所以相關部門要做出表率及時依據(jù)具體情況制定符合保障機密科技檔案保存的規(guī)定。

（三）有利于更好地提升科技檔案管理的水平

在數(shù)字化時代到來之前，我們對科技檔案的管理和保存主要就是依靠這文獻的存儲和相關資料的及時翻閱。但是這樣的保存方式對于科技檔案自身的損傷極大，會遺留下許多問題。所以在進入到信息化時代之后，我們就可以很好地利用這樣的數(shù)字化特點優(yōu)勢，將原本的文獻科技檔案資料轉化成相對應的信息資料然后存儲到計算機系統(tǒng)中。這樣對于文獻的保存就不會限制在紙質(zhì)上，從而大大減少因為材質(zhì)問題出現(xiàn)的無法保管等問題。在使用計算機技術幫助存儲科研所科技檔案之后，每個檔案都會以數(shù)字化形式儲存，這樣在搜索應用或者是檢查時都可以快速精確地找到檔案所在地緊接著迅速開始工作，這樣就會帶來極大的便捷。還有就是在借助于信息化存儲的幫助下，我們可以很好地將原本文獻資料所需要的存儲空間大大減少，甚至只需要一個主機就可以保存下很多的文獻資料。這以上幾方面的改變都是數(shù)據(jù)化時代之下我們對于科技檔案的存儲可以做出的提升，由此就快速地將科技檔案的管理服務水平提升到一個較高的狀態(tài)。

二、數(shù)字化時代下科技檔案的工作思考

數(shù)字化時代之下，對于科技檔案的存儲和保護可以借助于信息技術的幫助從而提升到一個極高的水平。這樣的提升不僅將科技檔案的利用效率更大化，還很大程度上解決了科技檔案之前作為紙質(zhì)版文獻所帶來的一些缺點如不利于保存，翻閱文獻過于繁瑣以及占據(jù)空間太大等都很好的進行了彌補。

（一）保障數(shù)字化工作的經(jīng)濟效益

對于檔案存儲來說，所要面臨的問題就是數(shù)量過于龐大，以及保存的時間會持續(xù)很久。這樣一來科技檔案的保存就會需要許多的人力，物理和空間時間資源。所以在思考如何進行現(xiàn)代化的科技文獻存儲時最主要的就是要保障這樣大范圍涉及下的經(jīng)濟效益。最好的方式就是為檔案數(shù)字化框定好范圍，這樣便可以保持住科研檔案不會占用過多空間和不會雜亂分布，也可以幫助優(yōu)化對于科研檔案的管理。

（二）保障數(shù)字化管理科技檔案的連續(xù)性

數(shù)字化檔案的管理具有十分明顯的優(yōu)勢，就是在具體的保存過程中數(shù)據(jù)可以被很好地循環(huán)和利用。這樣一來就使得各個時間和各個內(nèi)容的文獻相互之間可以被很好地聯(lián)系和比較。對于紙質(zhì)版文獻檔案來說這是無法有效實現(xiàn)的，所以在數(shù)字化時代之下一定要好好使用這樣的優(yōu)勢做好文獻資料之間的連續(xù)性的有效利用。

（三）構建出新的檔案收集體系保障科技檔案管理的規(guī)范性

對于檔案收集來說由于處于新的數(shù)據(jù)化時代之下，所以就需要很好地順應這樣的時代特點來調(diào)整數(shù)據(jù)化管理體系，建立起符合這樣技術特點的存儲體系。

（四）保障科研檔案管理的安全性

對于科技檔案來說雖然不再是紙質(zhì)版的傳統(tǒng)管理，但是還是會面臨新的數(shù)據(jù)時代下的挑戰(zhàn)。所以在面對這樣的變化，我們就需要針對時代的新的特點做出相關的調(diào)整。從新的方面考慮和完善存儲體系，確保檔案信息的保存安全。

（五）建立科技檔案存儲的數(shù)字化結構體系

在經(jīng)歷了改革和完善之后，文獻資料的保存就不再是對于紙質(zhì)資料的搬運和存儲，而是檔案信息的處理和收集。所以相對應的也就不想要在對固定的文獻資料做出相關的調(diào)整，更多的是要將新式設備像計算機，掃描機和路由器等用于數(shù)據(jù)存儲的設備做好先關的改良和利用來建立起更好的管理體系。

參考文獻：

[1]原春紅.科技檔案數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務.2021（02）

[2]韓建娟.推進農(nóng)業(yè)科技檔案信息化體系建設策略研究[J].黑龍江檔案.2020（10）

作者簡介：

王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽縣，單位：中國電子科技集團公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學歷：本科，職稱：中級。單位所在地：河南省新鄉(xiāng)市。