高職院校人事檔案精細化管理思考

摘要：隨著信息化時代的到來，人們被海量的信息包圍著，這些信息中分為有用的以及沒有用的，人事檔案是對單位或者公司員工詳細情況的記錄，而且人事檔案是由單位以及部門機構進行規范化的管理的文件材料，是用人單位對員工情況的詳細記錄，而作為人事檔案部門的工作人員，發現當前高職院校人事檔案管理工作中面臨著諸多的問題，而高職院校人事檔案精細化管理就是人事檔案管理工作的優化策略。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;精細化;管理

對于人事檔案管理工作而言，如何從海量的信息中辨別信息的真實性，對于人事部門的檔案工作而言，這是一項不小的挑戰，在人事檔案管理工作的過程之中，人事檔案管理人員需要對信息進行核實，這樣才能夠保證信息錄入的正確性，然后由下一個環節，對已經錄入的信息進行核實，而在這一過程之中，人事檔案管理與檢查人員需要對一部分失真或者不符合現實情況的數據或者信息予以修正，基于此，本文以高職院校為研究對象，對人事檔案精細化管理策略進行論述。

一、高職院校人事檔案精細化管理面臨的問題

（一）檔案管理意識不強

在檔案管理單位以及部門的檔案社會調查研究過程之中，我們發現當前大部分檔案管理單位以及部門對于財務狀況太過重視，那么就會在一定程度上忽視了檔案管理標準化的重要性，從這一點說明當前在檔案資料管理的過程之中，大部分管理者以及工作人員并不真正明白人事檔案管理工作的重要性，始終都存在著一種誤解，檔案管理工作最主要的任務就是利用數字化的系統，實現各種類型以及各個部門檔案管理以及檢查工作中，雖然社會上對檔案管理以及檢查工作開始普遍重視，但是，檔案管理以及檢查工作中仍然面臨者意識層面的問題，這一點具體體現在人事部門的管理層。由此可見，當前的檔案管理意識不強就會成為當前檔案管理工作中的主要問題之一[1]。

（二）檔案管理人員的專業化能力較弱

對于檔案處理工作專業性的要求究竟如何，在通過對相關資料的查詢之后，我們能夠了解到當前的檔案處理工作具有一定的難度性以及技巧性，管理人員綜合素養在一定程度上會直接決定檔案管理工作的成效，而且大部分的檔案管理單位以及部門對于檔案管理人員并沒有安排關于檔案管理以及檢查檔案等課程的學習，從而就會導致人事檔案檢查人員只是對檔案工作一知半解，這是因為對于檔案的整理與分類，是一項具有專業性以及難度的工作，因為對檔案的整理與分類工作會消耗掉處理人員或者檔案保管人員一定的時間，從而說明當前人事檔案在管理中，會遇到的問題有許多，具體涉及檔案的內容、內容的核實、人員的處理能力、以及相關部門支持度等都會影響到檔案的處理情況。鑒于我國大部分的檔案管理單位以及部門工作人員對于檔案檢查處理的意識較弱，就會出現檔案管理過程之中雜亂無序的情況[2]。

（三）檔案技術設備無法滿足人事檔案工作的各項要求

檔案技術設備無法滿足人事檔案工作的各項要求，當前國家的檔案管理技術設備的專業化程度較低，大多數的檔案管理單位以及部門并沒有使用模擬存儲技術，檔案管理并未真正實現可持續化以及科學化的管理，由此可見，檔案技術設備無法滿足人事檔案工作的各項要求逐漸成為檔案管理過程之中亟待解決的問題。

二、高職院校人事檔案精細化管理的優化策略

（一）樹立數據庫檢查檔案理念，注重個人信息等資料的收集工作

人事檔案管理是借助數據庫軟件與工具，實現對數據與資料的收集、存儲、分析與處理的功能，具有傳播速度快、類型多樣化、所耗用成本較小、可靠程度較高的特點。由此可見，人事檔案精細化管理的難度較大，一方面形容的是數據的總量較大，另一方面也是體現在龐大的數據庫能夠更為快速、更為高效的滿足人事部門的需要，實現檔案安全管理的高效化運行，這對于服務型檔案管理模式的優化而言大有裨益。如何利用人事檔案管理的工具與手段，實現檔案安全管理工作的高效化運行，不僅是重復使用人事檔案管理的系統，而且充分實現人事檔案管理與會計數字檔案管理的聯系統一，運用人事檔案管理以及相關工具，實現檔案工作的跳躍式發展。在信息化時代背景之下，人事檔案管理的重要環節就是對于個人信息等資料的收集工作[3]。

（二）加強人事檔案管理人才的培養

在人事檔案管理的時代背景之下，檔案管理人才的培養也是檔案安全管理工作過程中的重要環節，這要求國家需要頒布相關的法律與政策，強化對檔案安全管理人員的技能培訓，具體而言，培訓的內容需要涉及人事檔案管理技術以及工具，更要求工作人員對人事檔案工作流程十分了解。將人事檔案管理的各項政策落到實處，實現人事檔案管理與檔案安全管理的完美融合，極大的提升會計工作的效率。在人才的培養途徑層面，可以進行校企合作、技術課堂等形式進行人事檔案管理人才的招聘。在公務員的招聘與錄取過程中，需要注重對于人才的實踐能力的訓練，具體通過設置與人事檔案管理密切相關的課程，擴充人事檔案管理課堂教學的廣度與深度，培養復合型人才，借助“政用產學研”方式引領檔案的規范化發展之路，因此，加強認識檔案管理人才的培養能夠為日后的檔案管理工作提供有利條件。

（三）建立健全檔案利用審批制度，優化檔案的密鑰設置

建立健全檔案管理制度，政府部門的辦公人員必須按照規定的流程，在獲取檔案資料之前，先行報請主管或負責人的批準，并且樹立體系化的檔案利用以及審批制度，檔案部能夠借助網絡化的相關技術與手段進行信息的收集與檔案的管理活動，使檔案收集速度更快，耗時更短，保證電子檔案的準確性，為民眾提供更為滿意的電子檔案以及相關服務，實現電子檔案的飛躍發展。優化檔案的密鑰設置，應該根據利用者的具體情況進行設置，并且結合電子檔案內容的密級進行區分性的歸類與管理，并對所使用的“密鑰”進行一定周期的重設，以防止秘鑰的丟失與被破解。因此，建立健全檔案利用審批制度，優化檔案的密鑰設置就成為高職院校人事檔案精細化管理的策略之一。

三、結語

綜上所述，隨著社會科學技術與互聯網通信技術的高速發展，人事檔案管理工作的重要性不言而喻，各個部門應當充分認識到數字檔案與檔案規范化以及流程化的建設重要性及未來趨勢。本篇文章結合高職院校人事檔案精細化管理面臨的問題，其中的問題主要表現在以下的三個方面，分別為檔案管理意識不強、檔案管理人員的專業化能力較弱、檔案技術設備無法滿足人事檔案工作的各項要求，提出高職院校人事檔案精細化管理的優化策略，具體從以下的三個方面展開論述，分別為樹立數據庫檢查檔案理念，注重個人信息等資料的收集工作、加強人事檔案管理人才的培養、建立健全檔案利用審批制度，優化檔案的密鑰設置。

參考文獻

[1]華建和，李鵬程，溫劍建，等.一種基于人事檔案管理的加密數字貨幣錢包的私鑰保存和助記方法：，CN111047305A[P].2020.

[2]趙潔.檔案實體安全和信息安全管理中存在的問題與解決對策——以天津中德應用技術大學為例[J].科學咨詢（科技·管理），2020（7）.

[3]程風剛.大數據時代檔案信息資源安全治理及其實現路徑[J].鹽城師范學院學報（人文社會科學版），2020，v.40;No.184（04）：75-82.

[4]高校財務電子檔案工作面臨的問題與對策思考[J].張強.商業會計.2020（12）

史曉紅，女，1972.11生，湖南臨澧人，本科，副研究館員（檔案系列高級），組織人事處人事檔案管理，主要研究方向：工商管理。