巧用檔案管理軟件進行計量管理

馬文慧

摘要：隨著我國高新技術產業的開發和普及，計算機技術和軟件分析技術得到了廣泛應用。在檔案管理工作中，運用現代化檔案管理軟件對檔案進行分類、歸納、查詢、分析，已經成為檔案管理人員的基礎性工作之一。現階段，如何在檔案管理工作中提升計量管理工作的精準性和高效性，是檔案管理人員需要重點研究的問題。基于此，本文就如何運用檔案管理軟件提升計量管理工作效率問題進行分析，以實現該行業快速發展。

關鍵詞：檔案管理;軟件;計量管理

Abstract： With the development and popularization of my country's high-tech industries， computer technology and software analysis technology have been widely used. In the file management work， the use of modern file management software to classify， summarize， query， and analyze files has become one of the basic tasks of file management personnel. At this stage， how to improve the accuracy and efficiency of measurement management in file management is an issue that file managers need to focus on. Based on this， this article analyzes how to use file management software to improve the efficiency of measurement management in order to achieve the rapid development of the industry.

Keywords： file management; software; measurement management

近年來，網絡分析技術的發展和計算機處理技術的高速發展，為人們的生產、生活和工作帶去了諸多便利。在計量管理和檔案管理工作中，計算機技術以其高效的分析、處理數據的能力和方便、快捷的操作方式被廣泛應用于該領域中[1]。本文將著重對如何通過檔案管理軟件的使用做好計量管理工作進行分析和討論。

一、檔案管理軟件在計量管理工作中的應用分析

（一）計量管理工作需要建立系統數據庫

在計量管理工作中，需要建立相應的系統數據庫對檔案內容進行分析、歸類與查詢，其數據庫主要為以下幾點：（1）文書檔案;（2）業務檔案;（3）會計檔案;（4）特殊載體檔案。其中業務檔案包含管理體系、人員、方法、設備、環境條件、檢定校準裝置、管理評審及內審、授權考核及能力認可等等，所以我們要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，在計量管理工作中，通過系統數據庫的建立將檔案分門別類進行永久性、長期或短期不同期限的保存，并在需要的時候通過檔案管理軟件的運用實現查詢與借閱功能。這種模式不僅為檔案管理工作節約了大量的人力、物力，還提高了計量管理工作的準確性和便利性，符合時代發展的需要[2]。

（二）計量管理工作需要進行完善的系統構建

在計量管理工作中，檔案管理軟件最大的優勢在于可以對相關數據進行查詢、修改、分析和歸類，在實現全方位對數據進行管理的同時又保證了數據處理的準確性和時效性，成為人性化檔案管理工作中的重要一環[3]。在對檔案管理軟件進行系統構建時，需要根據建立不同編制的數學模型以滿足期間核查的要求，并通過對智能軟件程序的建立，保證其自動分析和處理數據以及自動核準和校對的功能，從而最大程度上確保計量數據的準確性。此外，在檔案管理軟件系統構建過程中，還需要建立系統糾錯和系統更新功能，以應對日益復雜、多樣的計量管理工作。

（三）計量管理中數據的查詢功能

檔案管理系統中的查詢功能分為單項信息、多信息查詢、信息范圍查詢、信息分類查詢、信息排序查詢、高級查詢，同時在查詢功能的設計上采用不同權限的順次逐級查詢，這種查詢管理系統類似樹狀結構形式，不同順次擁有不同的查詢權限，順次越高，所查詢的功能越具體、多樣。此外，檔案管理軟件還具有對數據深度查詢的功能，例如，對設備內容的深度數據進行查詢，則可以查詢到與設備相關的設備資格證書、產品使用說明書、生產廠商具備的資質以及設備溯源證書等。同時，客戶也建議在數據分析表主界面的菜單選項中選擇要查詢的內容，這種模式最大程度上優化了檔案查詢功能和數據處理功能[4]。

二、檔案管理軟件在計量管理中的注意事項

在計量管理的過程中，要想有效應用檔案管理軟件，就必須要注意各類事項，在明確注意事項的同時保證信息技術的良好運用。主要的注意事項為：

（一）注意管理權限的合理設置

若在相關計量管理工作中不能合理地設置對檔案管理軟件和網絡平臺的管理權限，則極易出現檔案管理混亂、濫用權限、泄露計量數據和客戶隱私等情況，在使用過程中應注意科學地設置管理權限。一是要加強對檔案管理人員職業道德教育，引導他們形成正確的保密觀念，能充分認識到合理保密的重要性，在自己的操作中要注意一切檔案資料的保密處理[5]。二是要加強對相關管理工作的監督和約束力度，完善與之相適應的計量數據資源系統與網絡平臺的運行管理系統，采用一體化的檔案管理技術配置先進設備和系統時，還需要準確地設定管理權限，每個人員在進入系統進行操作之前，都必須輸入權限的驗證信息，如果驗證信息錯誤就不能進行管理操作，而在完成操作后系統將自動關閉，以免出現信息泄露現象。在管理權限設置和約束的過程中，還需要根據現行計量控制基本特征和發展要求等，建立統一、規范的工作模式，以提高各方面控制工作的有效性，保證管理權限準確設定，規范操作行為[2]。

（二）注意信息技術的應用效果

在相關的計量管理工作領域，使用先進的檔案管理軟件，要注意技術應用的效果，主要原因是計量管理屬于一個非常復雜、長期的項目，許多數據信息都需要及時更新或者銷毀，首先單位提前對所有操作人員的專業知識和崗位技能進行培訓教育，并結合計量管理的需求，合理設計不同的數據存儲系統與管理系統，并經常進行軟件升級和硬件維護，還要注意簡化檔案管理軟件的應用程序、應用流程，在先進的技術手段支持下，確保控制計量整體工作的有效性，計量管理工作的制度化、標準化、現代化。

（三）注意做好安全防護工作

在使用檔案管理軟件進行計量管理時，應注意加強安全防護力度，在保持各項管理工作的安全性和加強信息保護效果的前提下，防止信息被篡改或泄露。一是要在工作中著重加強計算機信息安全防護技術應用效果，建立相應的安全防護工作機制和體系，所用的防火墻系統和殺毒軟件系統應經常進行漏洞修復處理、更新處理，以降低病毒入侵的概率。第二，應注重利用入侵檢測技術，及時檢測出入侵現象中的病毒入侵現象等，一旦出現此類問題，迅速做出報警處理，使人員能夠按照情況預防病毒與黑客帶來的威脅。此外，在檔案數據庫系統中，還需要采用先進的識別技術，合理地設置動態密碼或生物識別密碼，盡可能采取安全保護手段，防止數據信息損壞或丟失，保證所有檔案信息內容、數據內容的完整性和可靠性，從根本上增強檔案管理工作的管理水平。

三、結束語

綜上所述，合理運用檔案管理軟件不僅能簡化計量管理過程中的工作程序和查詢手段，還能提升工作效率和工作質量。在合理應用檔案管理軟件時也應當做好相應的權限管理工作和系統防護工作，從而全面地保證信息數據的安全性。

參考文獻：

[1]夏天維.檔案管理軟件在圖書館檔案管理中的應用[C].2017年貴州省計算機學會年會.2017：107-108.

[2]朱怡.檔案管理軟件在計量管理中的應用探析[J].卷宗，2017，12（31）：22-22.

[3]李艷迎.實驗室計量標準檔案信息化管理研究[J].辦公室業務，2017，（23）.58.

[4]陳寶萍.淺析計量標準檔案管理及其設備管理系統[J].蘭臺世界，2013，（z4）.68-68.

[5]黎燕.淺談企業計量標準裝置的檔案管理[J].南方金屬，2008，（6）.31-33，42.