新時期推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究

王平

摘要：機關事業單位的檔案管理工作直接關系著我國社會發展進程。新時代，檔案管理實踐中構建完善、合理的管理體系，并致力于推動檔案管理的規范化、標準化，具有十分重要的現實意義。本文分析了機關事業單位檔案管理的重要意義，提出機關事業單位檔案管理工作的內在邏輯、原因、原則及要求，并提出機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的具體對策措施，對推進新時期機關事業單位檔案管理工作具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：檔案管理;規范化標準化;事業單位

1機關事業單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機關事業單位各項業務順利開展的基礎，也是機關事業單位實現人才深度挖掘、利用檔案數據實現人才挖掘、積極促進員工工作積極性的有效途徑。將檔案材料應用于機關事業單位的工作實踐，可以為全面了解職工的職業能力提供依據，也可以通過檔案材料實現對職工工作實踐的良好評價，結合職工的評價進行合理調整，從而實現事業單位人力資源的優化配置。在此基礎上，可以提升單位職工的工作積極性，實現單位工作效率的全面提升。

2新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化內在邏輯及原因

機關事業單位檔案管理工作的規范化和標準化，突出強調要實行檔案的集中統一管理，由傳統的重經驗，朝著更加注重制度、規范和標準的科學管理轉變，適應新時期信息化、數字化檔案管理要求。

2.1檔案集中統一管理

根據《檔案法》第四條之規定，我國的檔案管理體制堅持的是“統一領導、分級管理”的原則，以確保檔案“完整”“安全”。具體到實踐中，主要表現在由國家設立統一的檔案管理機關（檔案局），實行分層（省、市、縣級）檔案局對其所屬轄區內檔案進行監督、檢查及指導。而其他具體的機關、事業單位和企業、團體等形成的具有保存價值的檔案資料，則需要按照相關規定、標準集中向檔案室、檔案館移交。因此，新時期機關事業單位檔案規范化、標準化管理是落實“統一領導、分級管理”的重要體現，從而有效規避部門、行業各自為政，影響檔案管理效率。立法部門、行政機關以及部門出臺統一的規范、標準，以此來統領全國、各個行業檔案工作，從而使我國檔案管理工作更加規范、有序。

2.2檔案由經驗管理向科學管理邁進

隨著經濟社會的發展，以及社會各行各業的進步，只有實行科學管理，才能更好地揭示機關、事業單位檔案活動的客觀規律，從而提煉出同類檔案業務的基本特征、規律，將日常檔案管理工作程序、工作方法上升為檔案管理工作標準，從而用“標準”“規范”的形式將其固化下來，實現機關事業單位管理由傳統依靠經驗管理為主的“人治”，向依靠規范標準管理為依據的“法治”，從雜亂、繁瑣向統一規范、簡單化管理邁進，極大地提升檔案管理工作效率。

2.3檔案數字化、信息化管理需要

隨著計算機信息技術的發展應用，以及信息化、數字化時代的到來，計算機、大數據、云計算、檔案管理專業軟件等先進技術紛紛投入到機關事業單位檔案管理領域。在信息化、網絡化快速發展的時代背景下，只有通過標準、規范的制定和實施，才能有效約束數字化、信息化管理背景下的機關、企事業單位檔案管理行為，防止出現“信息孤島”，從而實現檔案信息資源的廣泛共享，發揮機關、企事業單位檔案價值最大化。

3新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化原則及要求

新時期，做好機關事業單位檔案管理的規范化、標準化，既要堅守檔案原貌這一底線，也要把握經濟適用導向，將各項成熟的檔案管理信息技術應用到檔案管理中，為規范化、標準化提供技術支持和保障。

3.1維護檔案原貌

機關、事業單位檔案規范化、標準化不能脫離檔案的基本特征，即，檔案工作的完整性、原始性。機關、事業單位檔案工作的一切前提和基礎都要圍繞“真實”“原始”，要保證記載于檔案中的只字片語不能有改動。例如，根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求在機關事業單位在電子公文處理系統中設置符合安全要求的操作日志，以保證電子公文“真實性”，完整保留電子檔案的“背景信息”，使其體現檔案的本真、原貌。

3.2經濟適用導向

經過各級檔案管理部門鑒定，納入歸檔范疇的檔案資料，需要對其進行永久或長期保存。隨著機關事業單位職能的履行，長久保存的檔案資料會越來越多，因此，在制定和落實檔案規范、標準時，既要本著長期保存原則，也要結合檔案領域實際，從經濟、社會、科技等方面考量，制定并實施技術可行、經濟適用的檔案管理標準、規范。

3.3應用成熟技術

將先進技術應用到檔案管理中。如，檔案數據存儲用LTO磁帶應用、紙質檔案數字復制件光學字符識別技術、電子檔案存儲用可錄類藍光光盤技術、縮微攝影技術、檔案修裱技術、縮微膠片數字化技術，等等。避免因使用淘汰或不穩定的技術、載體，導致后期管理的不必要支出。

4新時期機關事業單位檔案工作規范化、標準化對策措施

4.1基礎前提：公文制發

具體來說，既要注重機關、事業單位公文文種的規范應用，格式的規范選擇，以及標題、正文等行文規范。也要選用規范、標準的公文紙張，幅面規格要標準、統一、規范，符合公文制作的相關規定和要求。公文排版、裝訂格式要符合規范要求。公文主送、抄送單位要準確，字跡，甚至是筆墨選用要符合要求，草擬、繕印等公文要規范，高質量的公文制發是確保機關、事業單位檔案管理規范化、標準化的前提和基礎。

4.2關鍵環節：“以我為主”立卷原則

應從實效性、責任性和完整性等三個方面落實“以我為主”的立卷原則。首先是時效性要求。要以現階段公文任務完成為基礎，待公文任務完成后，方可對其立卷歸檔。其次是責任性要求。根據機關事業單位工作職責，明確機關事業單位的立卷歸檔重點，減少不必要的重復歸檔或信息冗余，為提升檔案利用效率奠定基礎。再次是完整性要求。在“以我為主”的原則基礎上，維護機關事業單位檔案“全宗”標準，將同類、具有內在聯系的文件資料組卷在一起，確保立卷歸檔的完整性，規范化和標準化。

4.3有效途徑：利用計算機管理

隨著信息技術的發展，要將計算機管理應用到機關、事業單位檔案管理中，為檔案規范化標準化管理提供可靠技術支持和保障。具體來說，就是要利用計算機技術，建立規范化、標準化檔案數據庫，做好檔案著錄，用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化檔案管理質量和效率。

4.4重要保障：嚴格執行標準化、規范化流程及要求

從機關事業單位檔案規范化、標準化管理的理論與實踐來看，要從檔案收集、整理、鑒定、著錄、保管、利用等各個環節做起，嚴格按照相應的流程及相應的規范化管理方法要求，使機關事業檔案管理更加科學規范。以件為單位進行檔案管理，結合單位實際，規范著錄工作。嚴格按照《檔案著錄規則》的標準和要求，做好規范著錄。

結束語

總之，機關事業單位檔案管理工作是機關事業單位發展不可或缺的核心環節，檔案資料的規范化、標準化和發展是新時期檔案管理工作的新要求，也是促進機關事業單位檔案信息價值最大化的關鍵。

參考文獻

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