信息技術在檔案管理中的應用探索

石軍

摘要：時下，信息技術已被應用在了多個領域內，由此可見其具備相當強的優勢與應用價值。在各單位及企業，檔案都是重中之重，其牽扯著各項事務的發展與走勢，很多時候會以此為科學基礎制定決策，為了延續向上的發展態勢，做好檔案管理工作是極為必要的，應對其有一定的思想認識，同時將改革后的信息技術更好地應用到檔案管理工作中。

關鍵詞：信息技術;檔案管理工作;應用

引言：在單位系統中，檔案管理作為重要的環節之一，非常受重視，甚至于直接左右著單位的運營與發展。為了使檔案管理技術與信息化時代無縫連接，單位應一改一貫的傳統管理模式，以數字信息來代替，進而提升檔案管理的效率和質量，做到更加精確。本文集中論述了在檔案管理中信息技術起到的巨大作用及途徑。

一、信息技術在檔案管理中的應用優勢

（一）保證數據共享

信息技術最為顯著的優勢就是可以做到在網絡平臺的支撐下暢通無阻地傳輸，實現信息資源的高度共享與有序流動，這對于檔案管理來說無疑是重大利好。在企業中，信息技術的地位是舉足輕重的，大量的工作都需要一定的技術支持，這也凸顯出了信息技術的應用價值。在檔案管理這項工作中，為了使其高效地開展，引入信息技術將多元化的信息資料進行整理、儲存與應用同樣是迫在眉睫。

（二）提升管理效率

由于單位的檔案管理任務繁重，分門別類的數據信息亟待處理。為了達到滿足信息整理存儲以及運用的要求，關鍵就在于需要提前做出系統化的分類和管理、高效率地完成信息查詢讀取。而傳統的檔案管理操作之所以時不時出現紕漏，無法保證檔案的質量，歸根結底就是很多本可以規避掉的人為導致的誤差沒能得到有效控制。很多人工無法完成的檔案處理任務信息技術都可以借助網絡科技與計算機技術完美解決，省時省力。

（三）延長檔案保存時間

紙質版的存儲形式有著天然的劣勢，如存儲難度大、浪費掉大量的空間與時間，還容易受到自然環境以及條件的影響，受多方因素影響，至少眼下看來已經脫離了現行軌道，實用性越來越低。而與此形成鮮明對比的信息化技術卻能夠最大限度地避免以上可能出現的幾點問題。單位可以充分利用其技術來構建電子化的檔案管理系統，用電子化的形式儲存好檔案，數據能夠達到有效地保留，還可以通過備份進一步降低風險。如此，將不再具有存儲難度，更不會受到環境影響以及占用過多空間。為了保證檔案可以持久有效，單位可以運用電子掃描、光盤存儲等方法保存特殊數據。

二、信息技術在檔案管理工作中的應用方法

（一）有效開發檔案管理信息系統

常規的信息管理是無法被投放到檔案管理工作中的，檔案管理專業性很強，只有基礎的信息存儲功能是遠遠不夠的，為了滿足其信息分類、整理、運用、開發多項需要，需要有一個更為強大且健全的信息系統作支撐。而檔案管理系統的開發可以從根本上保證檔案處理效率與質量的同時體現出其最大的價值。檔案管理具有綜合性，但現有的檔案管理信息技術已不足以滿足它的綜合需求，由此可見，引入更加專業化的管理信息系統來豐富其內容是極其關鍵的。首先，在硬件建設上，單位要全面升級網絡與計算機設備，在樞要之地安裝監控;其次，在軟件建設方面，需要請專業人員操作，告知如何購買、調試還有日常維護：最后，在專業化的系統建設中，做好安全防范動作是第一位，既要有效運用信息技術的安全手段保護檔案的完整性，還要打好提前量，即做好系統故障的處理預案，以不變應萬變。

（二）積極完善檔案信息管理制度

融入了信息技術的檔案管理模式與以往的傳統檔案管理模式大相徑庭，二者不兼容。而新型的檔案管理模式想要快速地發展起來，就必須迎合時下的檔案管理工作需求在一定程度上進行革新，運用信息技術對檔案的處理工作進行監管，規范其行為，有助于該項工作有條不紊地進行。同時，制定出規范化的制度非常重要，體現在技術操作、計算機設備應用、信息上傳等多個層面上，制定嚴格制度的好處是避免工作人員違規操作，造成損失。為了引起工作人員的充分重視，單位不妨在檔案室、調閱室這樣的重要部門安裝監控設備，對檔案管理人員起到一定的督促作用。

（三）加強多元技術檔案管理應用

在檔案管理中運用信息技術應充分結合二者共有的特性，檔案管理工作的處理形式和應對策略不盡相同，這就需要檔案管理者進行有效地區分，不同的應用范圍對應不同的技術手段。首先，在檔案管理信息化建設的實踐中，多媒體技術能夠應用在處理檔案信息的圖片、文字、聲音等資料方面，為信息查詢提供人性化服務，在全文檢索、音像檔案資料檢索等場景中應用更加廣泛。第二，對信息存儲技術的合理運用。在信息技術的巨大推動下，信息存儲技術有了顯著提高，誕生出了如縮微技術、光盤技術、磁儲存技術等存儲技術手段。這些技術手段可以有效維護信息存儲安全，提高信息儲存的效率，做到最大化地滿足互聯網互聯網交互信息存儲需要。第三點是條碼技術的科學使用。在檔案管理實踐中，時常會出現條碼技術的身影，它的強項就體現在讀取數據方面，只需要借助采集器掃描檔案條碼，在計算機上就可以看到檔案里的資料，像簡介、時間、管理期限等等可以盡可能減少缺檔、擺放不合理等方面的問題。

（四）提升檔案管理人員的信息素養

雖說時下的發展趨勢是信息技術將在檔案工作中占據主導作用，也是現代檔案管理的內在要求，可以節約人力資源，提高處理檔案的效率與質量。可即便如此，整套流程還是需要人來把控。當前階段信息化技術在企業檔案管理工作當中的應用越來越廣泛，因此在檔案相關管理工作人員的專業素養方面也提出了比以往更加嚴格的要求。在這樣的形勢下，相關的檔案管理工作人員所具備的專業素養需要能夠充分滿足信息化技術在企業檔案管理應用的具體需求，不斷地展開專業知識的學習，以此來從整體上促進自身檔案管理工作開展的水平，不斷地拓寬自身的思維廣度，使自身能夠有一個良好的紀律意識以及規則意識，以此便能夠對信息化技術在企業檔案管理工作開展過程中的應用有一個更好的了解與把握。對于企業檔案管理相關的工作人員來說，其自身所具備的綜合素養以及專業水平會對企業信息化檔案管理工作開展的整體水平以及效率造成直接性的影響，同時其與強企業信息化檔案管理后續發展的主要方向之間也會存在較為密切的聯系。為了能夠更好地實現企業相關檔案管理工作做人員專業素養以及技能水平的整體提升，還需要積極地展開和企業信息化檔案管理相關的專題座談會或者是思想交流會，為企業檔案管理工作人員創造一個良好的溝通機會，同時也可以要求相關專家來為相關檔案管理工作人員講授一些專業化知識以及提供一些指導意見，傳遞更加具有先進性以及正確性的管理理念以及教育理念，以此來更好地調動檔案管理工作人員對于此方面專業知識學習的積極性以及主動性，這對于促進檔案管理工作人員的技能水平以及專業素養的更進一步提升來說具有非常積極的意義，為企業信息化檔案管理后續的發展方向提供良性的指導。

結束語：總的來說，在實際開展檔案管理工作的過程中，實現對當前階段先進信息化技術的有機融合，是現代化檔案管理以及企業檔案管理今后發展的必然趨勢同時也是必經路徑，其能夠在保證信息數據以及相關資料的完善性以及保密性方面發揮非常重要的作用，同時也能夠有效地提高此項工作開展的時效性。快捷性以及可操作性。除此之外，實現信息化技術與檔案管理的有效融合，除了可以整體上促進檔案管理水平以及效率之外，還有利于提高企業檔案管理工作人員的綜合素養水平，這便為企業檔案管理的長期穩定發展注入了新的活力。

參考文獻：

[1]李志杰. 信息技術在檔案管理工作中的應用探索[J]. 中國管理信息化，2018，21（20）：177-178.

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