淺談事業單位干部人事檔案信息化管理

劉星余

摘要：檔案把一個人的所有的實質性的信息都整理在一起，可以說是一個人另一張身份證，只是這張身份證統計的信息比較完整，它記錄著一個人的一生所擁有過的東西，所以檔案對一個人來說是非常重要的，因此，我們應該把它保護起來。以前人們的檔案是紙質版的，整理、統計起來是非常麻煩的一件事，但是隨著時代的進步，科學的發展，電子版的檔案信息逐漸在取代紙質版信息。因為檔案的電子版的流行，逐漸體現出電子版檔案的優點，所以人們開始淘汰掉紙質版檔案，利用電子版的檔案對其進行整理，進行管理。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息化;管理

在如今的時代，信息化管理已經漸漸成了一種比較流行且為工作人員所認可的一種管理方式。以前的年代，電子產品還未成為一個時代的主流，紙質產品占據著大片江山。然而紙質的人事檔案整理需要耗費巨大的人力物力，而且，紙質檔案容易被破壞，容易丟失，這樣勢必會導致一個工作單位對人事的管理出現一定的麻煩。隨著時代的進步，科技的發展，電子產品已經漸漸深入到人們的生活當中，各種單位已經開始用電子檔案對人事進行管理，這種方法既簡單方便快捷而且其實用性比較高。

一、干部人事檔案信息化管理的意義

（一）信息化管理有利于干部人事管理工作的高效化

隨著我國各方面的人才都在不斷增加，所以國家對于人才的利用率也在不斷提高，因此，各個事業單位的干部隊伍在不斷地壯大，但是這樣就會增大人事部對人事管理工作的壓力。又因為在之前的時代，檔案都是紙質版的，所以管理起來就會非常麻煩。近年來為解決這個問題，我們把人們的檔案都弄成電子版的，利用計算機就可以整理好這些檔案，而且不用擔心會丟失這些資料。當人們需要一些人的檔案時，我們不用繼續在一大堆紙質版的檔案中尋找了，只要在計算機中輸入，就可以找到了，節省了時間，實現了人事管理工作的高效化。

（二）信息化管理有利于人事檔案的保存

我們都知道一些紙質版的東西保存起來是比較麻煩的，所以以前的紙質版檔案不容易保存，這樣會導致一些人的檔案出現差錯進而會導致對其進行管理時出現問題。所以我們用電子版的檔案就便于我們保存。而且以為干部的工作單位肯定是還會有改變的，比如一些人的工作升遷，會造成這些檔案被查閱的次數增多，而在轉移過程中紙質答案容易丟失。為了有效避免這些問題出現，我們將紙質版檔案全都轉化為電子版存儲在計算機內，可以做到長期有效保存。

（三）信息化管理有利于保證人事檔案的完整性與真實性

以前的人事檔案都是紙質版的，人們可以自己書寫自己的檔案，這就容易讓我們想人事檔案的真實性。而且檔案資料容易不全，一般檔案資料會包括履歷表、年度考核表、年度考核表、學歷、職稱、工資等，但是紙質版的容易卻是一些東西，不夠完善。所以把這些檔案整合成電子版的，規定電子頁面內的內容，這樣可以保證檔案資料的完整性。而且整合資料會由一位負責認真的工作人員來負責。這樣也就保證了檔案的真實性。

二、干部人事檔案信息管理過程中所存在的問題

（一）干部人事檔案管理理念與方法落后

之前還未出現電子信息版的檔案時，人們的檔案都是紙質版的，但是隨著時間的推移，一切都會改變，所以干部人事檔案需要定期更正裝訂，這些工作都是人為裝訂的，所以導致檔案編制工作人員人們的工作量非常大，容易使檔案整理工作人員的工作積極性降低。而且如果裝訂人員沒有足夠的嚴謹認真的工作態度，極易導致檔案的內容出現差錯。人們還未意識到信息化管理對整個工作的便利性。整個的管理理念和方法都很落后。

（二）干部人事檔案的利用率較低

我們都知道自己有一份屬于自己的一份檔案。但是我們從來沒有好好利用過這些，使其失去了其最基本的實際效用。檔案信息化管理還處于一種初級階段，還未實現全面的廣泛應用。人們對檔案信息管理的標準還未有一定的約束，所以檔案的實用率比較低。

（三）檔案信息不全，資料混亂

檔案內包括的資料有很多，紙質版的容易丟失一些內容，而且這些紙質版的檔案都是由人們親自書寫的，也許會有那些書寫不規范的，一些信息是用圓珠筆填寫的，這樣導致檔案不夠整齊劃一。另一個問題就是檔案的裝訂問題，因為沒有嚴格的裝訂規范，工作人員的不同，容易導致裝訂順序不同，而且偶爾會出現漏訂，混裝，漏裝的問題。

三、人事檔案信息化管理的對策

為了能夠實現人事檔案信息化管理，接下來是我們將要進行的對策。

（一）加強人們對檔案信息化管理的重要認識

要實現檔案信息化管理，我們應該先從強化檔案管理人員的檔案信息化意識開始，讓他們意識到信息化管理對檔案整理工作是有多麼的重要，多麼的方便快捷。加強人們對檔案的重視，使他們的態度能夠擺正，能夠從內心把檔案當做本單位的一項工作。我們可以通過多種方式對檔案信息化管理知識進行宣傳，使其深入人心。而且相關政府部門應該加強對檔案信息化管理人員的栽培，找到一些專業化知識較強的工作人員，并且在培養其專業知識時也應該注重對他們個人素養的培養。

（二）加強各部門的交流，使其做到檔案信息的資源共享

上面我們分析了人們對檔案信息的利用率較低的這一問題，所以，我們應該找到相應的對策對其進行解決。因為是檔案信息電子化，所以我們對其的存儲都不是問題，只要人們想要利用該信息資料就可以直接利用。所以為了提高檔案信息的利用率。我們應該多提供一些渠道讓我們有機會有借口能夠去利用這些信息，現在我們已經實現了工資科內部網上查詢，還加強各個部門之間的聯系，這樣便可以將各個部門的所有資源都結合在一起，最終進行整合。

（三）加強檔案信息的信息化管理

上文我們分析了檔案信息在管理過程中會遇到的一些問題，其中就有檔案信息不全，資料混亂這一問題。如今我們如果實現了檔案的信息化管理，也就是把紙質版的檔案信息轉化成了電子版的了，直接存儲在計算機內，這樣做不會發生檔案丟失問題。而且檔案管理人員在向計算機內輸入這些信息時會制定一些相應的表格，這樣可以避免檔案信息出現不全的問題再次發生。從而使暗感信息都能夠保證是正確的，有一定的真實性，對于其他方面的研究有著重要作用。

結語

干部人事檔案信息的整理是一個非常重要的工作，它關系著對干部的考察與選拔情況，這是上級人員對其進行了解的一種有效途徑。這也是對檔案信息的一種有效利用。由此可見，檔案對于一些人來說是非常重要的，它關系著一些人的命運，所以我們應該把它好好地保護好。之前的紙質檔案存在著許多缺點，但是如今隨著時代的發展，科技的進步，電子版的檔案擁有許多紙質版的檔案所沒有的特質，所以電子版已經漸漸取代紙質版。目前我們已經實現了部分檔案信息的信息化管理，檔案已掃描，但是還需要進一步完善，例如，我們無法通過點擊目錄直接找到材料，系統反應慢，很難打印需要的圖片，掃描過程復雜等問題頻繁出現，所以未來的發展方向應該是加強這方面的研究。

參考文獻：

[1]付爽.事業單位人事檔案管理工作探析[J].經營管理者，2015（11）.