淺析基層機關單位檔案管理現狀與對策

茍曉

摘要：本文以《機關檔案管理規定》最新要求為出發點，針對目前基層單位在制度建設、機構及人員設置、基礎設施配備等方面存在的問題進行了深入的剖析，并結合基層單位檔案管理的現狀提出具體可行的改進措施和建議。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;現狀;對策

2019年1月1日國家檔案局正式施行了第13號令即《機關檔案管理規定》，規定從機構設置、人員配備、基礎設施建設、檔案形成與收集、檔案整理與歸檔、檔案保管與保護、檔案統計與移交、檔案利用與開發、檔案信息化建設等方面提出了最新的要求。盡管該規定主要是針對各級黨和國家機關、人民團體的檔案工作，但是在其附則中也指出事業單位可參照執行，本文從《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）解讀的角度來具體分析基層單位在檔案管理過程中存在的問題，并提出粗淺的建議，對于基層單位檔案管理來說具有一定的借鑒意義。

一、基層單位檔案管理的現狀

（一）機構和人員不健全

對于基層單位來說，檔案工作人員主要分為兩個部分，一部分為正式在編人員，一部分為聘用制人員。聘用制人員主要負責最基礎的檔案整理，在編人員負責對檔案進行規范化整理。但是從從事檔案工作的人員素養來看，正式在編人員素質相對較高，部分人員參加過相關檔案培訓，而聘用制人員檔案素養較低，沒有受過專門檔案培訓，檔案人員素養參差不齊。同時，從事檔案工作的在編正式人員，知識結構也局限在傳統的紙質檔案管理層面，信息化知識相對欠缺，已不能適應新時代檔案工作的需要。

（二）檔案工作機制不規范

從目前檔案行政管理部門反饋來看，由于市縣兩級檔案行政管理部門在業務指導和執法檢查方面人員較少，在監督指導基層單位檔案工作上存在一定的缺位現象，對基層單位檔案工作的監督指導幾乎空白，導致基層單位往往沒有嚴格執行年度報告制度，部分單位的檔案保存在本單位本部門，沒有及時向檔案館進行移交，檔案工作機制不規范。

（三）檔案功能用房基礎設施不完善

通過對基層單位檔案管理的調查來看，由于主客觀原因的限制，市縣兩級單位一般有專門的房間作為檔案庫房，檔案閱覽用房與檔案辦公用房局限在一個房間內，展覽、數字化等技術用房幾乎沒有設置。同時，檔案庫房內部各種類型檔案混合存放在一起，沒有根據載體類型做到分區設置，涉密檔案和非涉密檔案沒有滿足分區閱覽的需要，檔案管理比較混亂。

（四）檔案安全存在隱患

基層單位的檔案庫房多設置在頂層或地下，地面沒有經過特殊處理，防潮和承重大多不符合相關要求，部分檔案庫房內部明線裸露在外，堆放有與檔案保護無關的雜物，在“八防”上僅配備有簡單的滅火器、防蟲藥等，沒有配備防盜、監控、空調、遮光等設施設備，“八防”要求不達標，檔案安全難以保障。

（五）檔案管理不規范

由于基層單位的檔案散存在各業務科室，且沒有指定專門的人員負責整理檔案，很多檔案還存放在傳統的牛皮紙袋里保存，并且聘用制人員檔案素養較差，檔案案卷質量不符合相關要求，檔案整理不規范。根據基層單位檔案管理的現狀，結合地方行政管理部門在行政執法檢查過程中反饋的情況，由于檔案工作人員多為聘用人員，流動性較大，穩定性差，且素質檔案工作臺賬不完善，底數不清的狀況在基層單位尤為突出。

（六）信息化建設滯后

隨著信息技術的發展，對檔案工作提出了新的要求，存量數字化、增量電子化已逐步提上日程。在基層單位的檔案管理還停留在傳統的檔案管理模式上，有的單位的檔案管理室環境差，設備不全，硬件和軟件設施都更新不及時不到位，缺乏現代電子設備，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，致使檔案管理工作的效率不高。

二、改進的措施

（一）建立健全檔案管理機制

檔案管理的根本目的是為了檔案的有效利用，必須要健全檔案管理機制，首先要清晰、準確和完整的采集信息，進行科學化和標準化的歸類。制定標準管理體系，保證每一個環節的規范，推動檔案的科學化、信息化、規范化管理。制約基層單位檔案工作發展滯后的根本原因就是體制機制不健全，為了更好地促進基層單位檔案工作的健康發展，首先就是要建立完善的檔案管理體制。要形成檔案工作領導小組、檔案負責部門、檔案工作人員的檔案管理網絡，由分管領導任檔案工作領導小組組長具體領導檔案工作并負責協調檔案工作的重大事項，辦公室室（或檔案綜合管理部門）具體負責檔案工作的日常管理和檔案工作人員的監督指導，專門人員具體負責檔案的日常收集、積累和歸檔。將檔案工作納入到各科室的年度目標責任考核，促使各科室真正重視檔案工作，規范檔案管理。

（二）檔案目錄集中統一管理

按照《規定》要求，機關的全部檔案應當集中、統一管理。基于基層單位檔案數量大、種類多、檔案庫區面積相對不足的管理的現狀，對檔案實體進行集中統一管理難度較大，短期內難以實現。可以按照實體分散，信息集中;責任分立，歸口統一的原則，制定一套科學的檔案管理制度，每個業務科室指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管，并定期將目錄移交給機關檔案管理部門，做到底數清晰。機關檔案綜合管理部門定期對各部門檔案管理的實時性進行檢查和檢查，確保目錄與單位兼容，實現檔案管理相對集中統一。

（三）強化檔案人員素質提升

制約檔案工作發展除了制度層面的原因，另一個重要因素就是人員素質較差。基層單位可以與地方檔案行政管理部門聯系，以聯合舉辦培訓班的形式，有計劃、有步驟、有重點地制定培訓計劃，針對檔案工作人員多為聘用制人員，檔案整理不規范、案卷質量不達標的現狀，分層次、專業化、重實效地開展培訓，打造一支能夠適應新時代檔案發展需求的檔案人員隊伍。

檔案管理過程信息化需要積極宣傳檔案法律和其他法律行為，提高依法檔案管理的廣度、深度和力度，以自覺、有效行動、落實到位。要在全體檔案工作者中樹立牢固的法制觀念，增強檔案法意識，提高檔案法質量，形成自覺學法、學法、執法的氛圍。各種形式的檔案法律法規的研究，使檔案法制的概念深入人心。

（四）加強檔案信息化管理

伴隨著信息化技術性的飛速發展，要把信息化技術性融進到檔案工作中管理方法中，以合理提升管理方法品質和管理方法的工作效能。企業要提升信息機器設備資金投入，購置必不可少的硬件配置與軟件，運用互聯網與電子計算機進行檔案管理方法，利用電子計算機與掃描機做好文本與圖片檔案信息歸檔工作中，保證信息的精確傳送和有效運用。與此同時，要利用信息化提升對檔案的開發設計利用，給予一個隨時隨地讀取查閱檔案信息資源的服務平臺，合理提高檔案管理方面的服務質量。信息化時期提升檔案信息化基本建設是檔案管理方面順利進行的基本，要在提高工作員的檔案觀念、塑造技術專業的檔案管理者團隊的基本上，提升檔案信息化基礎設施建設基本建設，對檔案管理方法開展轉型，以方便快捷、高效率、高品質為標準，提升檔案的歸類分類管理，簡單化復雜的檔案管理流程，達到檔案信息的搜集、歸類、儲存、查閱等作用，提升檔案資源的利用實際效果。

（五）完善檔案基礎設施建設

針對基層單位用房緊張的現狀，在保證檔案庫房單獨設置的前提下，庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。加強檔案管理的信息化建設，要應用性能優良和先進的配套設備和硬件設備，引進信息管理軟件，將辦公自動化系統和檔案信息化建設有機融合，多層次、多角度、全方位地對檔案信息進行搜集，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量，實行一體化管理。同時，要嚴格按照“八防”的要求，配齊庫房設施設備，確保檔案處于一個安全保管的狀態。另外，要嚴格按照規定定期向當地檔案館移交檔案，確保檔案不散存、不積壓。

三、結語

目前，基層單位檔案管理工作存在著體制不暢、經費不足、人員較少、制度不全、整理不規范、信息化建設滯后等方方面面的問題，本文從《機關檔案管理規定》嚴格要求的角度對這些問題進行了對比分析，并結合基層單位的現狀，提出了建立健全領導機制、規范檔案嚴格管理、提升檔案人員素質和完善電子檔案管理等方面的對策和建議，以此促進基層單位檔案工作的健康發展。

參考文獻

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