信息技術在事業單位檔案管理中應用存在的問題及對策

莫晶晶

摘要：在事業單位中，做好檔案管理工作十分重要。作為事業單位內部管理中的重要組成部分之一，檔案管理工作的內容和形式比較復雜，工作人員壓力較重，所涉及的細節要素較多。因此，事業單位檔案管理工作人員應靈活地利用信息技術手段，積極實現傳統管理模式向現代化管理模式的轉變，彰顯檔案管理工作在事業單位內部管理體系中的重要價值。經過多年發展，事業單位運用信息技術管理檔案雖有一些發展，但也出現了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效措施，認真加以解決。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理;應用;問題;對策

引言

伴隨著現代互聯網信息科學技術的快速穩定持續發展，其在我國城鄉各界民眾日常化工作生活實踐過程中的應用范圍正在持續擴展。行政事業單位是我國現有公共治理機構設置體系中的重要組成部分，對信息科學技術的引入，能夠為行政事業單位各項日常業務的優質順利推進創造提供便利性支持條件，尤其是在行政事業單位檔案數據信息資料管理工作。有數量眾多的基層行政事業單位，受時間的限制，檔案數據信息資料將會不可避免地發生持續堆積問題，在此種情形下，如果依然運用紙質載體形式的檔案管理工作模式，將會引發檔案數據信息資料損壞以及丟失問題，繼而造成不良影響。

1 信息技術應用于事業單位檔案管理出現的一些問題

1.1 制度長期不完善且內容流于形式

事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。

1.2 現代信息技術應用不足

目前，我國的現代信息技術發展的非常迅猛，可謂是日新月異，所以事業單位要想跟上時代的步伐，必然要對檔案管理系統進行實時更新，尤其是計算機網絡系統，這可是檔案管理工作要用到的核心工具，所以事業單位要想及時的應用到先進信息技術，就必然要對計算機的軟件以及硬件進行更新，并一直保持下去，如此現代信息技術的優勢才能在檔案管理過程中得以充分發揮。

1.3 電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現與發展，符合時代發展的要求，它能夠更好地體現事業單位檔案管理工作的現代化發展趨勢。但是目前的電子檔案管理工作缺乏足夠的安全保障，無法真正體現信息技術與檔案管理工作相融合的重要優勢，整體的管理質量和效率受到了影響。部分檔案管理工作人員只能機械地使用不同的計算機以及系統來保存和使用不同的文件，難以真正地體現脫機管理以及下載過程中的特殊要求，如發生計算機后臺受到病毒入侵，或是因為外部客觀因素而導致各類故障，就會直接使得整個檔案資料丟失或者被毀損，嚴重影響電子檔案的穩定運作和安全保障。另外，由于部分檔案管理人員工作能力不強、工作經驗少，在處理文件材料和檔案時沒能做好后期的歸檔和備份工作，整個檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導致文件丟失現象頻頻發生，檔案安全缺乏應有的保障。

2 信息技術在行政事業單位檔案管理工作的具體運用策略

2.1 全面貫徹落實檔案管理基本制度

各級行政事業單位應當參考現行版本《中華人民共和國檔案法》中編寫引入的相關條文，建構完善并且貫徹落實基本的檔案管理制度體系，借由針對行政事業檔案管理工作人員開展系統完善的培訓干預工作，幫助行政事業單位工作人員樹立正確科學的檔案管理工作思想意識。

要借由將現代信息科學技術形態在行政事業單位檔案管理工作，運用制度優勢規范約束行政事業單位檔案管理工作人員的基本工作參與行為，在提升工作實施過程規范的條件下，同時改善行政事業單位檔案管理工作的實施質量和實施效率。

除此之外，行政事業單位還要積極強化針對檔案管理工作的監督干預力度，建立執行科學完善的考核工作制度，將檔案管理工作人員的日常表現與實際獲取的薪資待遇水平進行相互掛鉤，繼而有效調動行政事業單位檔案管理工作人員的熱情以及主觀積極性。

2.2 打造專業的檔案信息網

在我國事業單位的檔案管理工作中，利用信息技術提高檔案管理工作的效率一直都是各大單位非常重視的一項內容，但是很多事業單位在信息技術的應用上存在一個誤區，那就是不少事業單位在檔案管理過程中只加強了計算機程序的應用，而計算機程序只是信息技術的一個小的部分，所以并不能使得信息技術的全部優勢得以發揮。因此，我們在利用計算機程序的同時，應該加強網絡技術的應用，在事業單位內部構建一個專業的檔案信息網。這樣一來，不僅檔案管理的溝通機制可以得到完善，同時檔案管理的信息通道也可以得到擴充，而最主要的是，檔案信息網可以讓檔案管理的工作流程更加簡單、方便，促使檔案信息的傳遞更加快捷，從而提高檔案管理工作的效率。

2.3 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現狀以及未來發展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

2.4 引進各種現代化數字檔案管理設備

數字檔案管理應用設備引進現代化的檔案設備這一舉動以及在現代社會中開始逐漸獲得了現代人們的一致高度好評，因為這一舉動，不僅為現代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時也已經給我國數字化檔案管理的推廣發展應用提供了新契機。事業單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個非常綜合性的檔案管理工作，需要同時處理很多復雜的檔案信息內容。為了有效解決企業信息量龐大的這一關鍵難題，引進一些高效的大型數字化管理設備信息系統無疑是目前解決這一問題的關鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業單位的工作效率，確保檔案信息儲存的安全，事業單位可以根據國家機關和事業單位的實際工作情況，結合自身的資源優勢，創建一套現代化的數字檔案管理信息系統，嚴格控制數字檔案文件信息管理儲存點的質量與安全。這種管理做法不僅希望能夠為推進數檔案管理工作創建一個有利的工作環境，同時還希望能夠更好的有效促進國家機關和企事業單位全部檔案工作的正常順利開展。

3 結語

總而言之，隨著時間的推移，事業單位檔案管理工作中的各種問題都顯露了出來，而要想解決這些問題，各大事業單位就必須加強信息技術的應用，通過利用信息技術的各種優勢，讓檔案管理工作的效率和質量得以提升，促使事業單位可以緊隨時代發展，朝著信息化管理的方向邁進，從而滿足社會以及人們對于事業單位的需求。

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