關于電力企業檔案信息化建設管理的研究

【摘要】隨著信息時代的到來，傳統載體檔案數字化和數字檔案快速發展，檔案工作從傳統實體管理逐漸轉向數字化管理，適應時代發展，反映時代要求，需要進一步加強檔案信息化建設，特別是明確電子檔案的地位和作用。本文詳述了現階段信息化背景下，檔案信息化建設的意義，分析了電力企業檔案信息化建設管理的措施，以提供有關人員的有用參考。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;發展;路徑;創新

1引言

在2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》中專門增設了第五章“檔案信息化建設”，將提升檔案信息化水平作為新時代檔案工作的重心予以倡導和規范。電子檔案以其較強的優勢彌補了紙質檔案的缺陷，并得到廣泛應用。越來越多的檔案管理開始使用電子檔案來代替傳統的紙質檔案，并使用相應的數據庫技術來有效地管理大量數據和信息，從而更好地節約了資金與管理檔案的成本。檔案管理是信息管理的重要組成部分，在信息化高速發展的當下，規范檔案管理的意義重大。

2檔案信息化建設的意義

2.1提高檔案管理的質量

信息化的應用提高了檔案管理的質量，這主要歸因于電子歸檔的質量優勢。在目前的信息社會中，檔案管理人員不僅僅是檔案保管者，更是檔案信息的財富持有人與貢獻者。傳統紙質檔案由于本身材質問題，易受客觀和人為外部因素的影響，隨著時間的推移，存在氧化、風化、褪色或不可抗力等因素引發的被銷毀的風險。在信息化時代，擁有相應的數據存儲空間，足以確保有效存儲大量已歸檔的數據和信息，并在檔案的管理與使用方面發揮重要作用。

2.2形成動態連續體系

傳統檔案管理可以看作是一種靜態模式，其中存在突出的銜接不暢、分化和隔離問題，將相關信息資源分化成各種信息孤島，無法對信息資源進行充分整合。不能對檔案資源進行經濟、規模化應用管理。而在新時代中，需要對傳統檔案管理進行重新優化改革，為了方便提取信息，對信息進行深入分析，在檔案管理的整個流程形成連續動態體系。

2.3為電網建設、擴建或維修提供參考

電力企業的檔案主要分為文書檔案和電網建設檔案，電網擴建或維修等工作有時需要查閱十幾年甚至幾十年前的資料、圖紙以做重要參考，很多工作都是要在以前資料的基礎上才能開展。因此，電網建設檔案信息化管理意義重大，應把已竣工的電網項目文件嚴格按照檔案管理的要求進行收集與整理，將信息著錄檔案管理系統，將原件進行掃描并逐一掛接，形成完善的電子檔案，為企業發展服務，為日后的電網建設、擴建或維修提供有價值的參考.

3檔案信息化建設管理的措施

3.1建立統一的規范標準與管理制度

電力企業檔案資源處理過程，可以結合新時代特征，實施全面優化改造，具體可以分成采集儲存、預處理、分析、組織、應用反饋等五塊內容。電力企業想要促進體系的穩定運轉，還應形成統一規范標準與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結構和種類、應用方式等方面的標準要求，同時還需要針對不同處理流程、軟件標準和應用技術等形成明確細則和工作要求。在標準規范條件下，促進處理流程、技術、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。

3.2實現在線檢索功能

實現全面的信息化管理可徹底改變人們學習與工作的主體方式，讓人們能夠及時的通過信息體系與信息終端網絡獲取各式各樣的信息。因此，被動使用檔案的方式一定會被現代的檔案服務所取代。伴隨著電力企業檔案管理局域網絡建設進程的逐漸完善，設置有關檔案管理權限，發揮崗位職責，高效在線存檔數據與信息，且將管理平臺與企業內部的網站并聯，以此實現信息的在線檢索功能。電力企業的檔案管理人員要及時更新檔案信息資源庫，特別是建設文檔數據庫，來實現網上平臺電子文檔的管理，進而實現文件管理的合法化與智能化。電力企業檔案工作部門應該編輯有關主題，以便檔案管理人員能夠在網頁利用數據庫查詢，以便快速反饋、交換信息，并向服務對象快速及時應答。

3.3信息化管理

在電力企業檔案的管理中，通常根據檔案的實際情況進行檢查，確認之后進行存檔。一旦存儲了數據，檔案管理者便會使用此信息向企業提供相關服務。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高電力企業信息化管理檔案的水平，積極引進國際上高水平的管理體系，建立以現代技術為核心的檔案管理系統。在信息化環境中，檔案管理的創新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新以及方法上的創新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進行區分，并主動將其轉換為信息數據檔案。其次，要做好信息化管理檔案的準備，記錄好有連帶關系的檔案。另外，檔案數據的信息化轉換需要很長時間，并且記錄過程需要嚴格的工作方法，切勿在過程中出現人為錯誤致使丟失檔案情況的出現。最后，轉換后的電子檔案需要與原始記錄進行校正，以產生完整可靠的數據，為進一步改進和使用電子數據提供堅實的基礎。

3.4建設科學合理的工作機制， 實現文件有序上傳

目前存在單一的電腦收集電子文檔，這是檔案管理中多數電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數文件都是通過文件上傳和文件下載實現的，所以通過更改傳統的工作方式，可在計算機網絡中建立一個操控平臺，能夠在網上上傳電子文檔。將它們進行有效的收集后，再將其存檔于服務器中。比如為方便下級行政部門和用戶通過該網站傳輸其非機密檔案的全文，檔案管理也相應研發出電子文件自動上傳體系。同時，要求電力企業加大對檔案管理的投入，改善相應的設施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術的物質保證。電力企業檔案管理的相關部門要加大溝通力度，及時完善電子檔案數據管理部門，此部門將建立在電力企業的檔案中，并可用作電力企業資源數據庫的重要部分。

3.5提高檔案信息的安全性

提高電力企業檔案信息的安全至關重要。首先， 增強現代信息技術的安全水平，使管理人員意識到網絡安全的重要性，并為他們提供在該領域工作的手段，通過實踐來增強檔案的安全性和機密性。安全管理應從有權訪問檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓和晉升機制，從而減少人員流動，注重在日常培訓中提高道德操守，避免內部安全問題。第二， 在信息化環境中，不管是檔案的歸檔或是檔案的完善，都必須通過訪問特定的軟件，并且不可避免地要在網絡上打開存檔的信息平臺，以便存檔的管理和對存檔的訪問。第三， 保護檔案免受火災、洪水、地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時做好備份。

4結語

隨著信息化時代的發展，檔案管理的創新是主要挑戰，計算機網絡技術和檔案管理的集成和創新可以加速信息化技術的發展。新時代特征要求檔案管理科學化、信息化，為此應該形成區域檔案資源平臺，進行統一管理，從而確保通過該平臺檔案管理人員能快速高效作業，實現友好協作，對數據進行規模化應用管理。在信息化這一時代背景下，考慮到效率和質量，檔案管理工作已經逐步發展起來，信息化時代大大提高了檔案管理的效率，充分利用現代信息手段及措施至關重要，負責檔案管理的部門也應繼續調整其方向和目標。

參考文獻：

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作者簡介：尹鴻（1987-）女，漢族，廣西桂林人，本科，助理政工師，主要從事電力企業檔案管理工作。

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