新時代高校學生檔案科學系統化管理研究

閆 雪 楊莎莎

太原工業學院檔案館 山西 太原 030008

高校學生檔案是高校學生個人在校期間學習、生活、參與校園活動、社會實踐、各種志愿服務等活動中形成的反映學生個人綜合能力的原始記錄,是反映學生綜合素質的重要依據,也是國家和企事業單位選拔人才的重要依據。現在,學生檔案越來越受到重視,因此,高校學生檔案管理工作的重要程度不言而喻。如何對高校學生檔案進行科學系統化管理是新時代高校檔案管理工作中遇到的一大挑戰。

一、高校學生檔案管理的重要性

對學生個人而言,學生檔案是學生在校期間的學習,生活以及參加社會活動及家庭等情況的最原始的記錄[1]。完善的學生檔案記錄能夠提高學生學習的積極性,激發學生的潛能,促使學生積極參與到有意義的校園活動當中,并表現出良好的競爭意識,促進學生全面發展。

對學校而言,學生檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的組成部分。而高校的一項重要任務就是培養人才。良好的學生檔案能夠將學生的學習情況,生活情況以及其他方面的才能完整、真實的記錄在檔,有助于學生管理人員能夠更清楚地了解學生情況,從而有針對性的進行指導和培養,為新時代中國特色社會主義建設培養各類優秀的人才。另外,良好的學生檔案管理工作也可以為學校樹立良好的形象。

對用人單位而言,學生檔案具有真實性和憑證價值,是用人單位招聘人才,選拔人才的重要依據。學生檔案中包含了與學生相關的信息,真實的記錄了學生的各方面的情況,用人單位能夠從中了解到學生的真實情況,對用人單位選人用人具有參考價值。

綜上所述,無論是對學生,還是對學校,乃至用人單位,學生檔案具有至關重要的作用。因此,高校應做好學生檔案科學系統化管理工作,充分發揮學生檔案對提高學生自身綜合素養,人才培養,就業服務中的最大作用和基本效能[2]。

二、高校學生檔案管理存在的主要問題

（一）學生檔案意識薄弱

目前,學生檔案是大多數高校檔案管理中最不受重視的一類檔案,不管是學校還是學生個人,對學生檔案意識都相對薄弱。從學校層面來講,高校領導對學生檔案的重視程度不夠,認識不到學生檔案對于學生自身和學校發展的重要性,認為學生檔案在學生畢業時都轉遞出去,平常利用頻率較低,只要保證學生檔案不丟失就行,因此,不會花更多的時間和精力來管理學生檔案,這種思想導致高校在學生檔案管理硬件設施、經費支持、管理人員配置方面都有所欠缺。從學生個人層面來講,好多學生不重視學生檔案,不清楚學生檔案對其將來發展的重要性。在一些需要裝入檔案中的材料,不能認真對待,在一些表格填寫過程中出現字跡潦草,基本信息填寫錯誤,涂改等等現象,這對今后“三齡兩歷一身份”干部信息等認定帶來麻煩。學生個人對學生檔案意識較弱表現最突出的是不重視畢業后檔案的去向問題。一些暫時未找到工作的畢業生,畢業后對自己的檔案去向漠不關心,直到幾年后找到正式工作或者繼續升學時,需要用到檔案時,束手無策,不知道去哪里找自己的檔案,甚至有的學生檔案已丟失。筆者在檔案館平日工作中,對學生詢問去哪里找自己的檔案、學生丟失檔案等的現象屢見不鮮。這不僅對自身的發展帶來麻煩,也給學校的管理工作帶來不便。

（二）學生檔案管理制度不完善

高校學生檔案管理制度,在各高校間沒有統一的標準。首先是學生檔案的歸檔范圍不明確,在《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）中,規定了學生類檔案主要包括的內容,但是沒有進一步詳細的規定,哪些材料是必須的,哪些材料是非必須的,完全沒有相應的規章制度來規范。這樣造成了有的缺少材料,有的放了一些冗余的材料,這樣導致了學生檔案在今后的管理中出現了各種各樣的問題。尤其是在學生畢業后,學生檔案轉遞到工作單位,工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中,依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）的標準,經常發現,很多學生檔案都存在材料缺失情況。其次是學生檔案的管理部門不同,筆者調研發現,有的高校的學生檔案不歸檔案館管理,由學生處、就業處管理,甚至有的高校則是歸學院（系部）管理,沒有單獨的庫房,管理混亂,檔案錯裝、丟失的現象時有發生。再次是沒有相應的規章制度來規范學生檔案的去向。高校學生畢業后,去向多樣化。對升學、選調、選派或進入政府、事業單位、國有企業、參軍入伍,則成為固定的正式人員,檔案轉遞到其去向部門和機構。但是,對于未派遣高校畢業生,也就是流動人員,其檔案有暫放學校保存的,也有派回生源地或者人才市場的,甚至有的高校是學生自提檔案,“死檔”、“棄檔”現象時有發生,甚至在后期學生查找檔案時會遇到檔案丟失的情況。

（三）學生檔案管理技術落后

與其他類檔案相比,學生檔案信息化水平較為落后。目前,有些高校只是對學生檔案的目錄進行了信息化,但是,好多高校對學生檔案都還未使用信息化管理,還是依靠傳統的人工來進行,不僅容易出錯,而且效率較低。近年來,隨著各高校招生規模的不斷擴大,學生檔案數量也與日俱增,加之學生檔案存放時間短、流動快,導致檔案管理任務繁重,只依靠人工已無法滿足其發展需求,亟需采用信息化技術來管理學生檔案。

（四）學生檔案管理人員缺乏

對于學生檔案在檔案館保存的,高校學生檔案管理人員由一到兩名人員管理,但是對于在其他部門保存的,學生檔案管理人員無專人來管,一般都是輔導員、教書秘書等兼職管理。這些老師平日工作就很多,對學生檔案管理工作無暇顧及。另外,這些老師缺乏專業知識、業務能力不強,不能對學生檔案進行科學、規范化的管理,對學生檔案管理人員帶來更多的工作壓力[3]。

三、高校學生檔案科學系統化管理的對策

（一）增強學生檔案意識

隨著檔案的規范化,學生檔案對于畢業生今后發展的重要程度不言而喻。對學校而言,高校領導應轉變思想,認識到學生檔案的重要性,只有領導重視了,學生檔案管理部門和管理人員才能上行下效,認識到學生檔案的重要性,學校應在學生檔案管理硬件設施、經費投入、管理人員配置等方面給予大力支持,才能促進學生檔案科學、規范化的管理。另外,要加強學生對檔案意識的重視,使他們明白學生檔案對其今后發展的重要性。這方面,高校學生檔案管理部門可以在新生開學和畢業前通過展板、宣傳冊、公眾號等途徑大力宣傳學生檔案的重要性,尤其是強調畢業生一定要關注畢業后檔案的去向,最大限度地避免檔案丟失現象的發生。

（二）完善學生檔案管理制度

加強高校學生檔案管理工作,就必須建立完善的符合學生需要的科學的、規范化的學生檔案管理制度。首先是明確管理部門,檔案館管理學生檔案較為規范。其次是檔案管理部門應制定明確的學生檔案歸檔范圍,使學生檔案從學校出去后與干部人事檔案順利接軌。再次是建立完善的檔案移交制度,要求建檔部門根據要求整理檔案并及時移交檔案,檔案管理部門與建檔部門,應各司其職,分工協作,確保學生檔案管理順利進行,使得學生檔案得到及時的補充與完善,及時順利地轉遞出去。另外,針對高校學生檔案的日常管理工作,還應當建立學生檔案查（借）閱管理制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案管理人員崗位職責、檔案轉遞制度等制度,確保學生信息不泄露,檔案不丟失。

（三）加強學生檔案信息化建設

隨著信息技術的日新月異,高校學生檔案管理必須與時俱進,通過對學生檔案進行信息化管理,可實現檔案管理的高效、便捷、準確等特點。在信息化建設中,需要加大資金投入,增加檔案管理的硬件和軟件建設。對學生檔案進行電子化,可以節省空間,增加儲存時間,便于查詢,大大減少檔案管理人員的工作量,提高檔案管理的工作效率。高校開發學生檔案信息系統,將學生檔案電子化上傳至信息系統,通過線上和線下相結合查檔,實現“讓數據多跑路,讓群眾少跑路”的理念[4],這樣能充分發揮學生檔案的積極作用,提升學生檔案科學管理服務整體效能[5]。

（四）加強學生檔案管理人才隊伍建設

與其他檔案管理工作一樣,學生檔案管理工作也需要專業的人才。高校要配齊學生檔案管理人員,著力加強學生檔案管理人員隊伍建設。檔案管理部門要建立健全定期培訓制度,為學生檔案管理人員提供機會和時間進行業務培訓和學術研究[6],學習檔案法律法規,全面提高學生檔案管理人員政治和業務素質,為學生檔案管理工作高效、科學、規范化的有序運行提供保障。

四、結束語

綜上所述,學生檔案是記錄學生在校期間的學習情況、生活情況、參加活動等的最原始的憑證,對學生本身、學校、用人單位都有十分重要的作用。因此,高校應增強學生檔案意識,加強學生檔案管理人才隊伍建設,利用信息技術對學生檔案進行規范化管理,建立健全學生檔案管理制度,保證新時代高校學生檔案科學系統化管理有序開展。