新形勢下醫院病案檔案管理信息化建設的探究

高玉峰

泰安市中心醫院 山東 泰安 271000

引言

信息科技的發展使得各行各業發生了巨大的變化,積極借助信息化科技實現自身的轉型升級。醫院的管理工作中檔案管理是重要的組成部分,醫院的檔案復雜、繁多,牽扯到醫院從開始到現在的發展經營記錄還有龐大的病例檔案,是巨大的醫學參考資料,對于每個病人來說是自己重要的健康檔案,在新形勢下加強信息化管理是提升醫院工作效率與高質量管理的重要路徑,必須加強重視,從加強信息化技術團隊建設到系統的科學實施展開一系列工作。

一、在新形勢下醫院病案檔案管理信息化建設的重要意義

（一）促進檔案管理的規范化建設

醫院的檔案管理工作復雜、繁重一直以來都是各個部門各自保管和整理自己的檔案,這樣在后期查詢和借閱起來比較麻煩,過程當中也容易造成信息的泄露和檔案的遺失,作為病案檔案最重要的就是幫助醫生了解病人的全部信息,還有進行學術研究與學習,但實際中由于和病人的溝通不及時,資料保管不得當等也沒能實現有效的利用,總體上檔案管理沒有科學規范性,這是線下紙質檔案管理的普遍詬病[1]。如果實現了信息化建設,就會極大地實現信息的保管、流通、利用、保密運作,實現檔案的高效化管理。

（二）提高醫院內部工作效率

我們都知道醫院分不同的科室,每個科室有自己的管理體系,對于病案檔案有自己的保存管理系統,但是病人的特性就是不確定性,不可能固定的局限于一個科室,可能隨著時間的變化有所改變,這樣的話每次都要建立新的信息錄入和重復的檢查,對于病人來說比較麻煩,還要支出額外的費用,對于醫生來說,加大了工作量,實現病案檔案管理信息化建設后就可以便捷的實現科室之間的信息共享、互通提高醫院內部工作效率,也為病人提供了便捷。

（三）信息化管理更能實現保密性與安全性

對于病案檔案管理來說最重要的就是保密性與安全性,很多病人在醫院就診會將自己的個人身體隱私信息進行登記為了幫助有效的治療,但是近幾年屢屢發生信息泄露、惡意篡改等情況,不管是醫生的責任還是病人自己的責任都使得醫患之間的矛盾不斷加大[2]。如果實現了信息化管理,那么對于檔案的借閱、流動都會有所記錄,并且不能隨意進入系統涂改,保證了檔案的安全性與保密性。

二、新形勢下醫院病案檔案管理信息化建設的現狀

（一）檔案管理人員綜合素養較低,總體不夠專業

在醫院檔案管理方面,由于整體上的不重視所以大多都是由退休人員或者非專業人員負責,檔案管理就是簡單的收集保存,沒有進行專業的分類,在重新查閱起來就比較麻煩,增加醫生的工作量。對檔案管理沒能實現創新與機制完善,依然延續著傳統的管理理念[3]。就算現在醫院大多實現了信息化管理,但是工作人員對信息化的重視度不高,在信息的整理和收集上不夠專業,只是實現了部分信息化,信息的收集不夠全面,在很多醫療事故發生以后失去了完整的參考依據,使得醫患矛盾不斷增加。

（二）醫院檔案管理缺乏專業技術團隊

信息化建設就需要專業的技術人員,固定的進行系統優化分析與管理,對于一些零時性問題能及時解決不耽誤醫院的正常工作,但事實上醫院并沒有信息科技專業人才,雖然現在大量應用了一些先進的信息技術,比如化驗結果自動打印機等,但是經常會出現故障而沒有人員懂得修理,或者信息的展示不全面。

醫院的檔案管理是個復雜的工程,單病案檔案管理這一塊就是個大工程,需要專業的技術人員擬定科學方便的系統程序,為醫院的檔案管理提供更多的便捷,并且根據實際需求不停的完善需求而不是制定一個一成不變的系統固定的實現登記錄入就行,病案檔案是醫院寶貴的資料,體現了一個醫院基礎服務的水平,實現信息化建設不斷推進,使大眾的就醫、治療不斷實現便捷就是檔案管理工作信息化管理的重要目標。

（三）醫院檔案管理沒能實現醫院之間的信息互通

在現實中每個醫院都有自身獨立的檔案管理體系,處于對病人隱私的保護很少對檔案信息有與其他醫院分享互通的情況這就導致在生活中經常有病人在轉院以后或者改變主意到其他醫院就診,就必須重新再接受一次相關檢查,但實際上很多常規的檢查每個醫院的流程和技術都一樣沒必要進行重復的檢查,只需要對重點問題部位進行重新檢查就行,這就是醫院之間出于對自身利益的保護沒能實現的一個方面,如果能利用信息化管理將信息實現有關的互通,對醫院的工作量將大大減少,對于病人來說也將降低很多不必要的支出,對于國家來說也能減輕醫療保險方面的壓力。

三、新形勢下醫院病案檔案管理信息化建設的有效路徑

（一）增加硬件設施的資金投入

在醫院里不僅需要足夠的醫務人員,還需要先進的儀器設備,在病案檔案管理方面要想更好的實現信息化管理,就要增加電腦設備的配置,基本每個科室每位主治醫生都要有一臺工作電腦,方便隨時將病人信息在線登記,這樣也能實現信息的實時查閱,提高醫院的辦事效率;在資料檔案室增加通風防火設備,保證檔案室紙質檔案、電腦設備的安全、正常運行;在醫院科學的安置攝像、監控設備可以有效避免檔案的丟失。

加大資金投入除加強硬件設施建設以外,還需要對未來的信息化發展做好數據信息整體分析和利用,在大數據技術的運用上可以增加人力物力投入,醫院不單是為社會大眾提供醫護、治療的地方,也可以是協助警察偵破案件的助手、更是為國家重大政策方針提供相關數據的機構,醫院保存著大量的病案檔案,各種各樣的、各行各業、全國各地,如果能在信息的大數據技術處理上多一些付出,會給社會帶來更大的貢獻。

（二）提高檔案管理人員的專業技能

在新形式下檔案管理已經不是以前簡單的收集保存,更多的是實現信息化錄入和整理備份、分類等做好信息的后期利用與查詢、借閱便捷性,這就需要檔案管理人員進行專業的計算機技術培訓,掌握信息管理與錄入的基本方法,為后期醫院的檔案信息化管理奠定基礎[4]。

對于未來從事醫院檔案管理的人員,不但要在思想上有崇高的敬業精神、在行動上要積極樂觀,畢竟醫院面對的不是生離死別就是受傷與失敗,經常接觸的工作人員很難以良好的心態對待工作,要提升檔案管理工作人員的職業榮譽感,確保以樂觀的心態對待工作。

（三）完善檔案管理的各項制度

在醫院檔案管理信息化建設要加強規范化建設,不管是錄入還是借閱、查詢嚴格按照審核手續進行,并且在醫院形成規范化意識,人人都能按照規定進行信息的存儲、記錄以及后期的運用,可以大力提升醫院在新時期檔案管理的科學化發展。讓醫生和病人認識到檔案的重要性,進一步促進病案檔案的有效利用率,更重要的是為醫院的高效工作提供便捷。

醫院的職工有年齡大的資深專家,有剛畢業的實習生。對于檔案登記儲存要靈活制定方案制度,年紀大的專家因為要花很多的時間為更多的患者就診、治療[5]。對于他們而言,信息的管理錄入就不是最重要的工作,可以配備相關的學習實習生,由他們負責幫助專家醫生進行病案檔案的收集、錄入,這樣一來可以給他們近距離實踐學習的機會,也可以減輕專家醫師的工作量,有更多的時間為病人服務,同時也能提升醫院的工作效率,體現管理的人性化。

（四）完善各項管理制度,明確獎罰機制

醫院的管理牽扯到方方面面,對于病案檔案管理的制度目前很多醫院并不是很重視,所以工作人員容易出現對工作的懈怠。要知道醫院的檔案管理除過正常的財務經營與管理檔案,病案檔案是重要的組成部分,要制定嚴格的檔案管理制度,從登記、收集、儲存各個方面著手,建立責任制,做好詳細的周和月工作匯報總結,對出現錯誤和遺失的檔案資料要及時補救,為了避免同一批管理者出現瀆職情況篡改檔案文件,要實行以季度為單位的換崗制度,保證病案檔案管理的安全性。

在檔案實現信息化管理后要建立科室為單位的系統管理員制度,病案檔案由管理員簽字通過后在進行修改工作,在信息的查閱方面也要做好詳細的登記,保證每個操作都有據可循[6]。對于檔案管理要實行獎罰分明的管理模式,在一年時間內未出現檔案丟失、錄入錯誤等情況下給與相應的獎勵,可以是合理的休假獎勵,對于出現重大失誤和一般失誤的管理操作進行罰款和追責處理。

四、結束語

醫院的檔案管理工作是提升醫院內部管理高效化的重要途徑,在新形勢下借助信息化科技實現信息化管理是必然趨勢,醫院管理者要看到這塊的優勢,提升信息化管理的重視度將醫院的檔案管理向更高效化、規范化方向推進,促進我國醫療行業的高效率發展。不但要加強專業人員的培養和引進也要提升醫院本身職工的檔案信息化管理理念,為促進全面信息化奠定基礎。