信息時(shí)代背景下辦公室檔案管理工作探討

陳紅艷

摘要：目前，我國(guó)在辦公室的檔案信息化管理建設(shè)中依舊存在較大問題，阻礙著辦公室內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)管理的效率，作為相關(guān)有關(guān)部門，必須要積極探索相關(guān)的原因以及解決方法，不斷促進(jìn)辦公室在資產(chǎn)管理方面檔案信息化管理的進(jìn)程，尤其是在投資和融資方面的檔案管理，更要充分的利用信息化技術(shù)，為提高辦公室資產(chǎn)管理檔案工作效率的提高提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;優(yōu)化;質(zhì)量

引言：近年來，隨著國(guó)家信息化的大力發(fā)展和建設(shè)，我國(guó)檔案信息化不斷地隨之發(fā)展，為后期檔案信息化管理的進(jìn)一步深入發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。但是在辦公室檔案管理上，由于技術(shù)手段和經(jīng)濟(jì)條件的諸多限制，導(dǎo)致辦公室檔案信息化管理的并不全面，目前，我國(guó)的檔案管理信息化只是基于部分地區(qū)的試點(diǎn)，大部分地區(qū)仍然沒有建立檔案信息化的建設(shè)系統(tǒng)。因此，如何推進(jìn)檔案信息化管理制度建設(shè)已經(jīng)成為了急需解決的問題，必須從國(guó)家和社會(huì)的各個(gè)方面進(jìn)行必要的資金和技術(shù)支持，發(fā)揮檔案信息化管理在我國(guó)檔案發(fā)展和管理中的重要作用。

一、檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）檔案信息化的整體環(huán)境

環(huán)境對(duì)于檔案信息化的發(fā)展具有重要影響，良好的環(huán)境能夠幫助檔案管理信息化的快速推進(jìn)，為檔案信息化的進(jìn)一步優(yōu)化提供必要的支持[1]。目前，社會(huì)各個(gè)行業(yè)在檔案管理中，信息化都得到了比較充分的應(yīng)用，讀者在進(jìn)行相關(guān)文獻(xiàn)查找時(shí)，只需要點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以快速的知道文獻(xiàn)所在的位置，從而快速的拿到資料。但是，在信息化應(yīng)用的同時(shí)，依舊存在一定的問題，在目前的應(yīng)用中，檔案信息化中的存儲(chǔ)信息大多數(shù)都是原始信息，這些信息往往都是由各個(gè)部門上報(bào)，因此存在一定的差異性，這時(shí)候就需要將這些信息進(jìn)行統(tǒng)一化，但是由于該項(xiàng)工作壓力較大，因此在實(shí)際應(yīng)用中，基本很難完成，為檔案信息化發(fā)展帶來了一定的阻礙。

（二）檔案信息化管理的數(shù)字化能力

檔案信息化其實(shí)就是檔案的數(shù)字化，在資產(chǎn)管理中，使用檔案數(shù)字化的方式一般有兩種。第一種是通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)版或者聲像版的信息全部進(jìn)行數(shù)字化;第二種方式就是通過整合信息資源，通過現(xiàn)代的多媒體技術(shù)將其建立成為電子文件。第一種方式是比較傳統(tǒng)的方式，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且操作起來比較復(fù)雜。第二種方式需要的時(shí)間較少，而且效率較高，但是需要比較復(fù)雜的技術(shù)，如果處理不當(dāng)，就會(huì)造成信息的大批量流失，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。因此，目前的檔案信息化發(fā)展中，由于數(shù)字化技術(shù)還未形成規(guī)模，因此導(dǎo)致檔案信息化資源在整合的過程中無法形成有效的推動(dòng)力。

二、辦公室檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)并未普及

檔案信息化管理信息化的系統(tǒng)對(duì)于檔案信息化管理工作帶來的便利和作用已經(jīng)得到了社會(huì)的認(rèn)可，辦公室在資產(chǎn)管理方面也正在大力推進(jìn)檔案信息化管理信息化工作。但是，由于技術(shù)和資金問題，辦公室檔案信息化管理系統(tǒng)目前并沒有的到全面普及，相關(guān)的運(yùn)營(yíng)商目前并沒有辦法能夠一次性提供如此復(fù)雜的通訊借口，這使得目前的信息共享工作依舊無法展開。而且在辦公室檔案管理中，各個(gè)部門之間的信息溝通不暢將直接影響工作對(duì)接的效率，對(duì)于投資的成敗造成巨大的影響。

（二）檔案信息化管理制度建設(shè)不夠

目前，雖然辦公室的資產(chǎn)管理中正在大力的推進(jìn)檔案的信息化管理，但是在實(shí)際工作的進(jìn)行中，由于檔案數(shù)量較多，使得工作展開時(shí)的質(zhì)量受到影響。雖然目前辦公室管理檔案信息化已經(jīng)建立了一定的制度要求，但是由于許多條文過于陳舊，并不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致許多要求都流于形式，對(duì)于實(shí)際的工作并無法起到限制作用。

（三）缺乏檔案信息化管理的專業(yè)人才

科學(xué)技術(shù)和管理人才是推動(dòng)檔案信息化管理的關(guān)鍵[2]。目前，大部分辦公室的人才資源有限，能夠真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的人才不足，主要原因在于相關(guān)部門的編制人員較少，大多數(shù)屬于公益崗位，并不具備相關(guān)工作要求的素質(zhì)，這就大大的降低了辦公室資產(chǎn)管理檔案信息化管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，同時(shí)也對(duì)辦公室的投資和融資工作造成一定的隱患。

三、檔案信息化管理優(yōu)化措施

（一）加大檔案信息化管理信息化的建設(shè)力度

檔案信息化管理人員是辦公室檔案管理的重要組成部分，目前大部分辦公室檔案信息化建設(shè)的力度依舊不能滿足相關(guān)的要求需要，因此，辦公室必須要進(jìn)一步加大檔案信息化管理的建設(shè)。這項(xiàng)工作的開展是為了進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室內(nèi)部各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的需要，因此需要多個(gè)部門的協(xié)調(diào)幫助，共同建設(shè)。辦公室要依據(jù)自身的實(shí)際情況給予檔案管理部門一定的資金支持，加大基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，為檔案管理部門給予相應(yīng)的自主權(quán)，增強(qiáng)部門管理的實(shí)際作用。要進(jìn)一步的完善和整理內(nèi)部相關(guān)的檔案存放，組織專門的人員進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)建設(shè)培訓(xùn)，保證信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的后期推進(jìn)。

（二）推進(jìn)相關(guān)工作的制度建設(shè)

制度建設(shè)對(duì)于推進(jìn)辦公室資產(chǎn)管理檔案信息化具有重要作用，各部門要充分利用相關(guān)便利條件大力發(fā)展檔案信息化管理，加強(qiáng)相關(guān)工作的制度建設(shè)，為檔案信息化管理人員的監(jiān)管提供相關(guān)的技術(shù)支持，保證檔案信息化管理人員教育轉(zhuǎn)化的速度和質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案信息化管理制度的作用。通過制度化的管理，充分促進(jìn)辦公室檔案管理工作的秩序化發(fā)展，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程符合規(guī)定，加快檔案信息化的發(fā)展速度。

（三）加快信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理系統(tǒng)的使用人員的不足仍舊是檔案信息化管理中的主要問題，為了保證信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，必須保證相應(yīng)的人員配置以及技術(shù)配置[3]。辦公室要注重對(duì)于信息化建設(shè)的人才的培養(yǎng)，針對(duì)信息化建設(shè)管理的人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，在自我培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，積極面向社會(huì)招聘相關(guān)的專業(yè)人才，加快信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)，辦公室要針對(duì)相關(guān)的技術(shù)人才給予特殊的照顧，鼓勵(lì)他們認(rèn)真鉆研，積極突破，為檔案信息化管理貢獻(xiàn)自己的力量。

四、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)中的問題通過不斷地探索一定會(huì)解決，為了進(jìn)一步提升工作質(zhì)量的質(zhì)量，辦公室要不斷地提升相關(guān)工作效率，為檔案信息化的管理提供新的好渠道，保證檔案信息化管理工作又好又快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉紅巖.論我國(guó)檔案信息化管理制度的健全與完善[J].學(xué)術(shù)交流，2021（4）：15-16.

[2]剛彥，王敬.淺析檔案信息化管理信息化監(jiān)管[J].中國(guó)管理信息化，2018（15）：15-118.