企業重點工程建設檔案管理新探

李美美

摘要：工程建設檔案管理在企業發展中有著非常重要的作用，其可為企業發展提供精準全面的數據依據，有利于企業工程項目管理水平的提升。本文中主要分析了企業加強重點工程建設檔案管理的重要性，并根據企業工程建設項目檔案管理現存問題提出了改進措施，希望能為相關工作人員帶來一定的借鑒意義。

關鍵詞;企業;重點工程;檔案管理

企業在項目工程建設的過程中會形成大量具有保存價值的文字、圖紙、影像資料，而這些資料統稱為工程建設項目檔案。石油建設企業的工程建設檔案本身就具有多樣化、復雜化的特征，因此對于檔案管理人員綜合素質有著較高要求。但就目前來看很多企業的檔案管理人員素質較低，不能很好的勝任此項工作，且關于工程項目檔案管理的制度還有待完善。只有針對這些問題找出切實有行的解決策略，才能進一步提升企業重點工程建設檔案管理水平，推動石油建設企業的進一步發展。

一、加強工程建設項目檔案管理的重要意義

對于企業工程質量管理來講，工程建設檔案管理是其中的重要環節之一，其是企業不可再生的信息資源，在企業的財務管理中有著重要的憑證作用和依據作用。工程檔案記錄著企業從項目提出、立項、施工乃至竣工各個環節的重要內容，可以說其是工程建設的縮影。因此說企業一定要做好工程建設檔案的回收工作，對檔案管理工作引起足夠重視，這樣才能為企業決策者了解工程建設情況、提高工程管理水平提供有效憑證。其次，工程檔案管理工作的順利開展，可以有效地對工程建設過程進行監督，還可為工程結算、驗收、質量檢查等提供真實有效的依據。此外，在工程項目的維修、擴建過程中，檔案資料是非常可靠的依據，在工程項目檢查發現問題時也可通過項目檔案快速的查明出現問題的主要原因，并以此為依據追究相關的事故責任。最后，通過研究工程建設項目檔案的內容，可以積累到更多的工程建設經驗，有利于石油建設企業項目管理水平的進一步提升。

二、企業重點工程建設檔案管理的有效途徑

（一）對相關責任進行明確

項目建設中的責任主體一般為項目主管單位或是項目法人，其在項目建設方面負有主要責任，因此一定要做好重點工程項目檔案的各方面管理工作，在第一時間內完成生產檔案的收集和整理工作，并要監督、檢查和指導參建單位做好相應的歸檔工作。而工程建設管理者要直接負責檔案的歸檔工作。

各方參建單位應對本單位的歸檔責任進行明確，并將具體的任務劃分到各個部門和人員身上，確保自身能做好職責范圍內的各項檔案工作。一些檔案文件材料需要移交給項目主管部門，因此一定要認真的進行收集整理，并在審核無誤之后再將其及時的提交給項目主管部門。項目主管部門對于檔案接收和歸檔工作也要引起足夠重視，并要及時將其移交給相關檔案館。

（二）進行重點工程建設項目檔案相關機制的建立

想要使重點工程建設檔案管理工作切實開展下去，就必須要制定相關規章制度作為保障，所以項目主管單位或項目法人一定要根據具體情況制定檔案管理規章制度，并對各部門及工作人員的職責進行明確，制定項目檔案管理方法。首先，要對建設監理以及施工單位資料整理范圍以及分類方案進行細分。確保工程建設項目檔案的全部內容都能夠被包含其中，如工程勘測、設計、施工、竣工等文件資料都應包含在內，而檔案的資料除傳統文字檔案之外，還應當將音像檔案也納入其中。各個重點工程項目檔案分類方案也要有所區別，按照工程大小或工程的具體內容來進行分類，與此同時，還要對文件資料間存在的關系進行考慮，確保每一個文件都能被歸納到對應的類別當中。最后，還要對案卷要求以及格式進行明確，使施工技術人員能更加方便的進行操作。

（三）對檔案管理人員綜合素質進行提升

石油建設企業的重點工程檔案管理對于檔案管理人員專業性要求較高，與此同時還需要其具有強烈的責任感，在實際的工作中要做到耐心、細致。目前很多企業的檔案管理人員缺乏專業管理知識，因此要加強對這部分工作人員的培訓工作，使其能夠對相關規章制度、政策法規進行了解，具備較強的檔案管理水平，還要能夠熟練的操作計算機。檔案管理人員綜合素質得到提升，才能使重點工程項目檔案管理工作順利開展下去。

（四）要確保全員參與到重點工程項目檔案管理中

重點工程項目檔案管理會涉及到多個部門單位，如監理單位，采購、設計、項目部門等，只有這些部門相互協作，共同參與到項目檔案的管理中，才能使工程項目檔案管理工作順利開展下去。所以一定要調動起各部門參與過程建設檔案管理的積極性，在工程建設各環節中安排相應的人員，使其能嚴格按照相關規范收集和整理工程項目檔案。

（五）實現工程建設檔案全程管理

工程建設項目檔案管理工作貫穿于項目建設的各個過程，因此一定要確保此項工作能和工程建設進程實現同步管理，這樣才能避免工程檔案收集中出現遺漏問題，使工程建設檔案內容能夠更加的準確和完整。從工程建設立項開始企業就要開展檔案工作，檔案管理人員也要深入到施工現場，做好多歸檔文件的檢查工作，確保其準確性，并要指導竣工材料的編制。監理部門要在竣工文件提交上來后進行仔細核查，準確無誤之后辦理移交手續。

（六）檔案管理過程中要做到及時檢查

在重點工程建設檔案管理工作中，項目主管部門及項目法人一定要做好組織管理和監督指導工作。在工程質量管理中納入檔案質量，確保歸檔文件材料內容完整準確，形式符合相關規范要求。如圖表整潔、字跡清晰、竣工圖標注的內容較為清楚等;要按照統一的要求折疊歸檔圖紙和竣工圖;在整編建設工程檔案時要確保整理軟件的規范性，并要能統一的按照分類方案進行檔號的標注，裝訂規范化，正確進行案卷目錄的編制，確保檔案質量能夠符合相應的要求。

結束語

總之，對于石油建設企業來講，重點工程建設檔案管理工作有著非常重要的意義，因此一定要加強對這一工作的重視程度，并要積極采取有效措施，切實做好工程項目檔案管理工作，推動企業工程管理水平的提升。

參考文獻

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