高校學籍檔案管理以及信息化建設路徑

趙元昊

摘 要：伴隨著我國高校教學改革的持續深入與科學技術快速進步，信息時代已經悄然來臨，自由市場經濟競爭逐漸激烈，高校若想提升學生畢業就業能力與競爭力實現可持續發展目標，必須加強學生各方面管理。而學生學籍檔案作為記錄學生平時各項數據的有效載體從自身學籍檔案管理出發。但是，學籍檔案管理作為高校日常管理重要組成部分，校方領導應該重視對其管理水平的提升，尤其是在新時代信息技術廣泛應用背景下，更應該加快網絡信息化校園學籍檔案管理工作，進而滿足高校改革發展的實際需求。基于此，筆者結合自身數年高校文學籍檔案管理工作經驗，在查閱大量信息化檔案管理文獻基礎上，對當下高校學籍檔案建設存在的問題進行細致描繪，總結其中工作特點問題，提出全新的優化改進意見。

關鍵詞：高校教學;學籍檔案;檔案管理;信息技術;創新

學籍檔案是學校或其他部門直接獲取學生個人信息重要途徑，學籍檔案管理工作是一種系統且復雜的管理工作需要真實記錄下學生在校個人行為與接受教育的過程，其中不僅包括了學生的個人成績、學籍異動記錄、學生個人信息、家庭信息等個人基本信息，還包含學生在校期間的信用記錄、懲罰獎勵記錄、學生校外表現評分記錄、學生參與社會公益記錄、黨團組織關系等信息，這些信息能夠充分地彰顯出學生的個性愛好與人格特點，對于教師與招聘企業了解學生有著極為重要的作用。因此，強化學生學籍檔案管理及信息化建設，對于促進教學管理與學生管理工作規范化、信息化、科學化、現代化有著極為重要的意義。

一、高校學籍檔案的特點

學籍檔案管理工作一般是由學生、任課教師、輔導員、班主任、學生處工作人員、教務處工作人員、招生就業處工作人員等互相配合，共同完成的信息收集、整理工作，隨著時間推進校園學籍檔案管理也逐漸形成了全新的規律與特點。

其一，數量龐大。隨著我國高校在近幾年招生人數不斷增多，招生范圍也逐漸擴大，學生畢業人數也隨著增多，在大學教育開始轉變成普通高校的教育的同時，學生檔案數量也越來越多，直接嚴重影響了高校傳統檔案管理工作，無形中增加了高校檔案管理的負擔。尤其是在傳統檔案管理工作已經無法滿足新時代發展需求，而且紙質檔案占地面積較大，還容易發霉、變質，十分不方便保存。

其二，來源分散。學籍檔案形成與學生日常表現與各項管理活動中，由于多個不同部門組成的匯報材料構成。很多情況下，高校都會為學生辦理校園一卡通，一卡通的信息涵蓋了學生自身信息內容，寢室情況、專業分院情況等基本信息，但是這種一卡通的信息一般來源于教務系統、輔導員工作系統、專業學科系統，這些系統在信息核對過程中，一旦存在偏差問題，勢必會給學生日常生活帶來不良的影響。而且隨著高校招生的范圍逐漸擴大，學生的個人信息也變得復雜很多，學生的家庭背景與學習經歷差異較大，信息采集工作也更為復雜，若以單一的信息采集方式，無法建立完善的學生學籍檔案。

其三，內容復雜。學生學籍檔案一般都會包括學生基本情況、家庭情況、考試成績，以及學生的專業名稱、學分內容、學時情況、學位等級等等。但是隨著高校檔案管理工作改革需求發展，檔案建設工作必須包含更多的學生信息，如學生學年評價、自我鑒定、班級考評建議、各類榮譽登記表、處分登記表、黨團發展記錄以及輔修專業等信息內容。這些檔案信息在需要情況下必須在第一時間就找到全部內容，這對于傳統檔案管理而言，基本是不可能實現的，只有利用信息技術的便捷性與高效性才能滿足此類需求問題。

其四，形式多樣性。從新生到入學再到畢業，這一系列過程會形成多樣性檔案內容，記錄形式必然也有不同之處，有的學校采用的A3紙記錄學生檔案，而有的學校用的卻是普通A4紙，而各個學生檔案采集部門采用的檔案記錄模板也各不相同，而這對校園檔案整合管理工作有著極為重要的意義。

其五，保密性與專指性。學生學籍檔案所涉及其個人隱私，與其獎勵、處分、自我考評有關的某些事件在相當長時期內是保密的，不能對外開放。而個人學籍檔案內的文件應反映特定的情況，其中不能夾雜或混入別人的材料，也不能將一個人的材料分散割裂。

二、高校學籍檔案信息化管理的意義

伴隨著高校招生規模的進一步擴大，招生人數持續增加，學生學籍檔案管理工作難度日益增加，檔案類型也愈加復雜，面對這種情況，高校檔案管理人員必須重視檔案管理工作，創新管理模式，從而提升高校檔案信息利用率。

1.便于整理查閱

學籍檔案管理所需要的信息材料是來自不同部門采集人員，資源整合與信息收集難度較大，而且學生學習檔案內容是學生在校期間所有行為的具體記錄形式，時間橫跨長度一般為3～4年，若沒有科學式的檔案管理辦法，檔案建設工作將會變得極為復雜，信息精準性與實效性會持續下降。為此，高校學生學籍檔案管理工作人員若通過信息技術，建立線上學生檔案收集、展示系統，可以及時實現學生檔案編著、糾正、標引等工作內容，而且管理人員還可以向學生開放檔案瀏覽權限，讓學生對自身檔案內容進行及時的審核，這樣就可以顯著提升學籍檔案的精準性與實效性，實現學生學籍檔案現代化發展變革，增強學生學籍檔案的影響力與利用力，突破傳統檔案管理的“期限歸檔”問題，及時反映出學生在校學習的狀態。

2.提升使用效率

根據有關數據調查顯示，學生學籍檔案信息是高校學生信息使用頻率最高的檔案內容，使用利用率高達88%以上。但是傳統學生學籍檔案管理工作十分復雜，人力、物力資源消耗巨大，查詢方法與查詢手段十分落后，嚴重制約了學生學籍檔案的適用范圍，很多高校導員甚至不會去學校檔案部門收集學生信息，而是采用班級統計的方式，讓學生親自錄入學籍檔案，逐漸形成以班級為個體的檔案信息形式，校園檔案系統也將逐漸被忽視，無法滿足時代發展進步，最終被學校領導所拋棄。但是，放棄校園檔案管理工作也勢必會降低學校對于學生的掌控力度，賦予班主任更多責任之外的權利，出現很多其他形式的問題，為此，校園檔案管理工作必須得到應有的重視。