數(shù)碼照片檔案管理初探

惠磊

摘 要：數(shù)碼照片的積累，為水利檔案管理工作提出了新的要求，如何科學(xué)合理地進(jìn)行數(shù)碼照片的收集、歸檔、保存和使用，成為檔案管理工作者必須面臨和解決的新課題。本文根據(jù)疏勒河管理局近年來對數(shù)碼照片檔案歸檔和管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合相關(guān)規(guī)范要求，對其數(shù)碼照片檔案歸檔范圍、收集歸檔方法、分類要求、保存保管等方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：水利；數(shù)碼照片；檔案管理

數(shù)碼照片就是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。單位或個(gè)人在工作及其他活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值、歸檔后的數(shù)碼照片，就形成了數(shù)碼照片檔案。近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫存提供了有利條件。與傳統(tǒng)照片相比，數(shù)碼照片因其生成環(huán)境、載體形態(tài)和記錄方式等特殊性，在收集、整理、歸檔和保管等方面有不同的要求，目前相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范剛剛建立，因此，如何加強(qiáng)數(shù)碼照片的歸檔和管理，將反映單位主要職能工作和重大活動(dòng)的數(shù)碼照片檔案有效保存下來，是文檔管理部門面臨的新課題。

1.數(shù)碼照片收集歸檔的范圍和方法

1.1 收集歸檔范圍

參照國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），結(jié)合水利工作實(shí)際，數(shù)碼照片的收集歸檔范圍一般包括以下幾方面：

（1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。

（2）記錄重點(diǎn)工程建設(shè)、重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)科研項(xiàng)目等方面的數(shù)碼照片。

（3）記錄有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)，以及反映本單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員、勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片。

（4）記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。

（5）記錄和展示本單位工作的各類展覽、畫冊、新聞報(bào)道等方面的數(shù)碼照片。

（6）記錄轄區(qū)內(nèi)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、自然風(fēng)光以及本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員、著名人物的數(shù)碼照片。

（7）其它具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片或與本單位其他載體檔案有密切聯(lián)系的數(shù)碼照片。

1.2 收集歸檔方法及要求

由于數(shù)碼相機(jī)的普及，數(shù)碼照片檔案的來源十分廣泛，即有文檔管理、宣傳部門拍攝的數(shù)碼照片，也有各業(yè)務(wù)部門在水利建設(shè)與管理工作中形成的數(shù)碼照片，因此數(shù)碼照片的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案更為復(fù)雜。收集歸檔依照以下方法和要求：

及時(shí)廣泛收集。數(shù)碼照片收集歸檔應(yīng)采取集中收集與捕捉信息隨時(shí)收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集相結(jié)合的方法收集歸檔。如疏勒河管理局規(guī)定：數(shù)碼照片的形成單位、部門負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行全面收集，于每年6月、12月底前分兩次按歸檔要求向局黨政辦公室移交；有時(shí)限要求、宣傳報(bào)道和其他工作需要的數(shù)碼照片形成后，檔案管理人員則督促攝影者或承辦部門及時(shí)整理，及時(shí)移交，盡快歸檔。

（2）確保照片質(zhì)量。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，除調(diào)整亮度、對比度、飽和度等為提高畫面質(zhì)量、增強(qiáng)畫面效果的處理外，一般不能進(jìn)行修改。經(jīng)過添加、合成、挖補(bǔ)等修改內(nèi)容的處理過的數(shù)碼照片不能歸檔。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式。其它格式的數(shù)碼照片應(yīng)在保證分辨率不變和EXIF信息（數(shù)碼照片拍攝時(shí)自動(dòng)在文件屬性中生成的有關(guān)信息和拍攝數(shù)據(jù)）不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，還要對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測。

（3）突出重點(diǎn)歸檔。由于拍攝十分便捷，往往一次活動(dòng)、一項(xiàng)工作中會(huì)形成大量的數(shù)碼照片，所以需要及時(shí)篩選歸類。對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)或工作的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

（4）照片信息完整。收集歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片反映的主要內(nèi)容。文字說明可以填加在數(shù)碼照片文件屬性的EXIF信息中，也可用其它電子文檔另行記錄整理，與數(shù)碼照片一并保存。文字說明一般由數(shù)碼照片檔案的攝影者或承辦部門收集編寫后，向檔案室移交歸檔。

2.數(shù)碼照片檔案的分類和整理

2.1 分類

數(shù)碼照片檔案應(yīng)在計(jì)算機(jī)中建立層級文件夾進(jìn)行分類存儲(chǔ)，或是在專用檔案管理軟件系統(tǒng)中分類存儲(chǔ)。對每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書檔案，可分為永久、長期（30年）、短期（10年）。在數(shù)碼照片檔案總文件夾下分別建立三種保管期限文件夾，每個(gè)保管期限文件夾下建立若干年度文件夾，每個(gè)年度文件夾下參照本單位文書檔案分類辦法建立若干機(jī)構(gòu)（問題）文件夾，然后將數(shù)碼照片按不同保管期限、產(chǎn)生年度、機(jī)構(gòu)（問題）歸檔存儲(chǔ)在相應(yīng)文件夾下。另外有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問題）文件夾下建立一個(gè)照片組文件夾，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間或重要程度排列。因此，在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問題）-照片組或照片”進(jìn)行分類整理。以疏勒河管理局?jǐn)?shù)碼照片檔案分類為例，如下圖：

2.2 命名

數(shù)碼照片文件一般采用“保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問題）-照片組號-照片號” 格式命名。其中，保管期限分別用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年，年度為4位阿拉伯?dāng)?shù)字；機(jī)構(gòu)（問題）用大寫拼音字母簡化代表，如“辦公室”為“BG”；照片組號和照片號為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)和同一照片組內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。

例如：2010年疏勒河管理局的一組財(cái)務(wù)工作會(huì)議的數(shù)碼照片為2010年第一組照片，保管期限為“長期”，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：02-2010-CW-0001-0001.jpg。

2.3 著錄

數(shù)碼照片檔案的基本著錄要求可參照GB/T 11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，著錄項(xiàng)目應(yīng)至少包括：全宗號、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問題）或部門、照片組號、照片號、攝影者、時(shí)間、題名、文字說明、存儲(chǔ)文件名等。其中，題名即本張照片的標(biāo)題；文字說明的內(nèi)容包括拍攝數(shù)碼照片的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、背景等要素，以及與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號，即參見號。

3.數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)和保管

數(shù)碼照片數(shù)據(jù)獲取容易，但也容易因?yàn)椴《尽⒂布收稀⒄`操作等原因使得數(shù)據(jù)遺失損壞。為了保證數(shù)碼照片檔案信息不被修改和損壞，歸檔保存時(shí)應(yīng)通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移刻錄到只讀光盤上進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，一般不得使用軟磁盤、移動(dòng)硬盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的載體。數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。同一年度的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄至一盤或多盤光盤中，不同年度的數(shù)碼照片一般不應(yīng)存儲(chǔ)在同一盤光盤中。存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的光盤盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明檔號、密級、保管期限、存入日期等。具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換出一套紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。

數(shù)碼照片檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的保管要求外，還應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；保存數(shù)碼照片檔案的庫房要有較好的防塵措施；光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的惰性塑料包裝盒內(nèi)豎立存放；光盤一般每滿4年檢查轉(zhuǎn)存一次，保留時(shí)間不少于4年，并建立數(shù)碼照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

總之，在檔案管理中，數(shù)碼照片將逼真的影像信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，其獨(dú)特的記錄形式讓人猶如身臨其境，更具有感染力。當(dāng)前，數(shù)碼照片在許多圖像記錄領(lǐng)域大量產(chǎn)生，而我們對數(shù)碼照片檔案管理還處于探索階段，因此，還需要認(rèn)真研究數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)，不斷完善數(shù)碼照片檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]照片檔案管理規(guī)范.GB/T 11821-2002

[2]電子文件歸檔與管理規(guī)范.GB/T 18894-2002

[3]湖北省檔案局（館）、湖北大學(xué)、國家檔案局科研所.數(shù)碼照片檔案管理模式、方法及其規(guī)范研究報(bào)告，2010，10