論高校檔案管理人員的繼續(xù)教育探討

吳谷玉

（湛江幼兒師范專科學(xué)校，廣東 湛江 524037）

檔案管理人員水平的高低將直接影響到檔案管理的效果，這足以說明檔案管理人員的素質(zhì)很重要，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力。再加上高校的檔案管理工作也在不斷的改革與創(chuàng)新，這說明檔案管理工作進(jìn)入到了新模式中，為了將新模式的管理措施落實(shí)到位就需要注重對(duì)管理人員的培養(yǎng)，以此來滿足實(shí)際工作中的需求，促使高校檔案管理工作能夠向著更加專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

一、高校檔案管理人員需要具備的職業(yè)素養(yǎng)

高校是我國(guó)培養(yǎng)高素質(zhì)人才的主要陣地，為了給社會(huì)輸送源源不斷的優(yōu)秀的人才，就需要將檔案管理放在比較突出的位置上。為了有效的發(fā)揮出檔案管理的作用，就需要加大對(duì)檔案管理人員的管理力度，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員需要具備以下幾個(gè)職業(yè)素養(yǎng)。

（一）道德素養(yǎng)。在檔案管理的過程中要求管理人員一定要按照規(guī)章制度辦事，要遵守相關(guān)的行為準(zhǔn)則，防止出現(xiàn)違規(guī)亂紀(jì)的現(xiàn)象。同時(shí)，要有使命感和責(zé)任感，要明確自身工作所肩負(fù)的職責(zé)，要對(duì)自身的工作持有高度的熱情，一定要做到愛崗就業(yè)，要有責(zé)任心。能夠積極主動(dòng)的完成工作任務(wù)目標(biāo)，在開展工作時(shí)要仔細(xì)，盡量避免出錯(cuò)，為了確保檔案信息的真實(shí)性和全面性，在記錄相關(guān)信息時(shí)一定要仔細(xì)核對(duì)，以免出現(xiàn)錯(cuò)錄或是遺漏的情況。

（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)。高校的檔案管理工作越發(fā)的規(guī)范化和專業(yè)化，這就要求管理人員要有很強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要對(duì)相關(guān)法律法規(guī)掌握清楚，而且要熟練的掌握電子信息化管理技術(shù)。管理人員要對(duì)有關(guān)政策的動(dòng)態(tài)和方向密切的關(guān)注，依據(jù)相關(guān)的政策來不斷的優(yōu)化和調(diào)整工作的內(nèi)容，不僅要從宏觀上滿足實(shí)際工作的需求，還需要從微觀的角度考慮問題。同時(shí)，應(yīng)該要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，不斷的創(chuàng)新思維，對(duì)檔案工作的規(guī)律掌控清楚，并且要不斷的創(chuàng)新管理方法。最關(guān)鍵的是，在工作要不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，提升自身的業(yè)務(wù)水平能力。

（三）能力素養(yǎng)。檔案管理人員不僅需要具備很強(qiáng)的收集能力，而且還需要具備很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策制定能力等，只有具備了以上這些能力，才能高效的完成檔案管理的任務(wù)目標(biāo)。

（四）文化素養(yǎng)。檔案管理人員自身應(yīng)該要有很強(qiáng)的文化知識(shí)，特別是要加強(qiáng)對(duì)檔案文化的認(rèn)識(shí)，在工作中不斷的去傳播檔案文化，營(yíng)造良好的工作氛圍，確保檔案管理工作能夠順利、高效的實(shí)施。

二、優(yōu)化高校檔案管理人員繼續(xù)教育的措施

（一）加大培訓(xùn)的力度

從目前的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的整體水平不高，不僅管理意識(shí)缺乏，并且管理的積極性也不高，很多管理人員在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種消極負(fù)面的情緒。為了改變這種情況就需要加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度，通過繼續(xù)教育提升管理人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力。為了做好高效檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，就需要重視培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的力度，確保培訓(xùn)能夠全方位的開展。只有在日常工作中不斷加職業(yè)素養(yǎng)的教育，才能讓管理人員引起重視，加深對(duì)自身工作的了解。最關(guān)鍵的是要引導(dǎo)檔案管理人員明確自身工作所發(fā)揮的重要作用，從而在工作中不斷的去強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，能夠發(fā)揮出管理人員的主觀能動(dòng)性，促使他們積極的投入到檔案管理工作中來。在培訓(xùn)之前應(yīng)該要詳細(xì)的了解管理人員的水平，在此基礎(chǔ)上來制定出有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，以此才能發(fā)揮出繼續(xù)教育的價(jià)值和作用。培訓(xùn)方案的制定不僅要合理，而且要有科學(xué)性，要制定好具體的培訓(xùn)任務(wù)目標(biāo)，按照規(guī)定的目標(biāo)任務(wù)來開展培訓(xùn)。同時(shí)，為了確保繼續(xù)教育能夠順利實(shí)施，高校應(yīng)該要在財(cái)力和物力上給予支持，及時(shí)的提供培訓(xùn)的場(chǎng)所，并且對(duì)培訓(xùn)所需要的設(shè)備也需要及時(shí)的購(gòu)買。要依據(jù)培訓(xùn)的需要，來及時(shí)的添加需要的設(shè)備，為培訓(xùn)的有效開展提供保障。

（二）優(yōu)化培訓(xùn)組織機(jī)構(gòu)

目前，高校的檔案管理工作相對(duì)比較繁雜，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越多越大，管理的任務(wù)和難度也在適當(dāng)?shù)脑黾樱绻€是按照傳統(tǒng)的管理模式，不僅不能滿足實(shí)際工作的需求，更為重要的是不能有效的開展檔案管理工作。這足以說明繼續(xù)教育的迫切性和必要性，為了發(fā)揮出繼續(xù)教育的作用，就需要對(duì)培訓(xùn)的組織進(jìn)行優(yōu)化。在正式培訓(xùn)之前，應(yīng)該要先對(duì)員工的需求進(jìn)行詳細(xì)且深入的分析。在分析的過程中應(yīng)該要綜合各方面因素來考慮，不僅需要考慮到崗位的需求，還需要考慮到職業(yè)能力的需求，并且還應(yīng)該將員工的職業(yè)發(fā)展需求kaolzai 內(nèi)，在此基礎(chǔ)上來開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，并合理的設(shè)置培訓(xùn)的目標(biāo)。最關(guān)鍵的是，培訓(xùn)的組織機(jī)構(gòu)不能只依賴高校，還需要開展多層次、多元化的培訓(xùn)體系。高校應(yīng)該要與社會(huì)其他有關(guān)組織進(jìn)行交流和合作，包括檔案協(xié)會(huì)、非學(xué)歷的教育機(jī)構(gòu)記憶檔案局等，與這些組織共同構(gòu)建多元化的體系，以此來滿足不同需求管理人員的培訓(xùn)，并且能夠依據(jù)管理人員的水平來設(shè)置不同層次的培訓(xùn)目標(biāo)，真正做到因材施教，體現(xiàn)出繼續(xù)教育的獨(dú)特性。還需要注意的是，培訓(xùn)的師資隊(duì)伍水平應(yīng)該要高，培訓(xùn)的教師一定要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選，確保培訓(xùn)教師的資格、資質(zhì)合格。同時(shí)，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)教師資格的審查，要規(guī)范聘用的流程，要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控。并且，為了給培訓(xùn)提供豐富的教學(xué)資源，還需要建立培訓(xùn)專家?guī)旌凸蚕韺＜屹Y源庫，以此來不斷的充實(shí)檔案管理培訓(xùn)體系。

（三）培訓(xùn)模式應(yīng)該要更加的靈活

從目前的培訓(xùn)模式來看，培訓(xùn)的方式還比較的單一，不能發(fā)揮出培訓(xùn)的真正效用。由于高校檔案管理人員的繼續(xù)教育與在校學(xué)生的教育是有所差別的，因此，需要改善教育的方式方法，依據(jù)實(shí)際情況靈活的來選擇培訓(xùn)的模式和方式。通常來說，從事高校檔案管理的人員已經(jīng)掌握了很多相關(guān)的知識(shí)，并且具備了一定的工作能力，同時(shí)，人生的閱歷和工作經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)來說比較豐富。有部分表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員不僅理論知識(shí)掌握的扎實(shí)，而且專業(yè)能力也很強(qiáng)。針對(duì)這種情況如果采取單一的培訓(xùn)模式，培訓(xùn)的效果并不明顯。繼續(xù)教育最終的目標(biāo)是要重構(gòu)管理人員自身的知識(shí)體系，也就是說繼續(xù)教育是立足于工作實(shí)踐基礎(chǔ)之上的。而重構(gòu)知識(shí)體系的目的是為了更好的服務(wù)檔案管理工作，確保能夠在較短的時(shí)間內(nèi)出色的完成管理任務(wù)。在選擇培訓(xùn)的方法與模式時(shí)，一定要考慮到管理人員的個(gè)體差異性，檔案管理人員的知識(shí)基礎(chǔ)也是有所差異的，并且在培訓(xùn)的目標(biāo)也培訓(xùn)的時(shí)間上也有很大的差異。這時(shí)，就需要利用靈活多變的模式，采取多種的形式，只有這樣才能滿足不同層次人員的培訓(xùn)需求。如果將所有檔案管理人員集中起來培訓(xùn)的話，不僅不能將檔案管理人員的積極性調(diào)動(dòng)起來，更為重要的是培訓(xùn)的效果不明顯。同時(shí)，在培訓(xùn)的過程中為了打破枯燥、沉悶的氣氛，培訓(xùn)教師應(yīng)該要結(jié)合使用多種方式，來活躍培訓(xùn)的氣氛，集中大家的注意力和精力，比如可以使用小組協(xié)作、情境教學(xué)以及案例分析等多種方式。在培訓(xùn)的過程中切記不能一味的灌輸理論知識(shí)，要注重提升培訓(xùn)的趣味性和實(shí)用性。為了確保培訓(xùn)的彈性，可以結(jié)合使用線上線下的培訓(xùn)模式，這樣檔案管理人員就能隨時(shí)隨地的進(jìn)行學(xué)習(xí)，不受空間和時(shí)間上的限制。更為關(guān)鍵的是，檔案管理人員能夠在線上自主選擇學(xué)習(xí)的內(nèi)容，結(jié)合自身發(fā)展的職業(yè)需求來選擇需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。

（四）加大信息化培訓(xùn)的力度

21 世紀(jì)是信息化的時(shí)代，各種先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并被廣泛的應(yīng)用在各行各業(yè)中，取得了顯著的成效。高校要想提升檔案管理的整體水平，就需要加大信息化管理的力度，利用高新技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行整理和管理。在此背景下，就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，在繼續(xù)教育的過程中除了要重點(diǎn)對(duì)專業(yè)的理論知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，還需要注重培養(yǎng)管理人員的信息化技術(shù)。要依據(jù)檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)掌握的程度來制定培訓(xùn)計(jì)劃，要建立相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，管理人員要能夠的熟練的使用各種先進(jìn)的管理設(shè)備，要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此來提升檔案數(shù)字化的管理水平，確保檔案的及時(shí)性和有效性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)的將有關(guān)信息錄入到信息化管理平臺(tái)中，并及時(shí)對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行整理和更新。最關(guān)鍵的是，要及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息化管理平臺(tái)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在信息技術(shù)培訓(xùn)的過程中，要加強(qiáng)互動(dòng)、交流，要不斷的創(chuàng)新培訓(xùn)的方式，給培訓(xùn)人員耳目一新的感覺。也可以利用小組合作學(xué)習(xí)的方式，加強(qiáng)小組內(nèi)部成員之間的探討，讓培訓(xùn)人員能夠更深層次的去思考問題，能夠熟練的掌握技術(shù)的要點(diǎn)內(nèi)容，并能靈活的運(yùn)用在實(shí)踐操作中。

（五）完善培訓(xùn)質(zhì)量反饋機(jī)制

建立完善的培訓(xùn)質(zhì)量反饋機(jī)制，能夠保證繼續(xù)教育的效果，因此，應(yīng)該要重視這項(xiàng)工作，利用完整的培訓(xùn)質(zhì)量反饋體系來檢驗(yàn)繼續(xù)教育的效果是否達(dá)到了預(yù)期的效果。評(píng)價(jià)的反饋機(jī)制應(yīng)該從培訓(xùn)的不同階段和培訓(xùn)實(shí)際內(nèi)容入手，以此來對(duì)檔案管理人員在繼續(xù)教育這一段時(shí)間內(nèi)的成果進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)檔案管理人員是否熟練的掌握了所學(xué)的知識(shí)，最關(guān)鍵的是要檢驗(yàn)檔案管理人員是否能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識(shí)靈活的應(yīng)用在實(shí)踐工作中。在評(píng)價(jià)的過程中不僅需要到理論知識(shí)的掌握情況，還需要考慮到業(yè)務(wù)提升的能力，并且也不能忽視檔案管理人員的業(yè)績(jī)改上情況。對(duì)于這些評(píng)價(jià)項(xiàng)目，需要跟蹤記錄，過程與結(jié)果并重，從而更好地保障培訓(xùn)質(zhì)量，達(dá)成培訓(xùn)目標(biāo)，促進(jìn)高校檔案管理人員繼續(xù)教育工作的有效展開，提高檔案管理工作的效率。還需要注意的一點(diǎn)是，應(yīng)該要建立培訓(xùn)激勵(lì)機(jī)制，以此來激發(fā)出檔案管理人員繼續(xù)教育的熱情跟動(dòng)力。對(duì)于培訓(xùn)表現(xiàn)良好的人員應(yīng)該及時(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，在獎(jiǎng)勵(lì)的過程中應(yīng)該要將物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)跟精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合在一起，以此才能發(fā)揮出獎(jiǎng)勵(lì)的真正作用。通過有效的獎(jiǎng)勵(lì)，能夠讓檔案管理人員更加的有歸屬感和成就感，能夠全身心的投入到培訓(xùn)和工作中。對(duì)于接受繼續(xù)教育態(tài)度比較差的員工應(yīng)該要嚴(yán)厲的批評(píng)警告，如果情節(jié)嚴(yán)重的話要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行處罰，以此來改善員工繼續(xù)學(xué)習(xí)的惰性，不斷激發(fā)出員工培訓(xùn)的積極性，并在接受繼續(xù)教育的過程中能夠嚴(yán)格的要求自己，按照規(guī)范制度執(zhí)行。

三、結(jié)束語

綜上所述，對(duì)高校檔案管理人員實(shí)施繼續(xù)教育的意義重大，不僅能夠提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，還能規(guī)范管理人員的行為，提升管理的整體水平。在繼續(xù)教育實(shí)施的過程中應(yīng)該要做好以下幾點(diǎn)：首先，要加大培訓(xùn)的力度，確保繼續(xù)教育能夠順利實(shí)施；其次，優(yōu)化培訓(xùn)組織機(jī)構(gòu)，給檔案管理人員提供多元化、多層次的培訓(xùn)；第三，培訓(xùn)的模式應(yīng)該要靈活多變，不能拘泥于某一種方式；最后，不僅要注重對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，還需要制定完善培訓(xùn)質(zhì)量反饋機(jī)制，以此來檢驗(yàn)繼續(xù)教育的成效。