新時代不動產登記檔案規范化管理

畢麗艷

（乳山市自然資源局,山東 乳山 264500）

引言：

不動產登記檔案作為原始性證明材料，其中所記錄的紙質文字、數據圖表等信息內容，不僅關系著權利人的合法權益，也對各項業務開展提供著重要支持，在當前形勢下，將各項信息數據進行整合，完善檔案信息數據庫有利于提升檔案的利用效率，為檔案管理工作提供便利。通過檔案規范化管理也能為大眾提供更為優質的服務，增強各部門之間的協調性，實現資源信息共享，進而為檔案管理創新改革提供更有利的現實依據。

一、新時代不動產登記檔案規范化管理的重要意義

結合不動產登記的價值來看，可以為全國范圍內不動產交易市場行程構建產權基礎，與此同時，也能夠適當挖掘不動產登記中所蘊藏的衍生價值，而進行規范化的不動產登記檔案管理能夠在為不動產權提供依據的基礎上減少糾紛事件發生概率，進一步為大眾提供優質服務。在新時代實行不動產檔案規范化管理既是相關部門的工作職責，也是物權確認的一個重要依據，可以為登記業務辦理提供便利，也是權利人證明自身權益的一項重要法律憑證[1]。綜合來看，不動產登記檔案在住房保障、戶籍管理等各個方面發揮著不可替代的作用。不動產登記檔案既包括不動產物權原始信息，也涵蓋不動產登記簿以及登記材料等相關信息內容，其檔案信息是不動產登記工作的一個重要基礎，實現規范化的檔案管理可以為不動產登記工作提供便利和支持，有效保障相關權利人的合法權益，也提升了不動產登記工作的效率。

二、新時代不動產登記檔案規范化管理中存在的問題

（一）協調管理力度弱

結合以往不動產登記檔案管理來看，工作人員檔案管理意識、配套設施以及協調管理力度等問題阻礙了檔案規范化管理，針對不動產登記檔案來說，在法律基礎上明確物權所有者合法權益，但是在實際工作當中，部分企事業單位缺少相應的管理制度，各部門之間的協調能力弱，使得檔案管理沒有形成規范化制度化的工作流程。在當前網絡時代，檔案數字化信息化管理是時代發展的必然趨勢，但是受到資金以及技術等因素限制，部分相關部門基礎設施建設慢，設備也沒有及時進行更新換代，面對眾多的不動產檔案信息，單憑人工以及傳統的設備儀器，同樣不利于檔案規范化管理。

（二）檔案信息不完善

針對不動產檔案登記管理工作來說，需要記錄完善的不動產登記信息，工作專業性強，人員任職要求較高，但是由于部分因素導致，在工作交接時缺乏完善的交接過程，不動產登記檔案在備案移交等過程中易出現紕漏，也會給后續檔案利用帶來影響。結合不動產領域來看，住建、國土、農林業等涉及范圍較廣，業務分類也相對復雜，所以在整合各項信息資源時也存在較大難度，檔案多部門存放的現狀無法為實際工作提供便利[2]。此外，不動產材料的不完整，數據缺乏準確率也給檔案管理帶來了極大難度，不僅危害權利人的權益，相關職能部門信用也會受到較大影響。所以在實際檔案管理工作當中，相關工作人員要對土地性質、房屋用途等各方面信息進行有效記錄，確保檔案的準確性以及完整性，為建立和完善檔案數據信息庫提供支持。

（三）管理制度不健全

不動產登記檔案涉及信息眾多，包括日常各項業務中的檔案資料，也包括來自農林部門、房管部門等處移交的信息資料，在面對龐大的檔案信息資源庫時需要按照規章制度來進一步明確職責與工作部署。但是結合現實來看，不動產登記檔案管理工作的主要職能部門為自然資源和規劃部門，雖然解決現代化城鎮建設中住房拆遷安置以及房地產交易等問題。但綜合來看，其檔案管理涉及眾多部門，部分職能部門機制不健全，資料信息收集力度弱，也缺乏全面的監督管理，以至于給不動產登記檔案管理帶來了消極影響，所以在當前形勢下，加強統籌管理力度，完善檔案管理格局是實現檔案管理規范化的一個重要前提條件，需要結合檔案管理現狀來進一步完善和改進。

（四）信息共享水平低

不動產登記檔案工作的涉及范圍廣，也具有較強的靈活性，在房地產事業繁榮發展階段，不動產交易數量以及次數的增速過快，權屬變更也成為了常態化現象，所以這就需要檔案管理工作能夠具備一定的實效性，也要確保檔案信息的完整性與真實性。但是結合實際工作來看，交易次數多，信息變更不及時的現象偶有存在，極易導致產權糾紛等問題，所以這就需要各部門之間能夠加強協作，實現信息資源共享，相關工作人員要結合國家當前的相關政策來明確工作目標，及時調整工作方向，在實際工作當中，也要不斷提升個人檔案管理意識，運用技術手段來提升檔案管理工作效率。

（五）數字化管理水平低

在當前時代背景下，借助于信息技術大大提升了不動產登記檔案管理的效率，但是也給檔案管理中的各個環節帶來了相應的挑戰，各工作環節得以精簡，但是在檔案信息登記完成后缺少有效的對接與整理，檔案利用效率沒有得到有效提升。業務部門在完成登記后并沒有與檔案管理部門達成進一步合作，存在業務與檔案管理相脫節的狀態，在推行以及落實“無紙化辦公”過程當中，電子信息檔案的歸檔與整理還需要進一步規范，同時在紙質檔案向電子檔案轉化的過程中也需要加大流程的監管力度，將不再適用的檔案信息及時剔除，也要加大檔案信息的完善力度，如此才能夠進一步達成規范化的管理目標。

三、新時代不動產登記檔案規范化管理策略分析

（一）加強協調管理力度

新時代實現不動產登記檔案規范化管理應當加強各部門協調管理力度，依據檔案管理工作部署來劃分權責，將各類分散檔案及時進行整理和歸檔，構建和完善檔案信息數據庫[3]。同時，相關人員也要認識到檔案編研工作在當前的價值意義，要逐步拓寬工作思路，提升檔案資源的利用效率，實現靜態檔案信息資源動態化的管理以及運用。通過館內外多方合作，來豐富不動產登記檔案內容，在統籌管理下，讓檔案管理朝著信息化智能化的方向轉變，進一步提升檔案管理的工作效率和質量，與此同時，也能為大眾提供更為便捷的服務，將檔案編研成果運用到各項業務當中，在為其提供有力的參考依據時也能夠體現檔案資源的實際價值。

（二）完善檔案管理信息

新時代實現不動產登記檔案規范化管理應當保持檔案信息的實效性，不斷完善檔案信息資源，這就要求相關工作人員能夠具備現代化檔案管理理念，保持工作態度以及工作方式的先進性。在已有的檔案管理系統中逐步完善不動產登記電子檔案管理模塊，實現自動化儲備以及智能化管理，要根據實際情況來完善檔案移交、查閱等相關制度，將各類信息進行有效整合，在檔案管理系統基礎上來提升檔案的利用價值。與此同時，也要加大相關工作人員的培訓力度，讓他們能夠以現代化的工作意識來勝任崗位要求，以專業的素養為大眾提供優質服務，讓不動產登記檔案管理工作能夠符合當前時代的發展要求。

（三）健全檔案管理制度

新時代實現不動產登記檔案規范化管理應當健全檔案管理制度，為檔案管理工作實現規范化科學化管理提供制度保障，明確檔案分類標準依據實際情況來形成檔案管理規范化流程。在具體工作當中，要依據《中華人民共和國檔案法》、《不動產登記暫行條例》等相關法律法規來完善相關制度，按照明確的制度規范來開展日常工作[4]。與此同時，不動產登記檔案管理工作也要實現動態靈活的管理方式，以此來進一步保障大眾的合法權益，實現檔案管理與業務管理的無縫對接，依據業務活動的變化調整來實時更新相關檔案內容。對于各部門所涉及到的檔案信息要統一規劃部署，落實相關權責，也要逐步強化工作人員、產權人、檔案管理人員的現代化檔案意識，實現良性溝通，以此來為檔案資源完善和利用提供支持，也為檔案規劃化管理奠定良好基礎。

（四）提升工作人員素質

新時代實現不動產登記檔案規范化管理應當不斷提升檔案管理人員綜合素質，工作人員作為檔案管理的執行者，其管理能力以及水平直接影響著檔案管理的實際效果，所以當前要構建一支專業能力強，既具備檔案管理能力又明確業務流程的人才隊伍。在日常工作當中，要逐步提升工作人員的政治素養以及文化素養，貫徹落實為人民服務的工作理念，明確檔案管理工作相關法律規定，及時把握當前國內外檔案管理工作動態，吸收借鑒先進的檔案管理經驗，也要不斷創新檔案管理意識以及管理技術，不斷提升個人管理水平。與此同時，也要加強檔案管理人員的培訓力度，人才作為推動檔案事業發展的推動力，需要相關企事業單位為其提供一個廣闊的發展空間，在培訓當中，要融入管理學、檔案管理學、科技檔案管理學等專業內容，也要將當前檔案管理的相關政策落實其中，幫助檔案管理人員鞏固檔案管理基礎，提升其綜合素質，為后期工作環節打下良好基礎。

（五）實現數字化管理

新時代實現不動產登記檔案規范化管理應當順應時代發展趨勢，實現數字化檔案管理，檔案管理部門應當有效利用大數據、云存儲等技術，優化檔案信息資源，也能夠實現智能化的管理方式。在具體工作當中，要將傳統紙質檔案進行數字化整理，通過OCR 識別技術來進行圖像到文字的轉化，實現檔案的全文檢索，在不動產登記檔案管理系統基礎上，對接檔案管理系統與業務系統，借助于大數據思維來進行檔案的管理與利用。與此同時，也要不斷引進信息化人才，加大人才的培養力度，讓他們能夠參與到不動產登記檔案數字化管理這項系統工程當中，不斷提升人才的信息應用技術、檔案管理水平以及職業素養。在日常環節開展信息技術、服務理念、檔案管理等各個方面的培訓工作，通過追蹤反饋平臺來及時掌握人才的成長進度，以此來適應當前不動產登記檔案管理工作中的新要求，也能應對檔案管理工作中的各類變化。

四、結論：

綜上所述，新時代實現檔案規范化管理應總結以往工作環節的重點問題，以此為依據來逐步完善和創新，要在工作中加強各部門之間的協調力度，進一步實現資源共享，逐步完善檔案資源信息。與此同時，也要依據國家當前現行的檔案管理條例來健全檔案管理制度，通過職業素養高、專業技能高、管理意識強的人才隊伍來為檔案規范化管理提供保障，也在信息技術的支持下實現數字化智能化的檔案管理方向，以此來為檔案事業創新發展創造優勢條件。