加強高校檔案管理信息化建設探究

王翠

摘要：檔案管理是高校管理的一部分，對推動高校科研教學管理、學生管理等都有重要作用。隨著當下網絡信息技術在各行各業的廣泛深入應用，人們的生產與生活發生巨大變革，也對高校檔案管理提出了信息化建設要求，作為高校檔案人員應充分認識檔案管理信息化建設的重要性，著重從制度、資源和開發利用等方面不斷加強，更好地適應時代發展。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化

信息化技術在進入新世紀以后迅猛發展，高校積極推動內涵式發展，為在網絡信息時代改進和強化檔案管理提供良好的技術基礎、發展環境，指明高校檔案管理的信息化建設道路。但是在檔案管理信息化建設的推進中，檔案管理制度不全、信息資源建設不力、開發利用方式落后等問題越來越突出，只有解決好這些問題，才能進一步加強高校檔案管理信息化建設。

一、高校檔案管理信息化建設的重要性

國家于2020年6月20日修訂通過《中華人民共和國檔案法》并予以公布，從2021年1月1日起施行。新《檔案法》緊跟新時代發展檔案事業的新要求、新趨勢，增添檔案信息化建設的內容，正式提出了電子檔案和傳統載體檔案具備同等效力，同時鼓勵對傳統載體檔案進行數字化轉換。毋庸置疑，國家從法律層面確立電子檔案的關鍵性地位，為各企事業單位指明了檔案管理改革方向。

高校檔案管理主要涉及到學校的教育教學檔案、科研檔案、學生個人信息資料、財務資料以及黨政工作資料等的管理，對提升教育教學水平、增強科研能力、完善學生管理、優化財務管理、強化黨政工作等意義重大。而隨著網絡信息技術越來越發達，電子檔案和傳統載體檔案相比具有突出優勢，不僅能實現無紙化辦公，瞬時采集并更新檔案數據，基于數字加密確保檔案內容不被隨意修改，還能依托高度發達的網絡隨時隨地查閱，打破信息壁壘，快速開發、傳遞、利用檔案信息資源，促進信息共享，使得高校檔案管理信息化建設成為必然趨勢。如今信息化技術依舊在不斷進步，今后使用電子檔案會更便捷、安全，把檔案信息化提高到新的層次，保障檔案管理在高校管理中發揮更大的價值[1]。

二、加強高校檔案管理信息化建設的建議

（一）建立健全檔案管理制度

在檔案管理信息化建設中，廣泛使用網絡信息技術使得高校電子檔案更簡單、便捷、準確，傳統紙質檔案歸檔標準、管理制度不再適用于電子檔案，需要完善建立信息化歸檔制度及標準，形成雙軌制歸檔，在很好地歸檔電子檔案、及時補充信息和更新信息的同時做好紙質檔案歸檔工作，準確錄入紙質檔案信息。另外，在檔案管理過程中，檔案信息要經過網絡化的整理與傳播，只有規范檔案的保管與保密制度，才能預防檔案信息泄露，保護學校及個人信息安全，加快檔案管理信息化建設進程[2]。具體而言，要完善檔案安全管理制度，檔案人員積極學習安全知識，增強安全意識，深刻認識到泄露檔案信息可能造成的危害，減少因個人失誤引發檔案安全事故;為了保證電子檔案的形成及保管無誤，要讓計算機和網絡系統安全運行，預防因操作失誤導致檔案信息遺漏或缺失，同時添加防泄和加密等計算，杜絕惡意篡改檔案數據;在檔案信息的傳輸中要使用網絡安全技術，避免計算機被病毒入侵或惡意攻擊等。在完善的安全管理制度和體系之下，檔案人員及時發現問題并反饋，妥善解決安全問題，保障檔案信息化發展。

（二）加強檔案信息資源建設

高校檔案信息資源的來源多種多樣，涉及到傳統檔案的數字化轉換、接收電子檔案、各立檔方直接導入現行電子文件、基于知識管理與知識服務獲得的其他機構和單位的信息資源等。加強信息資源建設是推動高校檔案管理信息化建設的必然選擇，檔案人員以用戶需求為基本導向，采取信息技術手段繼續拓寬信息資源來源渠道，通過知識管理理念進一步整合高校檔案信息資源，打造數字檔案館，促進檔案信息的開放和共享。與此同時，數字檔案館是高校存儲檔案、控制檔案的數據中心，應構建完善的一體化檔案信息綜合管理系統，針對文字、圖像、音頻、視頻等數據實現數字化存儲、管理，對于多元數據以及信息資源實施兼具圖、文、聲、形的集成和加工，豐富檔案資源表現形式，做到對檔案的自動化處理、一體化管理，提高檔案信息管理現代化水平。

（三）改進檔案開發利用方式

管理高校檔案的終極目的在于利用，檔案人員要加強對高校檔案的開發，基于做好校史展覽、文件匯編、科研教學成果展覽等傳統的檔案開發利用，致力于將查閱式、被動化的檔案服務轉化為咨詢式、主動化的檔案服務，提供網絡化和多途徑的檔案檢索服務。同時搭好檔案管理人員和檔案利用者的溝通交流平臺，提供高校的人性化檔案服務[3]。例如在線咨詢，利用QQ、郵箱、微博和微信等方式及時解答檔案利用者提出的疑問、遇到的難題;在線展覽，在網絡上展覽高校的發展歷程、校友風采、科研教學成就等檔案信息，擺脫時間與空間對檔案實物展覽的限制，擴大檔案展覽受眾面，使高校檔案信息發揮更大的宣傳教育功能;在線閱覽，基于檔案利用者的身份登記、查閱權限授權等，探索部分檔案信息的互聯網借閱的實施，方便利用者查閱高校檔案，克服時空障礙，并降低因借閱實物檔案引起的原件損毀程度;重視利用現代信息檢索、數據庫、大數據、云計算、物聯網等新技術，如語義分析、機器學習等，從海量檔案數據信息中提取有價值的部分，讓用戶獲得更豐富的檔案信息服務，從而使高校檔案信息開發利用更加便捷、更加高效，為本校師生以及社會各界提供更優質的檔案利用服務。

三、結語

檔案管理信息化建設水平是當前衡量高校檔案工作現代化程度的一項重要指標，加強檔案管理信息化建設不僅是深化高校檔案管理改革必須執行的任務，更是推動檔案事業發展和創新的契機。高校檔案人員在檔案管理工作中借助信息化技術和設備，根據檔案改革要求大力推進檔案管理信息化建設，全面提升檔案工作水平，助力學校的管理和發展。

參考文獻

[1]段園園.網絡時代高校檔案信息化建設[J].智庫時代，2019（43）：111+116.

[2]金江梅.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].蘭臺內外，2020（16）：4-6.

[3]楊雯，張北建.大數據時代高校電子檔案信息化建設現狀及發展策略[J].機電兵船檔案，2020（02）：77-80.