檔案信息規范化安全化管理之管見

包福祥

摘要：檔案信息管理是一項較為基礎的工作，同時也是一項較為重要的工作。因此，實施安全化和規范化的信息管理十分重要。傳統的檔案管理方式，不僅費時費力占空間，還存在丟失和損毀的風險。為改變這一弊端，應實施信息化的管理方式，構建檔案管理信息系統，并建立與之相對應的管理體系，以保證當心信息的安全性和真實性，提升檔案管理工作的水平。本文將針對檔案信息規范化安全化管理的策略展開具體的探討，希望能夠給相關人員提供一些有效的參考。

關鍵詞：檔案信息;規范化;安全化;管理策略

引言：

隨著科技水平的快速發展，信息技術和互聯也獲得了快速的發展，并廣泛的應用于各個領域。信息技術的快速發展，為檔案信息化管理提供了支持，創造了條件。為保障檔案管理的安全性，在檔案信息管理中，應注重標準化和規范化建設，以在保障檔案管理安全的基礎上，滿足不同利用者對于檔案信息的需求，更好的發揮檔案信息的作用，讓檔案信息為社會經濟的發展而助力。

1、檔案信息規范化管理的手段

1.1 制定管理制度和規則

俗話說“沒有規矩，不成方圓。”對于檔案管理也是如此，制定嚴格的管理制度和規則，用制度和規則來約行為是十分必要的，制度和規則的制定能夠為檔案信息規范化管理提供保障。因此，檔案行政部門應制定規范明確責任，檔案管理部門要建立健全適應信息化建設的檔案管理制度，各單位要從實際出發制定相關制度和管理章程，形成特色化標準規范，確保網絡和數據的安全運行，實現檔案信息保管利用價值。 同時，也應對檔案信息管理的流程和技術要明確的要求，以規范檔案管理信息管理的流程，細化工作環節，形成標準的檔案信息管理模式。此外，相關部門也應建立健全電子文件和電子檔案安全管理措施，保證電子文件的安全，實現檔案管理標準化。檔案管理人員應具備較強的責任感，用積極的工作態度，較強的服務理念面對工作，通過量化評價工作質量，不斷提高工作效率和 檔案信息管理水平。

1.2 檔案信息著錄、存儲和管理軟件開發規范化

檔案信息著錄是檔案信息管理中的一項重要內容，建立檔案信息的首要因素便是著錄[1]。因此，檔案信息著錄必須依照相應既著錄原則、方法、項目、格式、標識符號等項目記錄文件內容和形式特征，在計算機中錄入數據條目錄，高質量完成著錄標引工作，形成檔案信息數據庫。在著錄過程中統一規范著錄，能夠避免因同一檢索點條目前后存在差異，影響檢索機讀目錄數據和利用效率。因此，著錄環節必須做到規范著錄。其次，則是檔案信息存儲，檔案信息的存儲也應做到規范化，規范化存儲便于后期的查找。檔案信息的存儲可以通過硬盤或者云盤形式存儲，以做到存儲載體統一，操作規范。云盤是互聯網技術的產物，為實現檔案信息共享和利用的重要載體，借助云盤和互聯網技術可安全穩定地以儲存、讀取、下載海量存儲的檔案信息，滿足不斷變化的業務重心及多樣化需求，有效防止成本失控，但存在許多安全問題。最后，則是管理軟件開發規范化。檔案信息管理要借助相應的軟件，用輔助輔助檔案信息管理工作，利用計算機及管理軟件可以輔助管理傳統檔案實體信息和在此基礎上形成的數字化檔案信息。檔案信息管理軟件開發必須規范化，應具備檔案收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用和檔案統計等基本能力，通過合理整合檔案管理環節的業務工作流程，形成高效率、高質量、快捷化的檔案信息管理模式，故而應建立以有序的信息空間和開放的信息環境為基本特征的有限共享的檔案信息平臺，設立不同利用者權限，提供高質量檔案信息利用服務。以上便是檔案信息管理的一些建議和策略。

2、檔案信息安全管理的策略

2.1 增強安全風險意識和信息監控措施，保證系統安全

檔案信息安全管理是檔案信息管理中的重點，只有保障檔案信息的安全，才能夠為需要的人提供更好的服務[2]。而檔案信息安全主要體現在檔案存儲應用系統軟件安全、硬件安全和傳播途徑的安全。任何類型檔案必須確保信息保密完整，才能發揮檔案本身所具有價值，才能為社會經濟的發展助力。為提高檔案信息安全管理能力，相關部門必須增強安全風險意識，并制定相應的規章制度來規范管理行為，保障檔案信息的安全。如果在檔案信息管理的過程中，單純利用防火墻應對黑客惡意侵入系統或利用殺毒軟件應對計算機病毒是完全不夠的，難以保障檔案信息的安全。因此，要規范檔案信息管理系統買賣行為，實施的安全管理條例統一規范，嚴格身份認證，制定完善流程制度，有效規范管理行為，避免操作失誤造成檔案信息損失，消除各種安全隱患。要嚴格檔案信息監控措施，保障管理系統安全可靠運行。在利用系統管理檔案信息時，必須開放端口以提高信息訪問的便捷性，必須有效監控開放端口，采用賬號加密碼或二維碼掃描方式登錄，在系統平臺設立幫助功能以提高用戶安全體驗，保障管理系統和檔案信息安全。

2.2 提高管理人員的操作技能和安全意識

保障檔案信息管理安全最關鍵的一部分則是提升管理人員的操作技能和安全意識，讓其有安全風險意識，注重檔案信息管理的安全性[3]。因此，為提升檔案信息管理人員的安全意識，避免其在工作過程中違規操作，相關部門應注重對管理人員的培訓和教育，并采取上崗考核和績效考核等針對性措施，以提高管理人員風險意識和安全意識，提高管理人員操作技能，實現規范操作，安全有效管理檔案信息。 此外，也應提高系統數據管控技術，保障檔案信息安全 在利用系統進行檔案信息管理時，涉及到數據信息采集、加工、整理等技術層面，要充分利用檔案信息管理系統研發比對和檢查技術，通過數據分析來提高數據管控能力，保證檔案信息完整性和安全性，提高檔案信息安全管理能力。

結語：

綜上所述，在信息技術快速發展的背景之下，對于檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案信息化管理是提升檔案管理水平的關鍵。為充分的發揮檔案信息的作用與優勢，讓檔案信息能夠為社會經濟發展提供更好的服務，相關部門應注重管理人員綜合素養的提升，并從檔案信息的規范化管理和安全化管理兩方面入手，保障檔案信息的安全，提升檔案管理的水平。

參考文獻

[1] 陳扣英. 規范化管理在數字檔案館安全管理中的應用[J] . 蘭臺世界，2019，（12）：73-75.

[2] 楊樹偉 . 數字檔案資源規范化建設問題的若干探討[J] . 黑龍江檔案，2019，（02）：103.

[3]卜艷閣 .“互聯網 +”背景下檔案信息安全管理探析[J]. 黑龍江檔案，2019，（02）：44.