事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

梁雯姣

摘要：事業(yè)單位檔案管理是國家文獻(xiàn)信息管理工作的重要組成部分，對于整個社會的發(fā)展具有十分重要的作用。因?yàn)槲覈聵I(yè)單位的工作廣泛涉及教學(xué)、科學(xué)、文化、衛(wèi)生等諸多方面，參與部分社會事務(wù)管理活動。其保管的檔案資料是記錄本單位的工作和活動，是人們了解歷史客觀情況的最重要證據(jù)。提高事業(yè)單位檔案管理效率，可以保證事業(yè)單位在工作中更合理地利用相應(yīng)的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題對策;分析

1事業(yè)單位檔案管理的意義

事業(yè)單位是為人民群眾提供公共服務(wù)的單位，其檔案內(nèi)容涉及的項(xiàng)目較多，比較復(fù)雜，為確保檔案管理檔案的價值，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性，但隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，過去的管理模式已不能適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。因此，為了保證工作的可持續(xù)發(fā)展，需要在檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的管理體制，對檔案工作中存在的問題要結(jié)合工作實(shí)際采取不同的方式加以解決，只有這樣，能夠保證事業(yè)單位工作與時俱進(jìn)，可持續(xù)發(fā)展。另外，在信息時代，由于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的引入，意味著檔案管理機(jī)構(gòu)需要實(shí)施信息化管理，各級政府部門要重視檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案管理工作的健康，，檔案管理穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案的作用和借鑒作用。

2事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1事業(yè)單位對檔案管理重視不夠

目前事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理水平不高，從長遠(yuǎn)來看將制約事業(yè)單位的發(fā)展。原因是大多數(shù)檔案管理員對自己的工作有偏見。如果管理工作不規(guī)范，管理意識不到位，管理行為不受約束，不僅會降低管理效率，還會削弱管理質(zhì)量。如果檔案工作者的觀念不能改變，檔案管理行為將失去規(guī)范性，檔案管理業(yè)務(wù)中現(xiàn)代要素的整合效應(yīng)將無法得到優(yōu)化，這將對機(jī)構(gòu)管理的正常發(fā)展產(chǎn)生不利影響。為了加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對組織的思想宣傳。在信息時代，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如果不定期更新和維護(hù)歸檔管理功能，歸檔數(shù)據(jù)丟失的可能性和歸檔信息管理的風(fēng)險將大大增加。此外，歸檔管理設(shè)備更新緩慢限制了歸檔信息的開發(fā)速度。隨著信息技術(shù)的不斷升級，檔案信息管理設(shè)備也在不斷創(chuàng)新。這是符合時代發(fā)展趨勢的具體表現(xiàn)，可以將檔案管理提升到一個新的水平。為了真正適應(yīng)事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的需要，徹底改變檔案管理不盡人意的狀況，必須引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，更新相關(guān)管理職能，促進(jìn)檔案管理有序推進(jìn)。

2.2檔案管理制度不完善

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理體制還存在許多問題。一些事業(yè)單位甚至沒有建立檔案管理制度，而其他事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度，但只是形式大于現(xiàn)實(shí)，沒有落實(shí)，尤其是一些規(guī)模較小的事業(yè)單位這種現(xiàn)象非常普遍和嚴(yán)重。此外，檔案管理人員自身的文件保存意識膚淺，對于后期問題的發(fā)生沒有有效的借鑒。此外，一些員工在工作時間內(nèi)不能認(rèn)真對待工作內(nèi)容，將文件隨意存放在空置的房間或文件柜中，沒有標(biāo)識和記錄，會導(dǎo)致各種錯誤，甚至文件使用效果達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，利用率不理想。

2.3管理人員的能力有待提高

事業(yè)單位檔案管理對管理者的耐心有一定的要求。由于工作流程多，內(nèi)容繁瑣，在管理過程中容易出錯。因此，應(yīng)保證詳細(xì)的管理。但事實(shí)上，檔案管理工作專業(yè)要求不高，技術(shù)含量不高，在事業(yè)單位往往被忽視。在管理人員的安排上，通常由基層人員負(fù)責(zé)，使管理人員沒有良好的管理知識儲備，整體素質(zhì)較低，阻礙了檔案管理效率和質(zhì)量的提高。此外，由于事業(yè)單位檔案人員待遇不好，工作人員缺乏積極性，流動性強(qiáng)，管理效率難以提高。

2.4管理手段相對落后

近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位堅持與時俱進(jìn)，積極引進(jìn)信息化管理模式，受諸多因素影響，目前事業(yè)單位檔案管理信息化水平有待提升，部分單位資金匱乏，信息管理設(shè)備的缺乏，阻礙了單位檔案管理信息化的有序進(jìn)行。而且，檔案管理人員沒有掌握先進(jìn)的管理手段，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員在具體管理中，只能延續(xù)傳統(tǒng)的管理方式，自然，事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率也不盡人意。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)對策分析

3.1建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作的核心內(nèi)容是收集、整理、保存檔案。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷調(diào)整和完善檔案管理工作制度，使本單位檔案管理制度更加科學(xué)合理，確保各項(xiàng)工作的可控性，推動檔案管理工作更加適應(yīng)本單位的發(fā)展需要。在實(shí)際制定中，相關(guān)單位應(yīng)首先科學(xué)制定用人制度，同時合理制定獎懲制度。只有這樣，才能充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，提高檔案管理工作的效率。

3.2增加硬件資源投資

在信息時代，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛而深入的應(yīng)用，但要推動檔案管理信息化的進(jìn)程，就必須增加硬件資源的投入，為管理工作的有序發(fā)展提供硬件支撐。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理，把檔案管理作為日常管理的重要組成部分，加大資源和資金投入;二是結(jié)合管理工作的特點(diǎn)，堅持“經(jīng)濟(jì)合理、需求第一”的原則，購置相關(guān)硬件設(shè)施，如購置計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等信息管理所需的設(shè)備，提高信息設(shè)備的利用效率;最后，定期更換和維護(hù)相關(guān)硬件設(shè)施，確保其處于正常工作狀態(tài)，促進(jìn)管理工作有序進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

事業(yè)單位要重視檔案工作，要把提高檔案工作人員專業(yè)水平放在重要議事日程上，積極為檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)創(chuàng)造條件，加強(qiáng)檔案管理技能和信息管理技術(shù)的培訓(xùn)和推廣，，提高專業(yè)水平和能力。根據(jù)新時期檔案管理的新要求，檔案工作者應(yīng)不斷更新知識結(jié)構(gòu)，掌握檔案管理技能和運(yùn)用信息技術(shù)的能力。在實(shí)際工作中，檔案管理人員對本單位的業(yè)務(wù)信息和重要業(yè)務(wù)工作心中有數(shù)，在檔案資料的收集和分類上做到不漏、有針對性，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.4加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)步伐

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案工作依靠紙質(zhì)檔案管理記錄時事。然而，紙質(zhì)檔案需要占用大量的面積，浪費(fèi)大量的人力，這已經(jīng)不能滿足當(dāng)今時代的需要。因此，當(dāng)前事業(yè)單位必須不斷加快內(nèi)部信息化水平的建設(shè)，利用計算機(jī)和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和改革，這樣既能及時發(fā)現(xiàn)原有檔案管理的弊端和不足，也可以提高答疑工作的效率，以供今后的管理工作參考。首先，要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的信息意識和信息化水平，不斷加快事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的硬件和軟件建設(shè)，安裝先進(jìn)的計算機(jī)，建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫和檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺。此外，檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)，更好地為事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)。

4結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案記錄著單位的工作和活動，是人們了解客觀歷史情況的最重要證據(jù)。對本單位今后工作的發(fā)展具有指導(dǎo)價值，同時也能促進(jìn)本單位健康有序的發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，改進(jìn)工作中存在的不足，努力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王閣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].勞動保障世界，2018（18）：49.