基于在干部人事檔案集中管理期間零散材料收集與檢驗的對策分析

莫晗飛

干部人事檔案管理的整體工作質量直接關乎黨政機關及國有企干部單位的選人用人工作，零散材料收集與檢驗是干部人事檔案管理工作的首要環節。但在實際工作中，特別是以干部人事檔案集中管理（以下簡稱集中管檔）為工作模式的單位，組織人事部門或檔案管理部門對檔案零散材料收集及檢驗工作重視程度不足，加之集中管檔存在對人員配備要求較高的情況，使得檔案零散材料收集與檢驗環節面臨相關問題。因此本文將針對性的分析檔案零散材料在收集與檢驗環節的引發問題有針對性的提出對策建議，進而確保此工作環節中檔案材料的真實性和完整性，為黨政機關及企事業單位干部人事檔案管理工作向縱深發展夯實基礎。

一、存在問題及原因分析

一是檔案材料信息收集與更新工作不到位。干部人事檔案各類材料制式及體例并不是一成不變的，零散材料會隨著檔案本人所處環境及時間節點的變化而變化，特別是在集中管檔期間，多個單位報送的零散材料信息各有不同，因此干部人事檔案管理工作人員應做好相關材料目錄的信息更新，進而確保干部人事檔案各類材料的有效性以及真實性。但在實際工作中，存在干部人事檔案零散材料信息收集與更新工作不到位，一方面，因干部人事檔案相關材料生成時間相對較早，只保存著檔案本人的基本信息，其它信息沒有及時更新，從而影響干部人事檔案的利用價值。另一方面，干部人事檔案中干部履歷、年度考核、獎懲、工資及任免等材料信息不全且更新不及時，不能為組織人事部門及紀檢監察部門提供準確的檔案數據信息，從而進一步降低干部人事檔案管理水平。

二是移交零散材料的真實性參差不齊。干部人事檔案分為紙質檔案和數字檔案，因數字檔案為紙質檔案掃描后生成產物，所以在紙質檔案零散材料的收集環節就變得尤為重要。但在實際工作環節，會反應出接收或移交的干部人事檔案零散材料真實性參差不齊的情況，一方面，集中管檔后需要對接多個所屬下級單位，且各單位生成的早期及近期零散材料存在差異，相關工作人員要緊密結合每名干部的具體情況并針對性進行研判，因此，檔案零散材料收集與檢驗鑒別的工作量相應的增加。另一方面，檔案最核心的“三齡兩歷一身份”相關材料因年代久遠，相關存疑信息的歷史準確性查證難度較大，導致無法為本單位及所屬下級單位組織人事部門提供精準的檔案數據分析服務，從而影響干部選任工作質量。

三是對干部人事檔案零散材料收集與檢驗工作重要程度缺乏認識。檔案零散材料收集與檢驗工作較為復雜，涉及到檔案的各個類別，需要檔案工作人員具備過硬的專業知識儲備與運用。但在干部人事檔案零散材料的收集與檢驗的實際工作中，由于檔案工作人員的專業素質較低，缺乏遵守基本的檔案管理意識，相應的技術要點把握不準確，加之集中管檔規模較大，從而引起檔案材料檢驗甄別的精準度失衡以及檔案材料不完整等情況，使得干部人事檔案無法真實、客觀的反映檔案本人的基本情況，無法為本單位的選人用人等工作提供參考，降低了干部人事檔案管理的整體水平。此外，由于干部人事檔案管理部門多數情況下隸屬于本單位組織人事部門，存在負責檔案零散材料收集與檢驗工作人員崗位變動大、兼職多的情況，以至于沒有在檔案工作分配足夠的精力，且需要對接多家下級所屬單位組織人事部門，從而反映出干部人事檔案零散材料收集與檢驗工作不到位的問題。

二、存在問題的相應對策

一是建立聯絡員機制。由集中管檔部門牽頭，按照《干部人事檔案工作條例》有關要求，形成上下聯動機制，在本單位所屬下級單位組織人事部門中挑選聯絡員并明確工作職責。檔案零散材料要確保填寫規范、信息真實、審批合理并在生成后一個月內連同《零散材料報送單》轉遞至集中管檔部門。檔案一類到十類的歸檔零散材料原則上為原件，特別要注意的是，證書（件）等材料需在復印件空白處注明審核意見（此件與原件一致）、審核人、審核時間并加蓋檔案本人所在單位組織人事部門印章。干部人事檔案零散材料在收集轉遞過程中要確保材料安全。同時，聯絡員應及時掌握本單位其他業務部門工作進展情況，及時了解本單位全體工作人員“三齡兩歷一身份”相關信息的變化情況，并及時與相關業務工作人員對接材料，補充近期生成的任免表（任免文件）、職稱評審、學歷學位（認證報告）及獎懲等材料，從而確保本單位干部人事檔案的完整性。

二是完善檔案材料收集與檢驗工作體系。各環節工作人員要確保零散材料收集與檢驗的時效性，推動本單位集中管檔工作人員與下級所屬單位聯絡員組成業務對口戰線，并構成以本單位集中管檔工作人員單向量多象限補充、下級所屬單位聯絡員單點位多渠道收集的工作體系。同時，向集中管檔工作人員與聯絡員明確檔案零散材料收集范圍、時間節點以及報送程序。由于各行業主管部門（或業務部門）材料體例與樣式不同，為便于聯絡員開展工作，可根據實際情況細化零散材料收集范圍。下級所屬單位聯絡員要按照上級集中管檔部門統一要求，引導本單位各相關部門形成體例或制式符合要求的零散材料，將工作模式由事后收集調整為事前介入，由此才能確保零散材料收集與檢驗成效。如年度考核、獎懲及工資變動審批等材料應根據本單位（本系統）實際情況，規定好時間節點，按時對零散材料進行收集。

三是切實強化零散材料收集與檢驗崗位工作人員的專業素質。配齊配強檔案專職工作人員隊伍，定期開展檔案管理人員的黨性教育、優良傳統教育、紀律約束教育和業務政策培訓，通過以干代訓的方式不斷提高零散材料收集與檢驗崗位工作人員的政策水平、專業素養和工作成效，從而進一步夯實檔案零散材料收集與檢驗工作水平。按照國家檔案局《檔案專業人員繼續教育規定》有關規定，考慮干部人事檔案領域方向發展需要，零散材料收集與檢驗崗位工作人員可以通過參加培訓班、研修班、教育培訓相關的檔案業務實踐活動以及檔案遠程教育等學習方式為主的原則，積極落實疫情防控“避免大規模人員長時間聚集”的原則要求，依托“專業技術人員繼續教育網”開展公需課繼續教育及檔案業務遠程教育，訂閱檔案相關雜志報刊，為檔案工作人員業務學習提供有力條件。

通過本文對相關問題提出的分析及對策，在開展干部人事檔案零散材料進行收集與檢驗工作時加強監督環節、減少失誤、確保真實有效，從而進一步穩固檔案管理質量并為今后工作夯實基礎。